Архивное дело программа функции

Возможности ведения номенклатуры дел организации в системе «Архивное дело» включают:

• подготовку и утверждение номенклатуры дел в целом по организации и для отдельных структурных подразделений;
• импорт номенклатуры из файла, созданного в табличном редакторе;
• экспорт сформированной в системе номенклатуры дел в СЭД.

В системе «Архивное дело» можно вести номенклатуру дел фонда по тематическому или структурному признаку. В соответствии с требованиями законодательства номенклатура дел готовится на основании утвержденных Росархивом типовых перечней документов на каждый календарный год отдельно.

В «Архивном деле» хранятся номенклатуры за все годы работы организации в системе. Возможно создание номенклатурных заголовков дел, предназначенных для учета любых видов документов (бумажных и электронных), переходящих и не переходящих на следующий календарный год, одним из следующих способов:

• создание регистрационных карточек дел «вручную»;
• импорт номенклатуры дел из СЭД или файла;
• копирование номенклатуры дел полностью, отдельных ее разделов или заголовков из номенклатур предыдущих лет.

Реализована возможность формирования типовых печатных форм «Номенклатура дел» и «Итоговая запись» как для отдельных структурных подразделений, так и в целом по организации (все формы разработаны в соответствии с требованиями законодательства).

Архивное дело

Прием и передача дел на архивное хранение

Пользователь с ролью «Делопроизводитель» формирует и готовит дела для передачи в архив организации, в том числе:

• создает вручную либо импортирует регистрационные карточки дел;
• формирует в системе и осуществляет печать обложек и торцов дел, листов-заверителей дел;
• осуществляет пересчет реквизитов дел и разделение дел на тома;
• создает сдаточные описи дел в системе;
• создает акты о выбытии для дел, не подлежащих хранению и передаче в архив;
• отмечает готовность дел, находящихся на формировании, для передачи в архив.

Пользователь с ролью «Архивариус» принимает подготовленные делопроизводителем дела в архив, включает их в годовые разделы сводных описей, осуществляет систематизацию и топографирование.

Экспертиза ценности документов

Первый шаг для определения сроков хранения архивных документов — составление номенклатуры дел. Для многих групп документов законодательство устанавливает минимальные сроки их хранения. Но при необходимости организация может увеличить сроки, указав это в одном из обязательных реквизитов номенклатурных заголовков дел – «Срок хранения». Этот реквизит выступает важнейшим критерием при проведении экспертизы ценности документов, работа с которыми закончена, для определения тех, которые подлежат долговременному хранению.

Экспертиза ценности документов включает изучение их состава и содержания. Она проводится с целью выявления их исторической, научной, культурной или иной значимости на основании критериев, установленных архивным законодательством. После экспертизы пользователи с ролями «Архивариус» и «Делопроизводитель» создают в системе:

• акт о неисправимых повреждениях документов (если документы, подлежащие передаче на долговременное хранение в архив, испорчены и не могут быть восстановлены);
• акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению (для документов временного хранения);
• акт об утрате документов (для утерянных документов);
• акт приема-передачи документов на постоянное хранение в государственный архив (для документов, подлежащих в соответствии с законодательством постоянному хранению в государственном архивном фонде, если срок их ведомственного хранения закончен).

Благодаря наличию соответствующей индикации дел на перечне система позволяет отслеживать дела с истекающими и истекшими сроками хранения. Для поиска таких дел существует отдельный блок поисковых критериев.

Кроме того, в системе реализована возможность учета выдачи дел во временное пользование. Пользователь с ролью «Архивариус» отмечает в системе выдачу и возврат дел в архив, формирует и осуществляет печать листа использования. Автоматизированное ведение книги выдачи позволяет контролировать сроки выдачи дел из Архива, оперативно принимать меры по возврату выданных дел в Архив организации.

Классификаторы дел и документов

В «Архивном деле» справочно-поисковая система реализована в виде отдельного раздела. Он представляет собой набор иерархических каталогов, настраиваемый технологом системы по правилам, принятым в архиве организации.

Тематические каталоги создаются отдельно для дел и отдельно для документов, и могут состоять из рубрик с любым количеством уровней иерархии.

Использование тематических каталогов позволяет классифицировать дела и документы в пределах фонда абсолютно по любым признакам. Классификация возможна том числе по тем направлениям и видам деятельности, по которым архив получает запросы на предоставление документов от сотрудников организации для работы с документами архива:

• по источнику поступления;
• по фамилии (наименованию) автора документа;
• по годам и периодам;
• по географическому признаку (например, странам или городам);
• по тематическому признаку и т.д.

Тематические каталоги для классификации для дел и документов фонда настраиваются в карточке фонда. Выбрать тематические рубрики для дел и документов можно в карточке дела и документа на специальной вкладке.

При необходимости пользователь системы может изменять классификацию, редактируя состав рубрик в карточках дел и документов.

При работе в справочно-поисковой системе пользователь может:

• просматривать перечни дел, документов, которые относятся в выбранной тематической рубрике;
• просматривать и редактировать карточки дел, документов;
• исключать дела из одной тематической рубрики и включать их в другую тематическую рубрику (либо исключать из тематической рубрики насовсем).

Читальный зал

Система «Архивное дело» предоставляет возможность работы с делами и документами не только сотрудникам архивной службы и делопроизводителям подразделений, но также посетителям архива.

Для таких пользователей-посетителей в системе предусмотрена специальная роль – «Читатель». «Читатели» получают доступ только к разрешенному перечню фондов и рубрик внутри этих фондов. Правила доступа можно настраивать индивидуально, на основании структуры фондов, в которые объединены дела и документы.

Стартовый раздел работы «Фонды» для пользователей с роль «Читатель» предназначен для поиска и просмотра регистрационных карточек дел (с учетом назначенных пользователю прав). Находясь в нем, пользователь может:

• просматривать дела на перечне;
• использовать расширенный поиск дел над перечнем;
• просматривать карточки дел;
• знакомиться с документами дела;
• помещать дела в папки, на которые ему назначены соответствующие права.

В карточке дела «Читателю» доступны следующие действия:

• просмотр других томов дела, которые собраны в отдельной секции;
• ознакомление с документами дела и их файлами;
• помещение документов в папки, на которые ему назначены соответствующие права.

Чтобы предоставить точечный доступ к делам и документам без назначения прав на целый фонд или рубрику фонда, сотрудник архива может помещать отдельные ссылки на документы и дела в личные папки пользователя. Доступ к таким делам и документам сохранится у пользователя до тех пор, пока документ находится в его папке. После удаления записей из папки пользователя доступ к документам блокируется.

Раздел «Систематизация» режима «Читальный зал» предназначен для работы со справочно-поисковыми средствами архива, которые представляют собой иерархические тематические каталоги. Дела и документы в них классифицируются в пределах фонда.

Для каждого фонда выделяются две группы классификаторов: для дел и для документов. Используя тематические каталоги, читатель может самостоятельно находить дела и документы, которые относятся к интересующей его теме.

Кроме того, пользователю с ролью «Читатель» может быть предоставлен доступ к режиму «Поиск дел и документов», где, используя поисковые запросы, на основании предоставленных прав, читатель самостоятельно может находить необходимые ему дела и документы в архиве.

Источник: cs-consult.ru

«АРХИВНОЕ ДЕЛО» — Функциональность

Использование системы позволяет обеспечить полное соответствие архивной работы действующим нормам и ГОСТам. В частности, поддерживается учет дел, документов, контроль сроков хранения, выделение к уничтожению, подготовка необходимых актов и отчетных форм.

«АРХИВНОЕ ДЕЛО» — Функциональность

Использование системы позволяет обеспечить полное соответствие архивной работы действующим нормам и ГОСТам. В частности, поддерживается учет дел, документов, контроль сроков хранения, выделение к уничтожению, подготовка необходимых актов и отчетных форм.

• Ведение номенклатуры дел
• Прием и передача дел на архивное хранение
• Экспертиза ценности документов
• Классификаторы дел и документов
• Читальный зал
• Работа с электронными подлинниками документов
• Поточное сканирование документов

Попробовать и оценить
Получить демо-версию
Индивидуальный проект

Ведение номенклатуры дел — Система «АРХИВНОЕ ДЕЛО»

Систему «Архивное дело» можно использовать для ведения номенклатуры дел организации, что включает:

• подготовку и утверждение номенклатуры дел как для отдельных структурных подразделений, так и в целом по организации;
• возможность импорта номенклатуры из файла, созданного в табличном редакторе;
• экспорт сформированной в системе номенклатуры дел в СЭД.

• путем создания регистрационных карточек дел «вручную»;
• посредством импорта номенклатуры дел из СЭД или файла;
• путем копирования номенклатуры дел полностью, отдельных ее разделов или заголовков из номенклатур предыдущих лет.

Реализована возможность формирования типовых печатных форм «Номенклатура дел» и «Итоговая запись» как для отдельных структурных подразделений, так и в целом по организации (все формы разработаны в соответствии с требованиями законодательства).

Прием и передача дел на архивное хранение — Система «АРХИВНОЕ ДЕЛО»

Пользователь с ролью «Делопроизводитель» формирует и подготавливает дела для передачи в архив организации, в том числе:

• создает вручную либо импортирует регистрационные карточки дел;
• формирует в системе и осуществляет печать обложек и торцов дел, листов-заверителей дел;
• осуществляет пересчет реквизитов дел и разделение дел на тома;
• создает сдаточные описи дел в системе;
• для дел, не подлежащих хранению и передаче в архив, создает акты о выбытии;
• отмечает готовность дел, находящихся на формировании, для передачи в архив.

Пользователь с ролью «Архивариус» осуществляет прием подготовленных делопроизводителем дел в архив, их включение в годовые разделы сводных описей, систематизацию и топографирование.

Экспертиза ценности документов — Система «АРХИВНОЕ ДЕЛО»

Определение сроков хранения архивных документов начинается с составления номенклатуры дел. Законодательство устанавливает для многих групп документов минимальные сроки их хранения, при этом при необходимости организация может увеличить эти сроки, указав это в одном из обязательных реквизитов номенклатурных заголовков дел – «Срок хранения».

Этот реквизит является важнейшим критерием при проведении экспертизы ценности документов, работа с которыми закончена, для определения тех, которые подлежат долговременному хранению.

Экспертиза ценности документов предполагает изучение их состава и содержания. Она проводится с целью выявления их исторической, научной, культурной или иной значимости на основании критериев, установленных архивным законодательством. После экспертизы пользователи с ролями «Архивариус» и «Делопроизводитель» создают в системе следующие акты:

• Акт о неисправимых повреждениях документов (если документы, подлежащие передаче на долговременное хранение в архив, испорчены и не могут быть восстановлены);
• Акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению (для документов временного хранения);
• Акт об утрате документов (для утерянных документов);
• Акт приема-передачи документов на постоянное хранение в государственный архив (для документов, подлежащих в соответствии с законодательством постоянному хранению в государственном архивном фонде, если срок их ведомственного хранения закончен).

Благодаря наличию соответствующей индикации дел на перечне система позволяет отслеживать дела с истекающими и истекшими сроками хранения. Для поиска таких дел существует отдельный блок поисковых критериев.

Кроме того, в системе реализована возможность учета выдачи дел во временное пользование. Пользователь с ролью «Архивариус» в системе отмечает выдачу и возврат дел в архив, формирует и осуществляет печать листа использования.
Автоматизированное ведение книги выдачи позволяет контролировать сроки выдачи дел из Архива, оперативно принимать меры по возврату выданных дел в Архив организации.

Источник: intelscom.ru

Архивное дело (ЭОС)

10 января 2023 года компания ЭОС сообщила о том, что подготовлена версия 6.2 системы «Архивное дело». Как и предыдущая версия, эта конфигурация реализована в виде веб-приложения на ЭОС Платформе и готова к эксплуатации в полностью импортонезависимой среде. Она может работать с отечественными ОС, СУБД, офисными пакетами, а также российскими процессорами «Байкал» и «Эльбрус».

«Архивное дело»

По информации компании, тренд 2022 года на создание электронных архивов, в том числе хранящих электронные подлинники, обусловил появление в «Архивном деле» отдельной опции «Электронное хранилище подлинников». Данная опция позволит обеспечить долговременное хранение электронных документов, подтверждение их целостности, аутентичности и достоверности на основании формирования доверенной среды между системой оперативного делопроизводства и системы «Архивное ДЕЛО». Использование электронных документов в архиве организации сопровождается рядом функций с рабочими копиями подлинников, которые хранятся в отдельном сегменте системы и учтены в соответствующем Реестре подлинников.

Одно из важных дополнений – появление в системе опции «Поточное сканирование». Она предназначена для автоматизации процесса массового сканирования и прикрепления образов отсканированных дел и документов к архивным регистрационным карточкам (АРК). Благодаря этому изменению непосредственно из системы «Архивное дело» можно переводить в электронный вид созданные на бумаге и ранее не оцифрованные массивы документов практически без ограничений по их объемам. Таким образом, опция помогает решить задачу создания любых видов электронных архивов с минимальными затратами времени.

Кроме поточного сканирования, предназначенного в первую очередь для массового перевода документов в электронную форму, в системе доступна и оцифровка единичных документов. Для этого используется опция «Сканирование». Отсканированный файл добавляется во вкладку «Файлы» АРК документа. Награды TAdviser IT PRIZE вручены в 9 номинациях

Расширены поисковые возможности системы. К уже имеющимся видам поиска (по реквизитам и по тексту прикрепленных файлов) добавлен поиск по штрих-коду. Это позволяет находить в базе карточку документа, считав нанесенный на бумажный экземпляр штрих-код. Такие штрих-коды печатаются на документах, чтобы использовать их при сканировании в качестве уникального идентификатора и быстро прикреплять скан к нужной регистрационной карточке. Для оптимизации поиска документов по запросам пользователей предоставлена возможность указать в каком фонде и подразделении содержатся недоступные по поисковому запросу материалы для точечного предоставления прав на просмотр по заявке.

Изменения в блоке пользовательских прав связаны как с необходимостью их большей детализации, так и с появлением в «Архивном деле» дополнительных опций. Теперь в учетной карточке пользователя можно дать ему доступ к опциям «Сканирование», «Поточное сканирование», «Печать штрих-кода» и «Поиск по штрих-коду». В разделе «Права» можно детально разграничивать доступ к операциям с файлами (разрешить/запретить чтение, добавление, редактирование, удаление), а также ограничить сферу действий пользователя только работой с его собственными файлами.

Для оптимизации уровня защищенности системы от несанкционированного доступа изменены требования к паролям в сторону увеличения их сложности. Простые буквенные или цифровые пароли система не позволит установить. Интерфейс также получил несколько важных для удобства работы изменений. Так, список доступных архивов теперь можно отобразить и в «плиточном», и в табличном виде.

Для единообразия и более точного наименования работы с рубриками страница «Систематизация» переименована в «Тематические каталоги». Режим «Тематические каталоги», который позволяет выполнять групповую операцию отнесения дел к определенной рубрике, теперь может быть доступен и пользователям из службы ДОУ.

Подготовка отчетных форм занимает значительное время в работе специалистов архива. В версии 6.2 появились несколько дополнительных отчетов, что позволит освободить работников от многих затратных по времени операций и уменьшит количество ошибок при оформлении типовых форм.

В обновленной версии появился отчет об объемах поступивших электронных документов – его можно сформировать в электронном виде, а также распечатать, если есть необходимость. Добавлена возможность формирования отчета «Акт приема-передачи документов на хранение». В раздел «Выдача дел» добавлен отчет «Книга выдачи». Также появились отчеты «Список фондов», «Лист фонда», «Реестр описей», «Перечень единиц хранения» и «Перечень документов».

Изменения затронули и другие возможности системы «Архивное дело» – в частности, работу со справочниками (в том числе с топографическим указателем), а также настройки системных параметров.

2022: «Архивное дело» 6.1

В августе 2022 года вышла новая версия 6.1 системы «Архивное дело» от лидера отечественного рынка СЭД компании ЭОС. О том, почему это обновление стало революционным и по сути являет собой новый продукт, с какими вызовами пришлось столкнуться разработчикам и каковы планы на будущее, TAdviser рассказала бизнес-аналитик ЭОС Анастасия Меницкая. Подробнее здесь.

2017: «Архивное дело» 4.2

21 марта 2017 года компания «Электронные офисные системы» сообщила о модернизации версии 4.2 ПО «Архивное дело».

В актуальной версии системы шесть основных дополнений:

Представление ПО «Архивное дело», (2014)

2006: Архивное дело

«Архивное дело» — система автоматизации учета архивных документов ведомственных архивов организаций. Производится компанией «Электронные офисные системы» с 2006 года по настоящее время. Система полностью соответствует требованиям действующих стандартов формирования и ведения документов архивного фонда, а также правилам и приемам, используемым в практике делопроизводства и архивного дела отечественных предприятий. Обеспечивает Web-доступ, поточное сканирование, работу с архивными документами, поддерживает деятельность служб ДОУ и архива организации.

Вследствие специфики системы, основными группами ее потребителей являются: государственный сектор и органы федеральной, региональной и муниципальной власти, финансовый сектор, предприятия промышленности и топливно-энергетического комплекса.

Особенности системы

Система «АРХИВНОЕ ДЕЛО» полностью соответствует требованиям, предъявляемым государством как к ведомственным архивам, так и к организационному документообороту. Система обеспечивает возможность выгрузки сводных описей, справочников, сведений о делах и документах, а также электронных образов хранимой документации в популярные форматы, в т.ч. формат, поддерживаемый государственной системой учета и обработки архивного фонда ПК «АРХИВНЫЙ ФОНД 4.0». В 2006 году заняла первое место в конкурсе ИТ-решений «Продукт года — 2006» на выставке Softool-2006.

Характеристики системы

Система «АРХИВНОЕ ДЕЛО» способна выполнять как ежедневные, так и периодические функции в архивах. Ежедневные функции:

• Поиск по всем реквизитам дел и документов.
• Сохранение поисковых запросов с целью быстрого поиска дел и документов в дальнейшем.
• Выдача дел и документов во временное пользование.
• Групповая выдача и возврат дел.
• Функция поиска по штрих-коду помогает быстро найти в системе дело на выдачу или вернуть дело.
• Функция печати листа использования дела и карты заместителя избавляет от необходимости создавать документы в ручную.
• Автоматический контроль срока возврата дела: система сообщает о делах с истекшим или истекающим сроком возврата.
• Автоматическое ведение книги выдачи дел во временное пользование.

Периодические функции:

• Ввод документов в систему — функция позволяет создавать архивные регистрационные карточки дел и документов посредством приема документов из систем автоматизации делопроизводства, или с помощью технологии поточного сканирования документов.
• Составление номенклатуры дел — функция позволяет формировать отчетные формы (например: номенклатура дел подразделения, номенклатура дел организации) за счет возможности копирования разделов предыдущих лет.
• Формирование и оформление дел — функция предполагает автоматизированную разбивку дел на тома по количеству страниц, формирование обложки, внутренней описи дела и прочих форм, необходимых для оформления дел, хранение дел.
• Топографирование (размещение дел в архивохранилище) — функция осуществляет хранение структуры архивохранилищ и автоматический учет свободного места в них.

Передача дел на постоянное хранение в государственные архивы -функция позволяет вести и осуществлять печать свободных описей, обеспечивает автоматизированную передачу дел и документов на постоянное государственное хранение благодаря интеграции с системой автоматизации государственных архивов ПК «Архивный фонд 4.0»

• Создание электронного архива организации (подсистема «Читальный зал») — функция обеспечивает удаленный доступ пользователей к делам и документам посредством сети Интернет/Интранет и поиск дел и документов по любым реквизитам и их сочетанию.

• Опция «Поточное сканирование» автоматизирует процесс массового сканирования и прикрепления электронных образов отсканированных документов к их регистрационным карточкам.
• Опция «Читальный зал» обеспечивает как локальный, так и удаленный доступ пользователя к электронному архиву. «Читальный зал» имеет возможности поиска дел и документов, а также коллективной работы с электронными ресурсами. При этом действует система разграничения прав доступа читателей к информации в зависимости от их полномочий.

Системные требования

• Требования к серверному ПО:

ОС: Win 2000 sp4, Win 2003 Server sp1 СУБД Oracle 9i (или более поздние версии), MS SQL Server 2000 (SP4), MS SQL Server 2005. Дополнительное ПО: Microsoft Framework v. 1.1.

• Требования к клиентскому ПО:

ОС: Win 2000, Win XP, Win Vista. Дополнительные требования к клиентской части: Internet Explorer v 6.0 sp1; MS Office 2000 (или более поздние версии)

Положение на рынке

Вследствие специфики системы, ее соответствия требованиям программного обеспечения для государственных и муниципальных архивов, основными группами ее потребителей являются: государственный сектор и органы федеральной, региональной и муниципальной власти, финансовый сектор, предприятия промышленности и топливно-энергетического комплекса. Система внедрена в таких организациях, как:

• Совет Федерации Федерального Собрания РФ
• ЦИК (Центральная Избирательная Комиссия)
• Судебный департамент при Верховном Суде РФ
• ЗАО «ЭконацБанк»
• ОАО «Мосэнерго»
• и др.

Сертификаты

2006 — Свидетельство об официальной регистрации системы «АРХИВНОЕ ДЕЛО»

Конкурирующие разработки

• ЭЛАР САПЕРИОН
• CompanyMedia-Корпоративный электронный архив
• «LanDocsApxив»

Версия 4.2

В программе «АРХИВНОЕ ДЕЛО» обеспечена интеграция с системой «ПК «Архивный фонд 4.1». Система «Архивный Фонд » разработана компанией «Электронные Офисные Системы» по заказу Федерального архивного агентства. В 2009 году Росархивом было принято решение о внедрении ПК «Архивный Фонд » во всех федеральных, государственных и муниципальных архивах. Система «АРХИВНОЕ ДЕЛО» позволяет выгружать сводные описи, их структуру, информацию о делах, документах, а также электронные образы документов в формат, поддерживаемый системой «ПК «Архивный фонд 4.1».

На базе системы «АРХИВНОЕ ДЕЛО» успешно реализована автоматизация архивов ОАО «Мосэнерго», Счетной Палаты РФ, Совета Федерации Федерального Собрания РФ и множества других организаций.

ЗаказчикИнтеграторГодПроект

— Администрация города Владивостока	Корпоративные Системы – Консалтинг (КС-Консалтинг), Ланит-ДВ	2022.10
— Всероссийский научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела (ВНИИДАД)	Электронные офисные системы (ЭОС)	2021.03
— Законодательное собрание Новосибирской области	Корпоративные Системы – Консалтинг (КС-Консалтинг)	2019.05
— Сибирьэнергоремонт (СибЭР)	Корпоративные Системы – Консалтинг (КС-Консалтинг)	2017.06
— Правительство Приморского края	Корпоративные Системы – Консалтинг (КС-Консалтинг), Ланит-ДВ	2016.10
— Администрация города Рязани	СофтЭксперт, Электронные офисные системы (ЭОС)	2016.03
— Администрация муниципального собрания Владикавказа (Администрация местного самоуправления, АМС)	Электронные офисные системы (ЭОС)	2015.10
— Счетная Палата РФ	Электронные офисные системы (ЭОС)	2014.09
— Министерство природных ресурсов и охраны окружающей среды Республики Беларусь	Центр электронного документооборота РУП БГУ	2011.08
— Ленгазспецстрой, ОАО	Офис-Док, ООО	2011.05
— Генеральная прокуратура РФ	Электронные офисные системы (ЭОС)	2011.03
— ТФОМС Вологодской области	Офис-Док, ООО	2011.02
— Архивный отдел администрации города Ставрополя	Бизнес ИТ (Ставрополь)	2011.01
— Комитет Ставропольского края по делам архивов	Бизнес ИТ (Ставрополь)	2010.09
— Мария-РА Торговая сеть	Корпоративные Системы – Консалтинг (КС-Консалтинг)	2010.09
— Правительство Калининградской области	Весткомп Консалтинг	2010.08
— Мосэнерго	Электронные офисные системы (ЭОС)	2009.05
— Администрация города Новоалтайск	Корпоративные Системы – Консалтинг (КС-Консалтинг)	2009.04
— Правительство Алтайского края	Корпоративные Системы – Консалтинг (КС-Консалтинг)	2009.04

Источник: www.tadviser.ru