Анализ рисков как этап разработки программы управления рисками

Вряд ли вам встречался проект, который волшебным образом шел в точности, как его запланировали в самом начале. Любой проект подвержен рискам — всевозможным событиям, которые на него влияют и обычно создают проектному менеджеру головную боль. Вообще, если не считать планирования, главная головная боль проектного менеджера как раз и заключается в разрешении рисков.

Чтобы уменьшить ее, можно подумать об угрозах заранее. Оно того стоит — управлять рисками куда дешевле и проще, чем управлять реальными проблемами. Об этом и расскажем в статье: как правильно работать с рисками при управлении проектами и почему это важно.

Что такое риск

Если вам предстоит запустить проект, рано или поздно вы задумаетесь, что в нем может пойти не так. Вы начнете предугадывать слабые места проекта. Это и есть риски. Риск проекта — это неопределенное событие или условие, которое положительно или отрицательно влияет на цели проекта. Например, цель — закрыть проект, не превышая бюджет.

Тогда любые события с непредвиденными расходами будут считаться риском. Или цель — создать качественный продукт раньше конкурента. Тогда есть риск опоздать с запуском или потерять проверенного поставщика и проиграть в качестве. Как только у проекта появляется цель, пора подумать о факторах, которые могут ей помешать.

Анализ рисков

Обычно риски возникают не просто так — к ним приводят действия участников проекта или они появляются из-за внутренних и внешних условий. Скажем, из-за плотной занятости руководителей проекта или плохой организации внештатных сотрудников.

Но иногда риски проекта бывают позитивными. Часто это удачные случайности или неожиданные результаты работы с негативными рисками. Представьте, что вы перестраховались и заложили в бюджет трудозатраты сотрудника-заместителя. Теперь если ваш ключевой сотрудник вдруг заболеет, а заместитель окажется эффективнее его, показатели улучшатся.

Такие риски головной боли не приносят, но и встречаются очень редко. Поэтому управление рисками нужно в первую очередь для негативных событий.

Зачем управлять рисками

Управление рисками проекта — это страховка, с помощью которой можно вовремя спасти важную составляющую проекта, будь то деньги, время или даже уровень качества продукта. К тому же, профилактические меры часто выходят дешевле и быстрее решения возникших проблем.

Пример рисков проекта: вы боитесь, что в середине проекта заказчик изменит требования — вам придется все переделывать и расширять бюджет. Подумайте об этом заранее. Уже на первом этапе вы можете согласовать подробное ТЗ и обговорить условия для пересмотра требований. Потратив пару дней на такую страховку, вы защитите проект от крупных задержек и сэкономите ресурсы.

По большому счету для любого риска есть два решения: игнорировать его и надеяться на лучшее или сразу попытаться устранить. Если надежда оправдается, первый вариант принесет выигрыш. Но для этого нужна скорее удача, чем расчет и планирование. В противном случае это просто принятие риска со всеми его последствиями — потерями в деньгах, времени или качестве.

Риск менеджмент. Расчет рисков. Управление рисками. Анализ рисков.

Второй вариант — разрешение риска, ряд действий, чтобы снизить или устранить вероятность опасного события. Разрешение риска обычно требует дополнительных ресурсов и тщательного анализа. Но с ним проектному менеджеру немного спокойнее — проходит головная боль, появляется уверенность и защищенность. Этот вариант подходит для угроз, которые значительно выгоднее предотвратить, чем разбираться с негативными последствиями.

Получается, главная проблема и вместе с тем задача в управлении рисками — найти баланс между затратами на страховку и потенциальным ущербом от принятия риска.

Какие риски проекта самые опасные

Управление рисками проекта начинается с анализа. Предполагается, что к этому моменту вы уже знаете, какие риски проекта могут возникнуть на проекте, а лучше — имеете готовый реестр рисков. О том, как составить реестр, мы уже рассказывали в нашем журнале. Для начала можете просто сделать таблицу с рисками, их причинами и последствиями.

Задача анализа — сравнить сэкономленные ресурсы, если риск был принят, но не реализовался, с затратами на его разрешение. Оценка должна быть всесторонней, поэтому проводится в два этапа: сначала качественный, а потом количественный анализ.

Качественный анализ рисков проекта

Во время качественного анализа выбираются самые опасные и приоритетные угрозы. То есть все риски проекта делятся на важные и второстепенные. Критерии оценки руководитель выбирает самостоятельно, в зависимости от целей. Обычно решающие факторы — вероятность и возможные последствия.

Например, всегда есть опасность природных катаклизмов, скажем, наводнения. Но реальный риск существует только для производства в определенных географических районах — близко к воде. Для полноценного анализа этой угрозы нужно как минимум изучить статистику таких ЧП и посчитать потенциальный ущерб. Так, для производства в сухих районах риск маловероятен. Поэтому даже несмотря на большой потенциальный ущерб, нет смысла тратить на этот риск ресурсы.

Для определения вероятности рисков распределите их по шкале вероятности. Она может быть относительной или с цифровыми значениями.

Оценка последствий — подсчет потенциального ущерба проекту, например, расходы на зарплату сотруднику-заместителю или процент качества продукта. На универсальной шкале воздействие риска расположить сложно: ущерб зависит от целей проекта. Попробуйте записать последствия в виде таблицы, соотнося угрозы с целями.

Результаты качественного анализа ложатся в основу количественного.

Риски проекта — количественный анализ

На этот этап попадают наиболее вероятные и опасные риски. При плохом сценарии они напрямую угрожают целям проекта. Задача количественного анализа — выявить негативное влияние главных рисков и распределить их по степени этого влияния.

При количественном анализе, в отличие от качественного, значения определяются точно. Выделить высокие и низкие риски проекта недостаточно. Для оценки используются разные способы от анализа ожидаемой денежной стоимости (ОДС) до создания дерева решений.

Здесь вам может понадобиться помощь экспертов. Используйте опыт и знания сотрудников или внешних специалистов. Постоянно пересматривайте оценку, так как условия реализации проекта и его специфика могут меняться.

Управление рисками проекта — сложная область знаний со своими методиками и инструментами. Для углубления в нее можно почитать Руководство к своду знаний по управлению проектами — PMBOK. Там подробно описаны все необходимые методы управления рисками проекта, в том числе инструменты для качественного и количественного анализа.

Как найти выход

Главная цель работы с рисками — выбрать и применить верную стратегию управления. Какие риски проекта как лучше решать, подскажет тщательный анализ. Для каждого риска можно подобрать одну стратегию или скомбинировать несколько. В результате должна быть готова основная стратегия и на случай неэффективности основной — резервная.

Для работы с рисками есть несколько стратегий:

1. Уклонение — исключение опасности. Включает все меры, чтобы защитить цели проекта от угрозы. Возможно, придется изменить сами цели — смягчить требования, узнать дополнительную информацию. Например, если появляется риск сорвать сроки проекта, можно попробовать упростить продукт и сократить количество задач.
2. Передача — передача ответственности за последствия риска третьей стороне. Угроза все еще реальна, но устранить ее предстоит другим людям. Стратегия эффективная, но за принятый риск придется выделить вознаграждение. Главные примеры ведения этой стратегии — страховка, гарантии выплат и гарантийное обслуживание.
3. Снижение — снижение вероятности риска или его негативных последствий с помощью профилактических мер. Чтобы перестраховаться, можно, например, покрыть все основные кейсы программного продукта автотестами. Пусть они в обязательном порядке запускаются перед попаданием кода в продакшн. Более простой пример снижения — заранее выбирать только опытных и проверенных участников проекта и партнеров.
4. Принятие — реагирование на последствия рисков без вмешательства в сам проект. Когда исключить или снизить риски проекта невозможно, их приходится принимать — работать с негативными событиями уже после того, как они произошли. Принятие может быть пассивным и активным. Пассивное представляет собой игнорирование событий риска и экстренные меры по устранению последствий. Активное принятие — создание резерва ресурсов на случай опасности. К резервным ресурсам относятся, например, деньги, время, загруженность сотрудников.

Как управлять рисками с помощью BPM-системы

Разобраться с рисками раз и навсегда невозможно — нужно постоянно следить за результатами решенных рисков и появлением новых. Управление рисками — долгосрочный процесс, поэтому на всех его этапах должна быть возможность:

• собирать и документировать риски проекта;
• хранить и передавать информацию о выполненных задачах;
• обеспечивать мониторинг статусов рисков;
• обеспечивать контроль со стороны проектного менеджера над всеми работами.

Учесть все эти требования помогает процессный подход. Он позволяет построить последовательную цепочку задач и обеспечивает контроль их исполнения.

Процессный подход реализуется с помощью BPM-системы, в которой работа организована в виде бизнес-процессов. Бизнес-процесс — это совокупность взаимосвязанных операций, направленных на достижение цели.

Одним из примеров BPM-систем является система ELMA. С помощью дополнительного модуля Проекты+ она позволяет запустить бизнес-процесс прямо из карточки проекта. А используя мониторинг процессов, проектный менеджер сможет контролировать все этапы работы и получать подробную аналитику после завершения процесса.

Процессы управления рисками проекта могут запускаться несколько раз за проект. Например, в начале проекта для планирования и после прохождения контрольных точек — для актуализации реестра рисков. В зависимости от структуры компании и самого проекта, задачи бизнес-процесса могут отличаться, но этапы работы общие:

1. После запуска бизнес-процесса проектный менеджер самостоятельно или вместе с командой выявляет все опасности. Лучше сразу разделить риски по целям, которым они угрожают, источнику и силе последствий. Можно собрать общий реестр для всех проектов компании и выбирать из него угрозы для определенного проекта.
2. Для оценки всех рисков или отдельной группы выбираются эксперты. Им приходит задача в виде сформированного реестра с комментариями менеджера. Эксперты проводят качественный анализ и для каждой угрозы определяют статус. Во время оценки также должна быть возможность вносить в реестр новые незафиксированные риски проекта.
3. Реестр возвращается к проектному менеджеру с проставленными статусами и замечаниями экспертов. Дальше нужно провести количественный анализ. Для этого можно снова привлечь экспертов или оценить риски силами команды проекта. Важно зафиксировать все результаты количественного анализа в реестре и передать в следующую задачу. Еще один вариант: отказаться от детальной оценки и сразу перейти к выбору стратегии.
4. Менеджер проекта подводит итоги анализа, пересматривает реестр рисков и приступает к выбору стратегии. Любое изменение статуса риска, например, если он состоялся или решился, менеджер сможет зафиксировать в реестре.
5. Когда для всех рисков появится план решения, остается продумать необходимые мероприятия и поставить по ним задачи.
6. После выполнения работ проектный менеджер оценивает эффективность всего процесса.

Бизнес-процессы по управлению рисками выполняются многократно, так что менеджер получает достаточно данных для глобальной оценки всей работы: сколько времени требует оценка, риски какого типа наиболее опасны, какая стратегия выигрышная. При этом у него есть возможность непрерывно следить за статусом угроз.

Если кратко

Гарантировать успех проекта невозможно — всегда будет оставаться элемент неопределенности и риски проекта, угрожающие целям. Чтобы уменьшить неприятности, можно подстраховаться и устранить угрозы заранее. По большому счету работа с рисками заключается в поиске баланса между затратами на решение рисков и потенциальным ущербом в случае их принятия.

Достичь этот баланс получится, опираясь на результаты анализа. Только после аргументированной оценки угроз можно приступать к выбору стратегии управления: уклонение, передача, снижение или принятие. Работать с рисками удобнее с помощью бизнес-процесса, а в качестве инструмента для управления рисками использовать BPM-систему.

Вот небольшой чек-лист, как начать работу с рисками проекта:

1. Найдите слабые места проекта и запишите все возможные риски.
2. Проведите качественный анализ: разделите все риски проекта на важные и второстепенные.
3. Проведите количественный анализ: определите влияние рисков на проект в точных значениях.
4. Подберите и примените к каждому риску одну или несколько стратегий управления.
5. Следите за поведением решенных рисков и регулярно начинайте сначала: риск может возникнуть на любом этапе проекта.

FAQ о рисках проекта

Что такое риски

Если вам предстоит запустить проект, рано или поздно вы задумаетесь, что в нем может пойти не так. Вы начнете предугадывать слабые места проекта. Это и есть риски.

Что такое риск проекта

Риск проекта — это неопределенное событие или условие, которое положительно или отрицательно влияет на цели проекта. Например, цель — закрыть проект, не превышая бюджет. Тогда любые события с непредвиденными расходами будут считаться риском.

Как определить риски проекта

Самый эффективный способ определить риски проекта — мозговой штурм с командой. Так каждый сможет предложить свои идеи. Лучше, если в мозговом штурме будут участвовать люди, занимающие разные роли в проекте, имеющие разный бэкграунд.

Какие бывают риски проекта

Риски проекта делятся на важные и второстепенные. Для определения вероятности рисков распределите их по шкале вероятности. Она может быть относительной или с цифровыми значениями.

Зачем управлять рисками

Управление рисками проекта — это страховка, с помощью которой можно вовремя спасти важную составляющую проекта, будь то деньги, время или даже уровень качества продукта. К тому же, профилактические меры часто выходят дешевле и быстрее решения возникших проблем.

Как рассчитать риски проекта

Проведите количественный анализ: определите влияние рисков на проект в точных значениях. Величина риска рассчитывается путем умножения вероятности возникновения риска на соответствующие последствия.

Как оценить риски проекта

Для оценки рисков проекта используются разные способы от анализа ожидаемой денежной стоимости (ОДС) до создания дерева решений. Здесь вам может понадобиться помощь экспертов. Используйте опыт и знания сотрудников или внешних специалистов.

Сотрудник отдела документирования

Источник: www.elma-bpm.ru

Анализ рисков как этап разработки программы управления рисками

Этот процесс включает определение, предвидение, смягчение последствий, предотвращение и реакцию на потенциальные риски, которые могут возникнуть в ходе проекта. Проектным риском считается все, что идет не в соответствии с планом.

Стоит отметить, что риск-менеджмент заключается не только в том, чтобы предотвратить, но и вовремя заметить, что что-то идет вразрез с планами, и подготовить стратегию по минимизации рисков.

Риски и проблемы

Бизнес-проекты могут быть сопряжены как с рисками, так и с проблемами.

Основное различие между этими понятиями — время. Риском считается потенциальное событие, которое может случиться в будущем, тогда как проблема уже произошла.

Анализируя проект на предмет потенциальных рисков в самом начале, можно предотвратить их превращение в проблемы. Чтобы лучше подготовиться к проблемам, план проекта должен включать риск-менеджмент. Заранее предвидев проблему, можно продумать план действий и отреагировать быстрее.

Перечислим самые распространенные типы рисков.

• Финансовые: растущие затраты, сокращение бюджета или низкий доход.
• Внешние: изменения в законодательстве, чрезвычайные ситуации, погодные явления, проблемы цепочек поставок и события на рынке.
• Риски эффективности: некорректные KPI, устаревшие исследования, неконтролируемое увеличение масштабов проекта, несоблюдение сроков или неэффективность сотрудников.
• Организационные: задания, которые выполняются дольше, чем предполагалось, ожидание результатов, задержки со стороны поставщиков и перенос сроков.
• Операционные: кадровые и технологические изменения, а также реструктуризация компании.

Риск — это все, что идет не по плану

Нам свойственно ассоциировать слово «риск» с чем-то негативным. Но в данном случае термин имеет более широкое значение. Иными словами, он также включает в себя события, которые могут положительно повлиять на проект.

Примеры позитивных рисков

Представьте, что можете раньше закончить проект, потратить меньше, чем ожидалось, или привлечь больше клиентов, чем предполагалось.

На этом этапе может возникнуть вопрос: «Если позитивный риск приносит пользу бизнесу, зачем им нужно управлять?».

Читайте по теме:

На самом деле стратегия управления позитивными рисками помогает извлекать выгоду из неожиданных событий. Например, ожидается, что новая рекламная кампания повысит посещаемость онлайн-магазина на 20%. Но она становится вирусной и рост составляет 200%.

И хотя это хороший результат, сайт должен быть в состоянии справиться с резким ростом трафика. Благодаря управлению позитивными рисками это можно предусмотреть, чтобы обеспечить хороший пользовательский опыт даже при наплыве посетителей.

Примеры негативных рисков

С другой стороны, негативные риски — это незапланированные события, оказывающие разрушительный эффект на проект. Например, срыв сроков, превышение бюджета или потеря поставщика в середине проекта.

Управление негативными рисками нацелено на то, чтобы избежать подобных событий и ограничить последствия рисков, которые превращаются в проблемы.

Предположим, что один из возможных рисков — потеря поставщика. Чтобы управлять этим риском, можно с самого начала сотрудничать с несколькими поставщиками. Еще один вариант — иметь наготове замену на случай, если поставщик прекратит работу или столкнется с задержками.

Как спланировать управление рисками проекта за 7 шагов

1. Определите потенциальные риски

Это требуется сделать до начала проекта.

Райан Рентерия, коуч и основатель Stretch Five, объясняет, что на этом этапе команда должна «представить будущее, в котором проект потерпел неудачу, и предложить наиболее вероятные причины, почему это произошло».

Чтобы обеспечить наилучшие результаты, поощряйте людей высказывать опасения и говорить честно.

Кристин Честер, основатель и креативный директор журнала Marquet Media, рекомендует взглянуть на внутреннюю динамику команды и подумать о том, как ее сильные и слабые стороны могут повлиять на проект.

В частности, стоит оценить влияние рисков на сроки, бюджет, качество поставляемой продукции и конечные результаты.

2. Подготовьте анализ рисков и планы действий на случай непредвиденных обстоятельств

После мозгового штурма пора оценить риски. Определите вероятность наступления каждого рискованного события, предполагаемый размер последствий и потенциальный план реагирования.

Информация о прошлых проектах может помочь команде спрогнозировать вероятность риска и его воздействие.

Помните, что это не требует немедленного реагирования. План действий составляется на случай, если риск произойдет.

3. Оцените приоритетность риска

На этом этапе анализ позволит расставить приоритеты рисков.

Исходя из этого, можно будет решить, сколько ресурсов направить для реагирования на нежелательное событие.

Это поможет расставить приоритеты, глядя на общую картину. Кроме этого, будет понятно, какие из рисков требуют больше внимания, а с какими можно будет смириться.

4. Распределите ответственность

Прежде чем начнется проект, стоит назначить ответственных. Каждое из них будет отслеживать свой риск, сообщать команде о проблемах и при необходимости реализовать план реагирования.

Тревис Линдемоен, управляющий директор кадровой компании nexus IT group, рекомендует выбрать «человека из проектной команды», который лучше всего подготовлен для управления данным риском и контроля за ним».

Например, кто-то из команды разработки может лучше всего подойти для работы с риском, касающимся производительности или пропускной способности сайта.

Если заблаговременно назначить ответственных, это снизит вероятность некачественного отслеживания рисков. Кроме того, это повысит шансы на успешную реализацию плана реагирования.

5. Контролируйте риски и сообщайте о отслеживании проекта

Сразу после начала проекта ответственные должны отслеживать назначенные им риски. При возникновении таких событий они могут уведомить остальных членов команды.

Например, если промежуточная цель была выполнена слишком поздно, лицо, ответственное за соблюдение сроков, должно предупредить остальных.

Открытая коммуникация с заинтересованными сторонами (в том числе и клиентами) поможет управлять ожиданиями и избежать рисков, связанных с недопониманием.

Карл Дженсен, консультант по менеджменту и основатель Compare Banks, рекомендует руководителям проектов «использовать регулярные конференции с клиентами, чтобы учитывать обратную связь по ходу работы, а не переделывать работу позже».

6. Реагируйте на риски

Исключить нежелательные события не всегда возможно, даже если уделять время планированию. Если возникает риск, требуется реализовать соответствующий план.

Ответственное лицо должно сообщить о подробностях события ключевым заинтересованным сторонам. Затем оно должно действовать согласно плану и продолжить мониторинг риска. В некоторых случаях способность быстро реагировать может уменьшить последствия нежелательного события.

7. Оцените свой план управления рисками

После завершения жизненного цикла проекта у вас будет много информации, которая позволит понять эффективность плана управления рисками.

Задайте себе следующие вопросы.

• Удалось ли нам спрогнозировать все случившиеся риски?
• Насколько точен был наш анализ рисков с точки зрения вероятности и масштаба последствий?
• Позволил ли наш мониторинг рисков избежать или ограничить нежелательное происшествие?
• Насколько хорошо был реализован план реагирования?
• Помогли ли наши планы минимизировать последствия?
• Как нам стоит улучшить процесс управления рисками проекта?

Большая часть управления рисками проекта основывается на прогнозах, допущениях и субъективном анализе. Другими словами, это зависит от несовершенных данных. Но вы можете улучшить свои навыки управления проектами, оглянувшись назад, чтобы увидеть, что вы сделали хорошо и где есть пространство для улучшений.

Фото на обложке: Gajus / Shutterstock

Источник: rb.ru

Управление рисками проекта

3 февраля 2022

Управление рисками проекта

Специалист департамента внутреннего контроля аудиторско-консалтинговой группы «Листик и Партнеры»

Управление рисками – необходимый элемент ведения бизнеса и принятия управленческих решений. Экономика не имеет четкого прогноза развития событий на рынке, а как выбрать из нескольких вариантов при отсутствии определенности? Для этого компании управляют рисками проекта. О том, как их выявлять, анализировать и предотвращать, читайте в статье.

Риски проекта: понятие, значение

Риски проекта – это события, которые со некоторой долей вероятности могут произойти и повлиять на результат или исполнение проекта. В понимании риска важны два фактора:

1. Вероятность – означает как возможность наступления события, так и его отсутствие. Если риск наступления события очень высок, его просто необходимо учитывать при планировании, в этом случае такое событие принимается, как реальный факт.
2. Влияние – не всегда риски могут негативно влиять на проект. Если влияния на цели проекта нет, такое событие нельзя расценивать как риск.

Анализ рисков проекта проводят по этим двум факторам.

Управление рисками проекта представляет собой совокупность приемов и механизмов выявления событий, влияющих на проект, а также разработку мер управления и минимизации негативных рисков, которые несут угрозу бизнесу.

Управление рисками заключается в их планировании с целью предугадать появление отрицательных событий и понизить их негативный эффект, а также повысить вероятность позитивных событий, которые предоставляют возможности для развития проекта.

Рисками управляют и руководителем проекта и рядовые сотрудники, ответственные за его реализацию. При этом на начальном этапе проекта возможности управления рисками выше.

Виды рисков: основные классификации

Существуют несколько классификаций рисков проекта.

Источник угрозы

Риски подразделяются на внешние и внутренние. Внешние – непосредственное окружение проекта – поставщики, подрядчики, кредитные и иные финансовые учреждения (в случае финансирования проекта за счет кредитных и заемных средств), государственные органы (вмешательство органов государственного регулирования), окружающая среда (стихийные и чрезвычайные события), изменение валютного курса, инфляция, изменения налоговой системы.

Внутренние риски включают возможные проблемы и трудности, с которыми может столкнуться команда в процессе реализации проекта. Например, увольнение ключевого сотрудника, введение новых технологий и приемов, превышение затрат по вине внешних партнеров, срывы графика, вынужденные простои, различные технологические риски. Вероятность болезни в связи с нынешней непростой эпидемиологической ситуацией и необходимость длительного лечения и восстановления ключевых работников также должны учитываться при планировании рисков проекта.

В отдельную категорию можно вынести юридические и правовые факторы – например, необходимость получения лицензии, патента, внешние судебные иски, разрешения на ввоз/вывод при экспорте и таможенное оформление.

Этапы проекта

Как известно, любой проект, независимо от целей, включает следующие этапы осуществления:

• разработка и дизайн,
• разработка требований и методов,
• оценка и планирование,
• реализация,
• тестирование и анализ результатов.

Риски подразделяются на три категории:

1. Риски неправильной оценки.
2. Планирования.
3. Контроля.

Выявление рисков на более ранних этапах несет меньше затрат на внесение изменений в проект и минимизирует дополнительные вовлекаемые ресурсы.

Коммуникации между командой проекта вносят свои коррективы. Их можно выделить в четвертую категорию рисков, как связующее звено между этапами реализации проекта. Процесс коммуникации важен для снижения возможных проблем в понимании и решении сложных ситуаций. Если процесс передачи информации налажен, опасность непонимания или неверного предоставления информации снижается.

Организация проекта

Сложности, связанные с ресурсами, необходимыми для реализации проекта, достаточность финансирования за счет собственных и заемных средств, зависимость от других организаций. Эти риски, как правило, неизбежны при планировании и реализации любого проекта.

Достаточность ресурсов, мотивация и заинтересованность проект-команды и руководителя в достижении целей проекта, правильная расстановка приоритетов и делегирование задач между подчиненными – факторы, влияющие на успешное и эффективное принятие управленческих решений.

Иные классификации

По сфере возникновения выделяют финансовые и страховые, коммерческие и производственные риски.

Время возникновения – еще один фактор классификации рисков проекта – перспективные, текущие и ретроспективные. Первые можно предугадать, последние известны на начальном этапе планирования проекта.

Как выявлять?

Анализ рисков проекта начинается с выявления проблем, которые имеют большую вероятность возникновения. Используйте один из трех способов ниже либо их комбинацию.

Прежний опыт

Анализируйте проблемы, с которыми компания сталкивалась при реализации прошлых проектов. Если фирма постоянно срывает сроки из-за проблем с поставками по вине поставщика или с несвоевременной оплатой покупателей, есть значительная вероятность подобных рисков. Использовать данный способ можно, если существует большой накопленный опыт, база, от которой можно отталкиваться при анализе рисков проекта.

Обсуждение в команде

Команда – это люди, которые непосредственно связаны с реализацией проекта, его исполнители. Именно они знают и могут вынести на обсуждение основные проблемы, с которыми компания может столкнуться. Так, инженер-технолог сможет подсказать, какого качества сырье необходимо закупить для изготовления продукта с заданными параметрами и поможет выбрать нужного поставщика, исключив соответствующие категории риска. Данный способ применим, если команда проекта – сильный и сплоченный коллектив, обладающий необходимыми навыками и соответствующей квалификацией для оценки рисков.

Пригласить внешних экспертов

Эксперты – знатоки в определенных областях – помогут разработать и реализовать проект, если в команде проекта нет соответствующих специалистов. Например, иногда необходима консультация юриста или аудитора, оценщика или финансового консультанта. Данный способ считается универсальным, он срабатывает даже тогда, когда у компании нет опыта в планировании и реализации проектов или же он негативный, а также если в команде проекта отсутствуют сотрудники нужной квалификации.

Другие способы

При выявлении рисков можно (и нужно) использовать и иные методы – например оценку специфики поставщика/потребительского рынка, учитывать случайный человеческий фактор, возникновение форс-мажорных ситуаций и особенности географического сегмента.

Анализ рисков проекта

Анализ рисков заключается в определении причин их возникновения. Главное, выявить первостепенную, главную проблему, понять, почему она появилась. Пример: компания закупила новое оборудование из Германии, возникли простои поскольку потребовалось значительное время для отладки оборудования и запуска в работу. Причины – никто не понял, как оно работает, потому что никто не прочитал инструкцию из-за незнания немецкого языка. А изначальная проблема – не было перевода инструкции по наладке оборудования, поскольку главный технолог не запросил ее при заключении договора на поставку, понадеявшись на схожие технологии и собственные силы.

Все риски подлежат документированию. Так, необходимо создать реестр для их сбора – со временем проект усложняется, увеличивается их длительность. Без постоянного и оперативного мониторинга есть опасность что-то упустить или забыть. Риски возможно группировать по этапам реализации проекта. Так в значительной мере будет легче использовать в дальнейшем накопленный опыт управления рисками проекта и систематизировать их.

Как работать с рисками?

Любой проект подразумевает наличие значительного количества пробоем, связанного с разными сферами деятельности. Все их отработать невозможно, однако следует сосредоточиться на наиболее важных из них. Для оценки рисков проекта необходимо:

• оценить вероятность их возникновения;
• определить степень влияния на проект.

Риски делятся на три группы:

1. Низкая вероятность возникновения и некритичное влияние на результат проекта.
2. Высокая вероятность возникновения и значительное влияние на проект и его результат определят группу рисков, которая будет привлекать внимание команды проекта и являться объектом управления.
3. Комбинации высокой вероятности и низкой степени влияния или же низкой вероятности возникновения в совокупности со существенным влияние на проект определяют среднюю группу.

Исходя из построенной таблицы, легко понять, каким рискам необходимо уделять особое внимание. С ними необходимо работать в первую очередь, именно эта группа представляет особую опасность для реализации проекта. Даже если все они имеют незначительный характер, необходимо выявить приоритетные. Важно мониторить их состояние.

Таблицу рисков необходимо пересматривать. Как часто? Необходимо смотреть по значимости. Со временем, какие-то могут исчезнуть, на их место встать те, которые ранее были признаны незначительными.

Важно! Оценка рисков – субъективна и зависит от целей и специфики проекта. Одни и те же опасности в разных проектах могут иметь разную вероятность возникновения и степень влияния на результат.

Методы управления

После анализа и оценки рисков необходимо разработать план по управлению ими. Для этого

• разработайте план с мерами, которые позволят избежать проблемы;
• приготовьте план действий, на случай, если избежать сложностей не удалось.

Стратегии управления рисками

Выделяют четыре стратегии (метода) управления.

Принятие

Риск-менеджер заведомо определяет вероятность возникновения риска, как 100-процентную, и планирует меры по его устранению. Эта стратегия актуальна, когда вероятность негативных последствий минимальна или последствия незначительны.

Уклонение

Менеджер проекта старается избежать рисков и предпринимает действия, направленные на ограничение влияния внешних и внутренних факторов на результат проекта. Стратегию можно использовать, когда есть возможность с достаточной точностью предсказать возникновение риска и ее можно ликвидировать. Например, ставить четкие сроки поставок, жесткие договорные условия с поставщиками, четкие перечень работ и требования к качеству продукта.

Снижение негативного влияния

Менеджер проекта старается минимизировать негативное влияние рисков, которых не представляется возможным избежать. Эта стратегия применяется в значительной мере для рисков с высокой вероятностью возникновения и значительной степенью влияния на результат проекта.

Передача рисков

Суть стратегии заключается в передачи рисков другим исполнителям (заказчику, покупателю). Эта стратегия необходима, если компания не обладает необходимыми ресурсами для решения проблемы. Например, в команде нет экспертов по IT-технологиям или специалиста по юридическим вопросам.

Алгоритм управления рисками

Процесс управления рисками состоит из нескольких последовательных этапов:

1. Выявляем риски.
2. Проводим оценку (вероятность возникновения и степень влияния на результат проекта).
3. Разрабатываем мероприятия (плана) по управлению.
4. Мониторинг.
5. Анализ результатов управления (контроль).

Предотвратить риски проще, чем исправлять ошибки

Меры предотвращения рисков являются своего рода профилактикой риск-менеджмента. Для этого требуется скорректировать обычную работу команды проекта, добавив несколько особых действий:

1. Понимание целей проекта, постановка четких задач заказчиком. В начале проекта необходимо спрогнозировать с максимальной точностью конечный его результат. Это позволит определить с наибольшей достоверностью все риски, которым будет подвержен проект.
2. Составление плана и документирование рейтинга рисков, соблюдение договорных обязательств и их фиксирование.
3. Правильная оценка задач, необходимость предусмотреть возникновение случайных, форс-мажорных обстоятельств, которые также имею степень влияния на конечный результат проекта.
4. Распределение ответственности и делегирование полномочий в команде проекта.
5. Работа с частью рисков, которые признаны наиболее опасными для проекта. Не забывайте мониторить изменение остальных групп рисков.
6. Максимальная проработка плана мероприятий по минимизации негативных последствий или повышения позитивного влияния.

Источник: upr.ru