Макарова, Л. М. Проблемы организации аналитического учета в автоматизированных бухгалтерских программах / Л. М. Макарова, Ю. Н. Скворцова. — Текст : непосредственный // Молодой ученый. — 2014. — № 3 (62). — С. 477-480. — URL: https://moluch.ru/archive/62/9283/ (дата обращения: 11.07.2023).
В теории и практике ведения бухгалтерского учета предусмотрено наличие как аналитических, так и синтетических счетов.
Синтетические счета (греч. syntetikos — свободный, обогащенный, объединенный) предназначены для сбора информации о хозяйственных объектах, источниках их получения и хозяйственных процессах по экономически однородным группам объектов в денежном измерителе.
В настоящее время весьма непростым вопросом является реализация аналитического учета в автоматизированных бухгалтерских программах. В отношении объектов аналитического учета особенно велик разброс применяемых терминов в различных автоматизированных системах бухгалтерского учета. Для их обозначения в разных программах применяются следующие термины:
Учет синтетический и аналитический: в чем разница
Пожалуй, концепция построения объектов аналитического учета является одной из важнейших характеристик, определяющих бухгалтерскую идеологию конкретной автоматизированной бухгалтерской системы. Даже для начинающего пользователя понятно, что в бухгалтерском учете необходима дифференциация формируемой информации. Так, необходимо деление счета 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» по отдельным поставщикам и подрядчикам, счета 62 «Расчеты с покупателями и заказчиками» по отдельным покупателям и заказчикам, счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами» по каждому подотчетному лицу [2].
В. Капралов в своей работе указывает следующие проблемы практики организации аналитического учета в автоматизированных бухгалтерских программах. Так, взаимосвязь (корреспонденция) счетов вместо структурированной табличной формы представлена в виде так называемого текстового файла. Что, к сожалению, является неправильной трактовкой аналитического учета. Чтобы разобраться в данной проблеме, В. Капралов прежде всего выясняет что же означают понятия «счет» и «субсчет» [1].
Согласно В. Г. Макарову («Теория бухгалтерского учета») субсчет — это промежуточное звено между синтетическими и аналитическими счетами. С его помощью осуществляется дополнительная группировка данных аналитического учета с целью обобщения сведений об отдельных объектах внутри данного синтетического счета. Субсчет (лат. sub — под) обозначает отношение подчиненности, зависимости к слову «счет» [4].
На субсчете формируется информация о тех же самых объектах, что и на счете, он имеет ту же корреспонденцию счетов, что и основной счет, и операции по субсчету оформляются теми же первичными документами, что и по основному счету [1].
По мнению Н. Н. Иванова, в зависимости от способа организации аналитического учета, все программные системы делятся на два класса. В первом классе все виды учетной дифференциации занесены в план счетов. Особенной многоуровневостью отличаются здесь счета материального учета. Такая дифференциация приводит к значительному росту числа проводок, и вообще, довольно значительному «утяжелению» бухгалтерского учета. Для малого предприятия увеличение числа проводок в 100 или 1000 раз может оказаться и несущественным фактом, однако заставляет задуматься о методике поиска ошибок в такой системе.
Урок 3. Счета бухгалтерского учета. Синтетический и аналитический учет. Оборотные ведомости
Второй класс характеризуется ограниченностью дифференциации плана счетов. В данном случае задачи аналитического учета выносятся на специализированные модули (модуль складского учета, модуль учета зарплаты и т. п.). Количество проводок при этом варианте значительно сокращается, упрощается учет в специализированных модулях, но возникают дополнительные специфические проблемы. Так, требуется постоянный контроль и сверка сводной информации в специализированных модулях с оборотами и сальдо по счетам бухгалтерского учета. При правильной настройке вычисления сумм проводок и соблюдении учетных технологий соответствие информации обеспечивается автоматически, однако о существовании данной проблемы забывать не следует.
Как считает Н. Н. Иванов, второй подход является наиболее целесообразным, однако окончательное решение должна вынести практика эксплуатации автоматизированных систем бухгалтерского учета в ближайшие годы [2].
Основные характеристики рассмотренных выше классов представлены в таблице 1.
Основные характеристики систем учета, в зависимости от способа организации в них аналитического учета
Первый класс систем учета
Второй класс систем учета
Способ реализации объектов аналитического учета
Дифференциация плана счетов (многоуровневые счета)
Осуществление задач аналитического учета в специализированных модулях
Преимущества
Вся информация формируется в одном месте (на одном модуле)
Сокращается объем учетных записей, упрощается учетный процесс на отдельных модулях
Увеличение числа проводок, «утяжеление» учетной системы
Необходимость контроля и сверки данных отдельных модулей с оборотами и сальдо счетов учета
Однако, использование субсчетов в качестве объектов аналитики является неэффективным и ограничивает применение программ, особенно в части их использования на крупных предприятиях, имеющих широкий диапазон объектов аналитического учета. Это не позволяет реализовывать в полной мере заложенные в программу возможности [1].
C целью расширения аналитических возможностей субъекта учета, аналитический учет в бухгалтерских программах осуществляется на основании справочников объектов аналитического учета. Каждый справочник представляет собой сведения о множестве однотипных объектов, например, о номенклатуре продукции, о филиалах предприятия и прочее.
Объекты аналитического учета, хранящиеся в справочниках, предварительно классифицируются и кодируются. При вводе нового объекта ему автоматически присваивается новый код. Существует несколько классификаций используемых справочников объектов аналитического учета в автоматизированных бухгалтерских программах, они рассмотрены в таблице 2 [5].
Классификация справочников объектов аналитического учета
Признак классификации
Вид справочника
1. Целевое назначение и выполняемые учетные функции
а) справочники объектов натурального учета;
б) справочники субъектов учета;
в) справочники структурных единиц;
г) справочники оснований взаиморасчетов;
д) прочие справочники.
а) справочники товарно-материальных ценностей (материалов, товаров, готовой продукции), незавершенного производства (заказов, изделий), основных средств и нематериальных активов, ценных бумаг;
б) справочники сторонних организаций (юридические лица), сторонних физических лиц, справочники содержащие сведения о персонале предприятия (материально-ответственные лица, подотчетные лица);
в) справочники филиалов, структурных подразделений, участков, бригад;
г) справочники договоров, партий поставок;
д) справочники статей затрат, единиц измерения, валют, и др.
2. Процедура обработки
а) справочники по каждой позиции которых ведется учет остатков в стоимостном, а по некоторым и в количественном выражении;
б) справочники которые позволяют быстро производить поиск и группировку данных;
в) справочники, содержащие информационно-текстовые сведения.
а) справочники объектов натурального учета, субъектов учета, структурных единиц, оснований взаиморасчетов;
б) справочники единиц измерения, видов документов, видов операций;
в) справочники описания хозяйственных операций, адрес юридического лица.
3. Степень доступности к использованию
а) общие справочники;
б) локальные справочники.
а) справочник структурных подразделений предприятия, сотрудников предприятия и др.;
б) справочники договоров, справочники содержащие данные по заработной плате.
Справочники объектов аналитического учета могут иметь форму списка или быть структурированы. В структурированном справочнике объекты аналитического учета структурированы согласно иерархической классификации в соответствии с выделенными признаками. Справочники объектов аналитического учета могут иметь жесткие и гибкие структуры данных.
Жесткая структура данных предполагает наличие набора заранее заданного реквизитного состава справочника. Такая структура данных справочника имеет ряд существенных недостатков:
— набор заранее заданных полей справочника не всегда устраивает конкретных пользователей, т. к. у пользователя часто возникает потребность в хранении дополнительной информации;
— требуется периодическое внесение дополнительной информации в справочники по причине изменения в нормативных документах.
В связи с вышеназванными недостатками жесткой структуры, разработчики стремятся к созданию справочников с гибкой структурой данных [7].
Ведение аналитического учета по счетам позволяет субъекту учета отслеживать движение конкретного товара, наличие конкретного материала на складе и передачу его в производство. Для отражения ведения аналитического учета по счету в программу вводится понятие объекта аналитического учета (аналитика, аналитические счета, аналитические карточки, субконто, и др.).
Под видом объекта аналитического учета понимается совокупность однотипных объектов аналитического учета. Каждый такой объект имеет один из существующих в системе тип данных, который определяет набор значений объектов этого вида. Обычно это справочник, перечисления или данные из регистра сведений. Так, например, для счета 41 «Товары» уместно указать тип Справочник «Номенклатура», в качестве аналитики счета необходимо будет указать определенное наименование товара из данного справочника. Набор доступных наименований товаров в справочнике определяется на этапе конфигурирования системы.
Наличие вида объекта аналитического учета (аналитика, аналитические счета, аналитические карточки, субконто, и др.) позволяет более детально раскрыть информацию о средствах предприятия, накапливаемых на счетах бухгалтерского учета. В этом используемое в программе понятие вида объекта аналитического учета похоже на субсчет — они обеспечивают более полную детализацию итога внутри одного счета по определенному признаку. Однако понятие вида объекта аналитического учета является более широким, т. к. позволяет отслеживать наличие и движение средств не только по счету, но и по одному объекту аналитического учета, что позволяет собрать данные по одному признаку с разных счетов [6].
В настоящее время в целях комплексной автоматизации бухгалтерского учета организуется комплексная система бухгалтерского учета с помощью «типовых проектных решений» по каждому участку учета. Бухгалтерский комплекс рассчитан на средние и крупные предприятия, где организация бухгалтерского учета осуществляется комплексом взаимосвязанных рабочих мест. При этом развернутый аналитический учет осуществляется по всем участкам учета. Состав комплексов может быть следующим: автоматизированное рабочее место (АРМ) главного бухгалтера (АРМ сводного учета), учет труда и заработной платы, учет материальных запасов, учет основных средств и нематериальных активов, учет затрат на производство, учет финансово-расчетных операций, учет готовой продукции, учет финансовых результатов, учет капитальных вложений, финансовый анализ и другое. К наиболее распространенным комплексам относятся: комплекс программ «1С: Предприятие» (фирма «1С»), «БЭСТ» (компания «БЭСТ»), «Парус» (корпорация «Парус»), Oracle (корпорация «Oracle») [3].
В современных бухгалтерских программах имеются возможности создания распределенных баз данных, обмена информацией между различными пользователями. Так, например, при учете материальных ценностей информация доступна модулю кладовщика (склад), модулю бухгалтерии и модулю экономиста материально-технического снабжения [5].
Таким образом, при разработке автоматизированных бухгалтерских программ перед программистами зачастую встает проблема организации аналитического учета, что требует от них базовых знаний теории бухгалтерского учета. Для малых предприятий аналитический учет может быть организован с помощью субсчетов, однако, для крупных предприятий, имеющих широкий диапазон объектов аналитического учета, такой подход нецелесообразен. В настоящее время, с целью решения проблемы автоматизации аналитического учета, широкого диапазона объектов учета, в бухгалтерских программах реализуются справочники объектов аналитического учета. Именно благодаря справочникам пользователи учетных систем имеют возможность получить детализированную информацию об объектах аналитического учета по различным критериям.
1. В. Капралов Сопромат для бухгалтера / В. Капралов // Бухгалтер и компьютер [Электронный ресурс]. — Режим доступа: http://www.buhcomp.ru/htm/new_namb/arhive_2006/02/arhive.shtml
3. Комплексная система бухгалтерского учета [Электронный ресурс]. — Режим доступа: http://buhbest.com/prosmotr/podstatii.php?id_statii=46https://moluch.ru/archive/62/9283/» target=»_blank»]moluch.ru[/mask_link]
11. Аналитический учет. Валютный учет
Для обозначения объектов аналитического учета в «1С:Предприятие» используется термин субконто. В качестве субконто обычно выступают объекты, по которым ведется аналитический учет на предприятии: основные средства, организации, товары и т.д. Вид субконто определяет совокупность объектов конкретного типа, которые используются для ведения аналитического учета.
Каждый вид субконто имеет один из существующих в системе типов данных, который определяет набор значений субконто этого вида — обычно это справочник или перечисление.
Существующие виды субконто используются для настройки аналитического учета по счетам бухгалтерского учета. При вводе проводок для счетов, по которым ведется аналитический учет, вводятся значения субконто в соответствии с их типами.
Ведение аналитического учета по конкретному счету определяется настройкой субконто, задаваемой в плане счетов. Для одного счета может быть задано ведение аналитического учета по нескольким видам субконто. Так, например, для счета 10 может быть определено ведение аналитического учета по двум видам субконто: «Материалы» и «Склады». Итоги можно получать как по материалам в разрезе складов, так и по складам в разрезе материалов, а также в целом по всем материалам и по всем складам.
По счету может также вестись и количественный учет. Сама возможность ведения количественного учета задается на этапе конфигурирования. По конкретному счету будет вестись количественный учет, если для него задан соответствующий признак в плане счетов.
Возможность ведения количественного учета обычно используется в совокупности с аналитическим учетом. В этом случае можно получать более полную отчетную информацию по объектам аналитического учета — такую, например, как наличие товаров на складе и т. п.
Система «1С:Предприятие» позволяет вести валютный учет по нескольким валютам. Сама возможность ведения валютного учета задается в конфигурации системы. Все используемые валюты задаются в справочнике валют. Конкретный счет считается валютным, если ему задан соответствующий признак в плане счетов.
Все используемые валюты задаются в справочнике валют. Справочник «Валюты» один из немногих справочников программы, где код надо задавать пользователю, причем код задается в виде мнемоники валюты, например USD – для доллара и EUR – для евро и т.д.
Для отражения объективной картины доходов или расходов по курсовой разнице необходимо четко обновлять справочник валюты, в котором и отслеживаются изменения курсов валют.
12. Средства автоматизации в компьютерных программах бухгалтерского учета. Типовые операции
Для отражения данных о хозяйственной деятельности предприятия в бухгалтерском учете используются операции. Каждая операция содержит одну или несколько проводок, полностью отражающих в бухгалтерском учете соответствующую хозяйственную операцию.
Проводки не существуют отдельно от операций. Каждая проводка принадлежит одной и только одной операции. Например, операция поступления аванса будет содержать две проводки — зачисление средств на расчетный счет и начисление НДС по поступившему авансу.
Каждая из проводок, в свою очередь, может состоять из одной или нескольких корреспонденций. Проводки, содержащие несколько корреспонденций, называются сложными. В сложных проводках дебет одного счета корреспондирует с кредитом нескольких счетов или наоборот.
Проводки в системе «1С:Предприятие» всегда вводятся в рамках операции. Не существует возможности ввести проводки отдельно, вне операции. В дальнейшем и операции, и проводки можно просмотреть в журнале операций и в журнале проводок. При редактировании или удалении операции подвергаются изменению или удаляются все проводки данной операции.
Все операции в системе могут вводиться либо вручную, с использованием формы операции, либо через документы, для которых в конфигурации определено формирование операции. Использование документов облегчает ввод хозяйственной операции. При таком вводе операции пользователю не надо заполнять все данные об операции: как правило, в документ вводится необходимая информация о хозяйственной операции, а проводки формируются автоматически при проведении документа.
При ручном вводе операции данные заносятся непосредственно пользователем. Тем не менее, для облегчения ручного ввода хозяйственных операций предусмотрено специальное средство, называемое типовыми операциями. В отличие от документов, которые полностью настраиваются в конфигурации, типовые операции заносятся непосредственно при работе пользователя с информационной базой. Настройка типовых операций проще, чем создание документов, но при использовании документы обеспечивают большее удобство при вводе данных.
Механизм типовых операций предоставляет пользователю возможность автоматизировать ввод часто повторяющихся операций. Для этого пользователь вводит шаблон типовой операции, в котором задает «сценарий» проводок. При вводе операции с использованием типовой операции, данные автоматически заполняются на основании шаблона типовой операции. При необходимости запрашиваются недостающие значения операции (объекты аналитики, валюта, количество и другие) и рассчитываются суммы проводок по определенным в шаблоне формулам.
Механизм корректных проводок предназначен для автоматического контроля вводимых операций. Пользователь заполняет список корректных проводок в соответствии со своими представлениями о правильности ведения учета. Затем, в процессе ввода операций, если установлен соответствующий параметр, система проверяет проводки операции, используя список корректных проводок.
Источник: studfile.net
Аналитические счета
Аналитический счет – счет бухгалтерского учета, служащий для детальной информации о наличии, движении и состоянии средств вместе с их источниками. Также аналитический счет предназначен для оценки деятельности компании в хозяйственно-экономической сфере. Операции по аналитическому учету проводятся в количественном и денежном выражении.
Нормативное регулирование
Согласно приказу Министерства финансов №94н от 31.10.2000: виды аналитических показателей, которыми синтетические счета должны обладать, указаны в Плане счетов и в его инструкции по применению.
План счетов
План счетов является многоуровневой иерархией, построенной на увязке счетов со субсчетами. Он служит для ведения бухучета и может состоять из некоторого количества уровней и из необходимого числа субсчетов для каждого счета в зависимости от специфики предприятия.
Современные программы для бухучета не ограничивают число доступных уровней вложенности и субсчетов.
Когда нужно открыть аналитический счет
Аналитический счет должен быть открыт, если нужна детализация ведения учета следующих параметров: товарно-материальных ценностей, сотрудников, видов топлива и прочее.
Во время работы с аналитическими счетами главное – соблюдать соответствие остатков и оборотов.
Для чего нужен аналитический счет? Его преимущества
Бухгалтерия использует аналитический счет для детализации хозяйственных средств и прочих активов предприятия. Такие счета нужны только как дополнение к синтетическим. В настоящее время аналитический учет происходит в разрезе регистров от второго до пятого порядка.
Преимущества работы с аналитическими счетами:
- упрощенное ведение бухгалтерского учета;
- внедрение структурированной и хорошо продуманной иерархии счетов, зависящей от их назначения, признаков и целей;
- создание эффективной системы бухучета.
Аналитический счет: функции
Аналитические счета нужны для детализации информации.
Учет можно вести в разрезе денежных или трудовых измерителей, отдельных операций, натуральных показателей, видов имущества или обязательств, все зависит от специализации компании.
В качестве примера можно привести такой синтетический счет: 10 «Запасы» и 41 «Товары». По нему ведется большое число аналитических счетов.
Еще один распространенный пример – 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками».
По Плану счетов бухучета счет 41 «Товары» включает в себя такие субсчета:
- товары, находящиеся на складах организации: 41.01;
- товары, используемые в розничной торговле: 41.02;
- тара под товаром и порожняя: 41.03;
- покупные изделия: 41.04.
А затем внутри этих субсчетов осуществляется детализация согласно аналитическим счетам, к примеру: в бухучете у субсчета «Покупные изделия» (41.04) аналитический счет может быть таким: «Ткань х/б, ситец, фланель».
Становится понятно, что в этом случае аналитическим счетом становится обозначение вида имущества и характеристика. Последняя может углубляться по другим параметрам, например, по ширине полотна или цвету.
Система ведения аналитических счетов
Такая система подразумевает детализированный учет по перемещению активов (их оприходование или выбытие) в натуральном выражении и в денежном эквиваленте.
В программу нужно заносить максимально возможное количество данных для осуществления анализа хозяйственной деятельности фирмы и для контролирования ведения аналитического учета.
Вне зависимости от детализирующей функции, аналитический счет дает возможность обобщать и группировать данные, содержащиеся на синтетических счетах.
Открывать аналитический счет имеет смысл лишь в том случае, если в синтетическом учете отражается сложный счет.
Виды аналитических счетов
Используемые в бухучете аналитические счета имеют две разновидности:
- Количественно-суммовые. Когда используются эти счета, бухгалтерия ведет количественный учет в дополнение к денежному эквиваленту. Например, прописывает количество ТМЦ, которые были оприходованы на склад.
- Суммовые аналитические счета. На них учет проходит только в денежном эквиваленте.
Количественный учет ведется параллельно с аналитическим, и они должны быть организованы так, чтобы в итоговом значении показатели по ним совпадали и позволяли производить взаимный контроль.