DIRECTUM — система управления корпоративным контентом (англ. Enterprise Content Management, ECM), позволяет построить полноценную систему электронного документооборота (СЭД) вашего предприятия [9].
Внедрение системы электронного документооборота помогает выстраивать инфраструктуру управления всем корпоративным контентом, обеспечивая ведение электронного архива, согласование документов, взаимодействие сотрудников как в малой компании, так и в крупной территориально распределенной корпорации и даже за пределами офиса.
Использование ECM-системы сегодня — норма времени, естественный элемент развития современной компании, возможность выйти на новый уровень ведения бизнеса и получить результат в виде повышения производительности и прозрачности бизнеса, сокращения расходов и минимизации рисков.
Архитектура DIRECTUM основана на собственной надежной предметно-ориентированной платформе. Инструмент разработки IS-Builder (предметно-ориентированный инструмент разработки) открывает возможности для быстрой настройки, высокой масштабируемости, легкой адаптации системы под нужды конкретного клиента, под его бизнес-процессы и задачи силами ИТ-специалистов заказчика, без привлечения вендора [9].
Directum RX. Демонстрация правил согласования для исходящих документов (веб-клиент)
DIRECTUM также содержит набор компонент, модулей и решений, что позволяет подобрать оптимальный для ваших бизнес-целей состав системы. Вы можете начать с внедрения базовых модулей для организации архива электронных документов и уже после расширить возможности СЭД (система электронного документооборота) за счет прикладных бизнес-решений по управлению договорами, совещаниями, проектами и так далее. В каталог DIRECTUM предоставляет более 50 технических и интеграционных решений, а также около 20 бизнес-решений.
В DIRECTUM были внесены новые функциональные возможности и существенные изменения, которые появились в версии DIRECTUM 4.9.1.:
1. Привилегии пользователей. Появились привилегии, которые влияют на права доступа пользователей системы.
2. Ограничения при создании задач. При создании задач могут накладываться следующие ограничения:
· на количество объектов в семействе задач;
· на число участников задачи;
· на число пользователей в группе, доступной для разворачивания, при заполнении маршрута задачи.
3. Передача прав доступа на документы. Появилась возможность передачи прав доступа на документ при отсутствии у пользователя полных прав. Например, пользователи с правами на изменение теперь могут назначать права на просмотр и изменение документа.
4. История работы с компонентами администратора. Для контроля назначения прав доступа на компоненты и объекты системы появилась возможность просматривать историю изменений записей компонент Пользователи, Группы пользователей, Компоненты и Привилегии.
5. Поле с возможностью выбора одной или нескольких записей из справочников в веб-доступе. В веб-доступе системы появилось поле для выбора записи справочника. Поле можно заполнять одной или несколькими записями из одного или из нескольких справочников. Вариант заполнения поля определяется разработчиком. От назначенного варианта зависит логика заполнения и внешний вид окна выбора записей.
Directum RX. Демонстрация регистрации и нумерации документов (веб-клиент)
6. Развитие модуля «Интеграция с системами обмена документами».
Компоненты системы DIRECTUM — это инструменты, благодаря которым обеспечивается прозрачность, контроль и легкость работы и управлением вашей организацией, а так же повышение эффективности работы всех ее сотрудников.
Возможности системы заметно расширяются благодаря таким компонентам, как:
— Предметно-ориентированный инструмент разработки IS-Builder Разработка и модификация системы электронного документооборота DIRECTUM; встроенный язык программирования ISBL; интеграция с другими системами.
— Службы взаимодействия систем DIRECTUM (DIRECTUM Intersystem Cooperation Services) Обеспечение сквозных процессов и передачи документов с ЭЦП и обмена данными между независимыми системами документооборота DIRECTUM.
— Служба файловых хранилищ (DIRECTUM Storage Services) Управление долговременным и архивным хранением больших объемов документов, в том числе медиаданных; настройка политик перемещения данных по .
— Службы ввода документов (DIRECTUM Capture Services) Массовый ввод документов в систему DIRECTUM с различных источников: сканеров, МФУ, файловых систем, факсов, электронной почты и т.д.) .
— Службы преобразования документов (DIRECTUM Transformation Services) В системе имеется возможность преобразовывать документы в другие форматы, извлекать из документов полезную информацию .
— Набор средств интеграции (DIRECTUM Integration Toolset) Легкая интеграция с ERP-системами: двухсторонняя синхронизация справочников, включение объектов системы в workflow, работа с документами из ERP-системы.
— Веб и мобильный доступ Система позволяет работать с электронными документами, задачами и заданиями через веб-браузер с любых устройств.
— Портальные компоненты DIRECTUM для SharePoint В системе имеется набор готовых компонентов, интеграционных механизмов, которые обеспечивают взаимодействие данных системы DIRECTUM и портала на базе Microsoft SharePoint
— Веб-сервисы интеграции Данные сервисы предназначены для организации обмена данными между системой электронного документооборота DIRECTUM и интегрированной системой.
— Быстрая идентификация документа DIRECTUM RapID В DIRECTUM можно маркировать документ штрих-кодом и осуществить быстрый поиск электронного документа по его бумажной копии.
— Сервер репликации. Имеется возможность создания иерархической системы распределенных систем, которые могут обмениваться данными в режиме off-line; настраиваемый состав реплицируемых данных.
— DIRECTUM OverDoc Бесплатная программа, позволяет организовать работу с электронными документами без системы, и обмениваться документами между организациями.
Адаптация системы DIRECTUM. Успешность внедрения информационной системы во многом зависит от возможностей ее адаптации к бизнес-процессам организации. Кроме того, система должна развиваться вместе с бизнесом. Соблюдение этих требований является залогом эффективного использования информационной системы.
Лежащий в основе системы DIRECTUM инструмент разработки IS-Builder, будучи открытым и предметно-ориентированным, соответствует обоим требованиям и имеет ряд преимуществ перед другими инструментами разработки.
Состав и степень детализации сведений о каждой компоненте зависят от типа, структуры и характера использования компоненты.
Для компонент, которые используются при администрировании и при разработке системы DIRECTUM, приводятся полные описания. Такие описания включают в себя следующие сведения:
— условия доступности — условия, при которых компонента доступна организации и конкретным пользователям;
— назначение — назначение компоненты и ее связь с другими компонентами;
— первоначальные данные — данные, которые есть в компоненте сразу после установки системы DIRECTUM, если такие данные есть;
— интерфейс и функциональные возможности — описание диалоговых окон, полей, кнопок, пунктов меню и других визуальных элементов компоненты;
— дополнительные сведения — способы запуска компонент, объекты для программной работы и используемые таблицы SQL-сервера.
— Для компонент, которые используются при репликации данных между серверами, приводятся краткие описания. Такие описания включают в себя следующие сведения:
— условия доступности — условия, при которых компонента доступна организации и конкретным пользователям;
— назначение — назначение компоненты системы и ее связь с другими компонентами;
— описание — краткое описание интерфейса и функциональных возможностей со ссылкой на подробные описания в других книгах, если такие описания есть.
Для компонент, которые используются при работе с модулями системы DIRECTUM — справочников и сценариев, — приводятся краткие описания в том случае, если такие описания полезны Администраторам и Разработчикам. Другие справочники и сценарии в настоящей книге не рассматриваются.
Если сведения являются общими для всех компонент определенного типа, например, для всех справочников системы используются одни и те же таблицы SQL-сервера, то они описываются в начале главы, в разделе «Общие характеристики». Остальные сведения описываются отдельно для каждой компоненты.
Компоненты системы состоят из глав, в каждой из которых описаны компоненты определенного типа:
· Встроенное администрирование — описание компонент, предназначенных для выполнения задач администрирования и доступных только Администраторам системы;
· Компоненты разработчика — описание компонент, предназначенных для разработки пользовательских компонент и доступных только Администраторам и Разработчикам системы;
· Отчеты — описание компонент, предназначенных для просмотра отчетов и доступных Администраторам, Разработчикам и тем Пользователям, которым назначены права доступа;
· Сценарии — описание компонент, предназначенных для выполнения каких-либо программных вычислений и доступных Администраторам, Разработчикам и тем Пользователям, которым назначены права доступа;
· Справочники — описание компонент, предназначенных для работы со структурированными данными и доступных Администраторам, Разработчикам и тем Пользователям, которым назначены права доступа;
· Прочие — описание компонент Установка текущего языка и Текущий период, доступных всем пользователям системы DIRECTUM;
· Общесистемные компоненты — описание компонент Конфигуратор систем и Утилита развертывания системы DIRECTUM. Права доступа к общесистемным компонентам определяются правами доступа к исполняемым файлам этих компонент. Общесистемные компоненты используются, как правило, Администраторами и Разработчиками системы.
Компонента Агент репликации предназначена для автоматического обмена данными с главным и (или) вторичными серверами текущего сервера.
Используется только в распределенных системах.
При запуске компоненты Агент репликации в области уведомлений на панели задач появляется иконка агента репликации. С этого момента и до момента выключения или выхода из компоненты агент автоматически формирует и принимает пакеты репликации в соответствии с указанными в его настройках параметрами.
Для работы с агентом используется контекстное меню на иконке агента репликации.
Компонента Выполнение SQL-сценариев предназначена для выполнения файлов-сценариев, например, при конвертации данных системы. Файлы для выполнения поставляются компанией-разработчиком. Выполнять какие-либо другие файлы в этой компоненте не рекомендуется, это может привести к повреждению системы и невозможности ее дальнейшего использования. При запуске компоненты Выполнение SQL-сценариев на экране появляется окно для ввода имени файла-сценария.(рис.7.)
Рис.7. Исполняемый файл и параметры запуска
Сведения о параметрах подключения к системе. Доступны только для просмотра. Кнопка Старт предназначена для запуска файла-сценария на выполнение. При нажатии на кнопку начинается процесс выполнения. По окончании выдается сообщение об успешном выполнении файла-сценария.
Компонента Журнал сеансов репликации предназначена для анализа проведенных сеансов репликации: когда и какие данные были отправлены на другие сервера, какие были приняты от других серверов.
Используется только в распределенных системах.
Компонента Журнал сеансов репликации представляет собой специальный справочник, каждая запись которого является отдельным сеансом репликации.
Данные в компоненте доступны только для просмотра.
Компонента Компоненты предназначена для выполнения следующих действий:
*для получения информации о составе компонент системы DIRECTUM;
*для назначения прав доступа к компонентам типа «Типы справочников», «Отчеты» и «Сценарии».
В стандартной поставке системы DIRECTUM в компоненте Компоненты есть следующие данные:
*компоненты, описанные в настоящей книге;
*типы карточек электронных документов из справочника Типы карточек электронных документов.
В системах, адаптированных под специфику работы конкретных организаций, состав компонент может отличаться. Например, при наличии клиентской лицензии разработчика могут быть разработаны новые компоненты типа «Типы справочников», «Отчеты» или «Сценарии».
Компонента Компоненты представляет собой специальный справочник, каждая запись которого является отдельной компонентой.
Список записей в компоненте Компоненты обновляется автоматически, корректировать его вручную нельзя.
На закладке «Пользователи» указываются типы прав доступа к компоненте для пользователей системы.(рис.8.).
Рис.8. Компоненты
Тип компоненты. Отражает назначение компоненты и определяет, каким пользователям она может быть доступна.
Компонента Обмен данными с главным сервером предназначена для передачи данных на главный сервер и для приема данных от главного сервера.
Используется только в распределенных системах.
При запуске компоненты Обмен данными с главным сервером на экране появляется окно, в котором можно запустить процесс обмена данными с главным сервером.
Компонента Обмен данными со вторичным сервером предназначена для передачи данных на вторичные серверы и приема данных от вторичных серверов.
Используется только в распределенных системах.
При запуске компоненты Обмен данными со вторичным сервером на экране появляется окно, в котором можно запустить процесс обмена данными с вторичным сервером.
Компонента Пользователи предназначена для работы с пользователями системы DIRECTUM.
В компоненте можно выполнять следующие действия:
— создавать и генерировать новых пользователей
изменять все данные, кроме имени пользователя, используемого для входа в систему. Имя пользователя в системе DIRECTUM изменять нельзя. настраивать индивидуальные права доступа к компонентам системы DIRECTUM.
После установки системы в компоненте Пользователи есть предопределенный пользователь — IS-Builder System User (ISBuilderSystem). Этот пользователь используется во внутренних механизмах IS-Builder. Он не включается в стандартные группы и в процессе работы не занимает лицензий.
Вручную изменить или удалить предопределенного пользователя нельзя. Другим пользователям нельзя давать имя предопределенного пользователя.
Компонента Регистрация системы DIRECTUM предназначена для запроса и активации регистрационного ключа системы DIRECTUM
При запуске компоненты Регистрация системы DIRECTUM открывается окно(рис.9.):
Рис.9. Регистрация системы
Компонента Удаленные серверы предназначена для просмотра и изменения серверов системы, участвующих в процессе репликации, — кода, типа, состояния сервера, списка реплицируемых компонент и фильтров на передаваемые данные. Используется только в распределенных системах.
Компонента Удаленные серверы представляет собой специальный справочник, каждая запись которого является отдельным сервером.
Компонента Установки системы служит для задания общих, долговременно действующих установок системы (переменных). Компонента предназначена для Администратора. В основном, переменные устанавливаются автоматически при инсталляции IS-Builder, но можно изменить их значение(ри.10.)
Рис.10.Установка системы
Имя переменной задает наименование переменной. Поле только для просмотра. Пользователь- имя пользователя. Поле только для просмотра.
Значение-значение переменной. Комментарий- пояснение к переменной.
Источник: studbooks.net
DIRECTUM — система электронного документооборота и управления взаимодействием.
DIRECTUM — система электронного документооборота и управления взаимодействием. созданная для повышение эффективности взаимодействия сотрудников организации из разных областей, в процессе их совместной работы.
Система DIRECTUM разработана в соответствии с концепцией Enterprise Content Management (ECM), поддерживает весь жизненный цикл управления электронными документами, не мешая попутно использовать традиционное делопроизводство. Система DIRECTUM выполняет процессы по организации и контролю всего документооборота компании, включая обработку заказов, организацию встреч и совещаний, управление циклом продаж и другие процессы взаимодействия.
Система DIRECTUM содержит следующие модули:
- Модуль «Управление электронными документами» системы DIRECTUM обеспечивает создание, хранение, поиск, изменение различных неструктурированных документов (тексты Microsoft Word, таблицы Microsoft Excel, рисунки Microsoft Visio, CorelDraw, аудио, видео, архивы zip);
- Модуль «Управление деловыми процессами» системыобеспечивает поддержку процессов согласования и обработки документов на всех стадиях жизненного цикла (docflow). Кроме того, реализованный в системе механизм workflow позволяет автоматизировать взаимодействие между сотрудниками в ходе бизнес-процессов;
- Модуль «Управление договорами» автоматизирует этапы согласования, визирования и регистрации входящих и исходящих договоров, а также оперативной работы с ними (поиск, анализ, редактирование и т. д.);
- Модуль «Управление совещаниями» автоматизирует процессы подготовки совещаний, ознакомления участников совещания с повесткой и контроля исполнения принятых на совещании решений. В модуле поддерживается весь жизненный цикл совещания.
- Модуль «Канцелярия» предназначен для работы с бумажными документами и обеспечивает регистрацию документов в соответствии с требованиями Государственной системы документационного обеспечения управления (ГСДОУ), на которой базируется традиционная российская технология делопроизводства. Кроме того, модуль позволяет вести номенклатуру дел и журналы регистрации с гибкими правилами нумерации, а также автоматизировать рассылку и контроль местонахождения бумажных документов.
- Модуль «Управление взаимодействием с клиентами» автоматизирует планирование и анализ маркетинговых мероприятий, позволяет фиксировать необходимую информацию о текущих и потенциальных клиентах в единой базе, планировать контакты с клиентами. Модуль также позволяет анализировать эффективность продаж и маркетинговых воздействий. Вышеперечисленные возможности позволяют увеличить продажи и поднять качество обслуживания клиентов на новый уровень;
- Модуль «Управление показателями эффективности» обеспечивает оперативный контроль и анализ бизнес-процессов предприятия по ключевым показателям эффективности. Модуль позволяет разрабатывать алгоритмы получения количественных оценок тех или иных процессов предприятия, накапливать статистику и наглядно отображать значения в виде таблиц, графиков и диаграмм.
- Модуль «Обращения граждан и организаций» автоматизирует работу с обращениями граждан и организаций в соответствии с Федеральным законом №59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации». Модуль обеспечивает регистрацию обращений, рассмотрение, исполнение поручений по обращению, контроль исполнения, направление ответа заявителю. Кроме того, модуль позволяет вести номенклатуру дел обращений, а также выполнять поиск информации по атрибутам.
Предметно-ориентированый инструмент разработки IS-Builder. Встроенный язык программирования дает возможность модифицировать систему под нужды организации. Распространенные модификации – разработка новых карточек электронных документов, справочников, отчетов, блоков типовых маршрутов, интеграция с другими системами;Возможности системы DIRECTUM существенно расширяются благодаря следующим компонентам:
- Сервер репликации. Позволяет работать в единой системе удаленным подразделениям;
- Сервер веб-доступа кDIRECTUM. Доступ к документам, задачам, заданиям из любой точки мира с использованием интернета;
- Расширения для SharePoint. Набор готовых веб-частей и интеграционных механизмов, обеспечивающих доступ к данным DIRECTUM из портала на базе Microsoft SharePoint.
- СлужбавзаимодействиясистемDIRECTUM (DIRECTUM Intersystem cooperation Services). Обеспечение сквозных процессов, передачи документов с ЭЦП и обмена данными между независимыми системами DIRECTUM;
- ПрограммаDIRECTUM OverDoc. Позволяет просматривать, редактировать, подписывать документы ЭЦП вне системы DIRECTUM. Позволяет организовать обмен документами с ЭЦП между разными организациями, распространяется бесплатно.
- Технология быстрой идентификации документа DIRECTUM RapID. В рамках этой технологии для электронных документов генерируется штрих-код, уникально идентифицирующий документ в системе. Благодаря чему облегчается поиск электронных документов по их бумажным копиям в системе DIRECTUM;
- Службыфайловыххранилищ( DIRECTUM Storage Services). Позволяют хранить данные, большого объема в единой системе, выполнять архивное хранение документов, настраивать политики хранения, обеспечивающие автоматическое перемещение данных по хранилищам;
- Службывводадокументов(DIRECTUM Capture Services). Предназначены для ускорения массового ввода документов в систему DIRECTUM с различных источников (сканеры, МФУ, файловая система, факсы, электронная почта и т.д.)
- Службы преобразования документов (DIRECTUM Transformation Services). Преобразование документов в другие форматы, извлечение из документов полезной информации.
- Модуль поддержки английского языка пользовательского интерфейса. Позволяет отображать текстовые элементы интерфейса системы DIRECTUM на английском языке. Предназначен для удобства работы с системой англоязычных пользователей.
- Наборсредствинтеграции( DIRECTUM Integration Toolset). Предназначен для интеграции с ERP-системами. Обеспечивает двухстороннюю синхронизацию справочников, включение объектов системы в workflow, работу с документами из ERP-системы.
Эффект от внедрения DIRECTUM:
Быстро находить документы, необходимые для выполнения должностных обязанностей в соответствии с предоставленными полномочиями;
Избегать потери документов, что нередко случается на различных этапах согласования;
Управлять движением документов, то есть не только знать, на какой стадии находится какой-либо документ, но и воздействовать на процесс его движения;
- Высокая исполнительская дисциплина
Поддерживать высокую исполнительскую дисциплину, поскольку имеется возможность за счет прозрачности процессов выявлять исполнителей, задерживающих выполнение работы;
- Оптимальное распределение загруженности персонала
Анализировать эффективность работы и загруженность персонала для грамотного распределения нагрузки и соответствующего стимулирования сотрудников;
Накапливать и использовать «корпоративные знания» (история переписки, обоснование принятых решений и другие документы), что дает возможность принимать решения, основанные на прошлом опыте, избегать повторения ошибок, а также быстро обучать новых сотрудников.
Повышение корпоративной культуры. За счет четкости процессов, обязательности, болезни за общее дело, упрощения механизмов общения (просто так с предложениями или вопросами к руководству не все пойдут, а написать смогут). Накапливаются опыт и знания (коллективный интеллект делает предприятие сильнее).
Преимущества использования DIRECTUM:
- Уменьшается или исключается вовсе внутреннее хождение бумажных документов. Следовательно, не надо перепечатывать, копировать, относить заинтересованным лицам. Но полностью от бумажного документооборота пока уйти нельзя, так как на текущий момент в юридической практике преимущество имеют бумажные документы;
- Уменьшаются затраты на расходные материалы;
- Знания и опыт работы накапливаются и используются в дальнейшей работе (история переписки, обоснования принятия решений, версии документов). Дает возможность избегать повторения ошибок, а также быстро обучать новых сотрудников;
- Наличие двух способов работы пользователей с системой: через desktop-клиент и через веб-клиент (с помощью веб-браузера)
- Расширенная функциональность системы благодаря наличию нескольких модулей;
- Наличие бизнес-ориентированного механизма workflow и редактора схем типовых маршрутов, позволяющего моделировать сложные бизнес-маршруты.
- Повышается качество управления;
- Наличие инструментария IS-Builder делает возможным быстро адаптировать систему, интегрировать ее с другими системами, а также собственными силами модифицировать с учетом развития организации;
- Соответствие российским стандартам и нормам делопроизводства и управления (ГСДОУ);
Интерфейс DIRECTUM:
 |
 |
| Входящие | Права доступа |
Понравилось? Поделитесь с друзьями
- Share on Facebook
- Share on Twitter
- Share on Google+
- Share on Vk
- Share by Mail
Источник: t-asu.ru
Web-клиент Directum
Интернет является востребованной и активно используемой средой доступа к различной информации, в т.ч. – к корпоративной. В системе Directum предлагается два основных подхода к работе с корпоративными данными через веб-браузер: полнофункциональный Сервер веб-доступа к Directum и Портальные компоненты Directum для SharePoint – набор веб-частей и интеграционных механизмов для корпоративного портала.
Сервер веб-доступа к Directum
Работа с системой Directum через веб-доступ
Для компаний, сотрудникам которых часто приходится работать вне офиса и иметь доступ к возможностям системы, например, во время командировок, разработан сервер веб-доступа.
Каждый сотрудник организации, находящийся за пределами офиса (дома, в офисе клиента), может работать в системе Directum с помощью любого веб-браузера, а также любого устройства.
Работа с системой через веб-клиент ведется в режиме реального времени, как если бы с ней работали, находясь в офисе.
Разграничение прав доступа к объектам полностью совпадает с правами доступа, определенными полномочиями и должностным положением сотрудника.
Мобильный доступ к Directum
Работа с веб-клиентом не требует установки специального программного обеспечения, при этом может использоваться любой удобный браузер, включая браузеры мобильных устройств. Интерфейс мобильного веб-доступа адаптирован к работе с данными системы практически с любых устройств — в том числе, управляемых с помощью стилуса или имеющих сенсорный touch-screen.
Веб-клиент позволяет работать с системой Directum и по локальной сети, например, с компьютеров, на которых нет возможности установить клиентскую часть системы Directum, когда компьютер имеет маломощные аппаратные средства или на нем установлена неподходящая операционная система.
Сервер веб-доступа взаимодействует с сервером БД системы Directum так же, как взаимодействуют обычные клиентские рабочие станции при работе с системой через win-интерфейс. В результате пользователи имеют возможность работать с системой Directum, независимо от того где они находятся и какое программное обеспечение установлено на компьютере или мобильном устройстве.
Конфигурируемость и расширяемость веб-клиента также позволяет дополнять и изменять его функциональность, например, добавлять новые кнопки на панель инструментов или создавать вкладки в карточках объектов.