Access является наиболее сложной программой из всех офисных приложений Microsoft Office. Чтобы начать работу с этой программой, вначале необходимо создать структуру базы данных, подробно ее описать, а затем создать различные формы.
ACCESS – это реляционная СУБД. Это означает, что с ее помощью можно работать одновременно с несколькими таблицами базы данных, эти таблицы между собой связаны. Таблицу ACCESS можно связать с данными, хранящимися на другом компьютере. Данные ACCESS очень просто комбинировать с данными EXCEL , WORD и другими программами Office .
Access во многом похож на Excel . Основное различие между таблицей БД и электронной таблицей – в системе адресации: в электронной таблице адресуется каждая ячейка, а в таблице БД – только поля текущей записи.
База данных состоит из следующих компонентов:
Таблицы – основные объекты базы данных (БД). В них хранятся данные. Реляционная база данных может иметь много взаимосвязанных таблиц. Сведения по разным вопросам следует хранить в разных таблицах. В БД столбцы называются полями , а строки – записями . Для работы таблицу необходимо открыть.
Перед окончанием работы ее следует закрыть, предварительно сохранив все изменения.
Запрос – это средство, с помощью которого извлекается из базы данных информация, отвечающая определенным критериям. Результаты запроса представляют не все записи из таблицы, а только те, которые удовлетворяют запросу.
Формы – Обеспечивают более наглядную работу с таблицами, с помощью форм в базу вводят новые данные или просматривают имеющиеся.
Отчеты – средство представления данных таблиц. Отчеты могут быть оформлены надлежащим образом и распечатаны в том виде, в котором требуется пользователю.
Макросы – набор из одной или более макрокоманд, выполняющих определенные операции (открытие форм, печать отчетов)
Модули — это программы, написанные на языке программирования Visual Basic .
Таблицы
С таблицами можно работать в двух режимах таблицы и конструктора .
В режиме таблицы можно начать ввод данных сразу, структура таблицы при этом будет создаваться автоматически. Полям присваиваются имена с последовательными номерами («Поле1», «Поле2» и т. д.).
На вкладке Создание в группе Таблицы щелкните Таблица . [pic]
Приложение Access создаст базу данных с пустой таблицей с именем «Таблица1» и откроет эту таблицу в режиме таблицы. При этом будет выделена первая пустая ячейка столбца Добавить поле ..
- Чтобы добавить данные, начните их вводить в первую пустую ячейку или вставьте данные из другого
- Для переименования столбца (поля) дважды щелкните заголовок столбца и введите новое имя. Рекомендуется присваивать полям значимые имена, чтобы при просмотре области списка полей было понятно, что содержится в каждом поле.
- Для перемещения столбца сначала щелкните его заголовок, чтобы выделить столбец, а затем перетащите столбец в нужное место.
- Кроме того, можно выбрать сразу несколько смежных столбцов, а затем одновременно перетащить их в новое место. Чтобы выбрать несколько последовательно расположенных столбцов, щелкните заголовок первого столбца, а затем, удерживая нажатой клавишу SHIFT, щелкните заголовок последнего столбца.
Создание таблицы в режиме конструктора
В режиме конструктора сначала создается структура новой таблицы. Затем можно переключиться в режим таблицы для ввода данных или ввести данные, используя другой метод, например вставку или импорт.
- На вкладке Создание в группе Таблицы щелкните Конструктор таблиц . [pic]
- Для каждого поля в таблице введите имя в столбце Имя поля , а затем в списке Тип данных выберите тип данных.
- Когда все необходимые поля будут добавлены, сохраните таблицу:
4 Щелкните значок Кнопка Microsoft Office [pic] , а затем выберите команду Сохранить .
Создание таблицы на основе шаблона
В приложении Access имеются шаблоны для часто используемых типов таблиц. Одним щелчком мыши можно создать полную, сконфигурированную и готовую к использованию структуру таблицы. Чтобы привести таблицу в соответствие со своими запросами пользователь может добавлять или удалять поля.
- На вкладке Создание в группе Таблицы щелкните Шаблоны таблицы и затем выберите из списка один из доступных шаблонов.
- Данные можно ввести в первую пустую ячейку таблицы или вставить их из другого источника в соответствии с инструкцией, приведенной в разделе [link] Выбор имен для полей Программа Microsoft Access не накладывает никаких особенных ограничений на задание имени поля. Это может быть любой набор из 64 символов: — имя должно быть простым и коротким; — ОформлятьПодобнымОбразом то есть делать заглавной каждую букву слова, включенного в имя поля, например «ВсегоНаСкладе»; — несмотря на то, что в имени поля можно ставить пробелы, лучше этого не делать при ссылке на такие поля в запросах придется использовать скобки, а это неудобно; — поля нужно именовать однозначно не следует делать два поля с названиями «Цена_Продукта» и «ЦенаПродукта», легко перепутать их назначение; — если одни и те же данные используются в разных таблицах, то поля должны называться одинаково. Распределение информации
Лучше всего включать в одно поле как можно меньше информации. Например, вместо поля «ИмяФамилия» можно использовать два поля одно для имени, другое для фамилии. Это позволит избежать многих ошибок, ведь в случае указания имени могут появиться варианты» Иван Петров» и «Петров Иван», а это уже два разных варианта. Использование отдельных ячеек упрощает многие процедуры.
Форматирование внешнего вида таблицы
В группе Шрифт вкладки Главная есть команды оформления таблицы. Оформлять отдельные ячейки с их помощью нельзя команды применяются сразу ко всей таблице целиком. [pic] Нагляднее всего вызвать окно форматирования. Для этого нужно нажать на кнопку справа от слова «Шрифт», обозначающего группу. В данном окне указываются чередующиеся цвета таблицы, цвет границ ячейки и другая информация. Изменить размеры полей можно с помощью мыши. При этом увеличение ширины одной записи приведет к увеличению ширины всех записей таблицы. [pic]
Некоторые столбцы можно спрятать. Для этого нужно щелкнуть правой кнопкой мыши по имени столбца и в появившемся контекстном меню выбрать пункт Скрыть или Отобразить. Столбцы в таблице можно менять местами, однако их порядок не играет ни какой роли, потому что в запросах и отчетах обращение к столбцам идет по имени, а не по положению в таблице. Точно также нет смысла скрывать или отображать поля.
Порядок отображения записей
Порядок отображения записей не оказывает ни какого влияния на саму таблицу. Записи можно сортировать и фильтровать. Сортировку можно провести, щелкнув правой кнопкой мыши по имени поля и выбрав в появившемся контекстном меню соответствующую команду.
Для фильтрации можно использовать другое меню, которое открывается, если щелкнуть мышью по маленькому треугольнику справа от имени поля. Фильтры позволяют выборочно отображать записи. [pic] [pic] Фильтрацию также можно установить через контекстное меню, которое появится, если щелкнуть по полю правой кнопкой мыши. В этом случае будет предложено настроить фильтрацию по значению данной ячейки.
- поле, которое используется для сравнения;
- оператор, описывающий тип сравнения;
- величина, с которой должно сравниваться значение поля.
Выражения и операторы, применяемые в условиях отбора.
Вводятся без ограничений
Должен быть заключен в кавычки
Ограничиваются с двух сторон символами #
Источник: vsesdali.com
Презентация «Программа Microsoft Office Access2007»
После того как вы поделитесь материалом внизу появится ссылка для скачивания.
Получить код —>
Подписи к слайдам:
- Базы данных. Работа с шаблоном.
- 11.01.18
- Типы баз данных
- табличные БД данные в виде одной таблицы
- сетевые БД набор узлов, в котором каждый может быть связан с каждым.
- иерархические БД в виде многоуровневой структуры
- реляционные БД набор взаимосвязанных таблиц
- 11.01.18
- Данная программа является наиболее сложной из всех офисных приложений.
- Данная программа предназначена для управления базами данных (БД) – класс таких программ называют СУБД.
- БД используют в том случае, когда данных много, они связаны между собой и их требуется анализировать и выдавать в понятном виде, а не в виде громадных распечатков.
- 11.01.18
- СУБД позволяет не только ввести огромное количество данных, но и обработать их, упорядочить, вывести в удобной форме.
- И, при этом, не требуется написания каких – либо программ, не требуя навыков программирования.
- БД состоит из следующих объектов:
- таблицы: хранятся данные, которые являются «ядром» БД. Таблиц может быть несколько.; она состоит из записей (строк) и полей (колонок). Ячейки таблицы в Access не могут хранить никаких формул, они предназначены для хранения данных. Это позволяет разделить данные и средства их анализа;
- запросы: позволяют обрабатывать таблицы. Они помогают выбрать информацию по какому – либо критерию.
- 11.01.18
- БД состоит из следующих объектов:
- формы: обеспечивают более наглядную работу с таблицами;
- отчеты: средство представления данных. Отчеты могут быть оформлены и распечатаны, а также экспортированы и использованы в других программах;
- макросы: средство автоматизации работы;
- VBA- модули: программы , написанные на языке программирования Visual Basic.
- Общая схема создания БД: подготовить пустые таблицы; создать удобные формы для ввода данных; создать требуемые запросы; создать отчеты.
- 11.01.18
- Количество полей определяется разработчиком и не может изменяться пользователем.
- Любое поле должно иметь уникальное имя.
- Поля могут иметь различный тип:
- строка символов (длиной до 255 символов)
- вещественное число (с дробной частью)
- целое число
- денежная сумма
- дата, время, дата и время
- логическое поле (истина или ложь, да или нет)
- многострочный текст (МЕМО)
- рисунок, звук или другой объект (объект OLE)
- 11.01.18
- Ключевое поле
- Ключевое поле (ключ) – это поле (или комбинация полей), которое однозначно определяет запись.
- В таблице не может быть двух записей с одинаковым значением ключа.
- Могут ли эти данные быть ключом?
- фамилия
- имя
- номер паспорта
- номер дома
- регистрационный номер автомобиля
- город проживания
- дата выполнения работы
- 11.01.18
- 11.01.18
- 11.01.18
- 11.01.18
- 11.01.18
- Для чего предназначена база данных?
- Приведите примеры базы данных.
- Сформулируйте основные объекты БД.
- Дайте определение поля, приведите примеры.
- Какие форматы данных существуют для объекта «поле»?
- Что такое запись?
- Ключевое поле. Объясните это понятие, приведите пример.
- 11.01.18
Источник: uchitelya.com
1. Основные понятия и объекты субд access 2007 Общие сведения о программе Access
Access является наиболее сложной программой из всех офисных приложений Microsoft Office. Чтобы начать работу с этой программой, вначале необходимо создать структуру базы данных, подробно ее описать, а затем создать различные формы.
ACCESS – это реляционная СУБД. Это означает, что с ее помощью можно работать одновременно с несколькими таблицами базы данных, эти таблицы между собой связаны. Таблицу ACCESS можно связать с данными, хранящимися на другом компьютере. Данные ACCESS очень просто комбинировать с данными EXCEL, WORD и другими программами Office.
Access во многом похож на Excel. Основное различие между таблицей БД и электронной таблицей – в системе адресации: в электронной таблице адресуется каждая ячейка, а в таблице БД – только поля текущей записи.
База данных состоит из следующих компонентов:
Таблицы – основные объекты базы данных (БД). В них хранятся данные. Реляционная база данных может иметь много взаимосвязанных таблиц. Сведения по разным вопросам следует хранить в разных таблицах. В БД столбцы называются полями, а строки – записями. Для работы таблицу необходимо открыть.
Перед окончанием работы ее следует закрыть, предварительно сохранив все изменения.
Запрос – это средство, с помощью которого извлекается из базы данных информация, отвечающая определенным критериям. Результаты запроса представляют не все записи из таблицы, а только те, которые удовлетворяют запросу.
Формы – Обеспечивают более наглядную работу с таблицами, с помощью форм в базу вводят новые данные или просматривают имеющиеся.
Отчеты – средство представления данных таблиц. Отчеты могут быть оформлены надлежащим образом и распечатаны в том виде, в котором требуется пользователю.
Макросы – набор из одной или более макрокоманд, выполняющих определенные операции (открытие форм, печать отчетов)
Модули — это программы, написанные на языке программирования Visual Basic.
Таблицы
С таблицами можно работать в двух режимах таблицы и конструктора.
В режиме таблицы можно начать ввод данных сразу, структура таблицы при этом будет создаваться автоматически. Полям присваиваются имена с последовательными номерами («Поле1», «Поле2» и т. д.).
На вкладке Создание в группе Таблицы щелкните Таблица.
Приложение Access создаст базу данных с пустой таблицей с именем «Таблица1» и откроет эту таблицу в режиме таблицы. При этом будет выделена первая пустая ячейка столбца Добавить поле..
- Чтобы добавить данные, начните их вводить в первую пустую ячейку или вставьте данные из другого
- Для переименования столбца (поля) дважды щелкните заголовок столбца и введите новое имя. Рекомендуется присваивать полям значимые имена, чтобы при просмотре области списка полей было понятно, что содержится в каждом поле.
- Для перемещения столбца сначала щелкните его заголовок, чтобы выделить столбец, а затем перетащите столбец в нужное место.
- Кроме того, можно выбрать сразу несколько смежных столбцов, а затем одновременно перетащить их в новое место. Чтобы выбрать несколько последовательно расположенных столбцов, щелкните заголовок первого столбца, а затем, удерживая нажатой клавишу SHIFT, щелкните заголовок последнего столбца.
Создание таблицы в режиме конструктора В режиме конструктора сначала создается структура новой таблицы. Затем можно переключиться в режим таблицы для ввода данных или ввести данные, используя другой метод, например вставку или импорт.
- На вкладке Создание в группе Таблицы щелкните Конструктор таблиц.
- Для каждого поля в таблице введите имя в столбце Имя поля, а затем в списке Тип данных выберите тип данных.
- Когда все необходимые поля будут добавлены, сохраните таблицу:
4 Щелкните значок Кнопка Microsoft Office
, а затем выберите командуСохранить. Создание таблицы на основе шаблона В приложении Access имеются шаблоны для часто используемых типов таблиц. Одним щелчком мыши можно создать полную, сконфигурированную и готовую к использованию структуру таблицы. Чтобы привести таблицу в соответствие со своими запросами пользователь может добавлять или удалять поля.
- На вкладке Создание в группе Таблицы щелкните Шаблоны таблицы и затем выберите из списка один из доступных шаблонов.
- Данные можно ввести в первую пустую ячейку таблицы или вставить их из другого источника в соответствии с инструкцией, приведенной в разделе Копирование данных из другого источника в таблицу Access.
Удаление столбца Щелкните заголовок столбца правой кнопкой мыши, а затем выберите команду Удалить столбец
.
Источник: studfile.net