Работа с документами зачастую производится на электронных носителях. Бумажная документация получает своих двойников в виртуальном мире. Иногда предприятия вообще обходятся без бумаги, используя только электронные документы. Это делает рабочий процесс намного динамичнее.
Отсутствие системы электронного документооборота на предприятии говорит скорее не о консервативных методах ведения бизнеса, а о незрелости бизнес-процессов и нежелании вводить инновации на предприятии. В этой статье мы расскажем о преимуществах СЭД или же иными словами ECM-системы.
Ключевые составляющие СЭД
Для начала разберемся же, что такое система электронного документооборота. СЭД – это многопользовательская электронная система, которая сопровождает рабочий процесс с целью ускорить и обеспечить выполнение организационных функций. Иными словами – это круговорот документа в электронном хранилище. Первым этапом работы СЭД является создание документа.
После проверки всех реквизитов, документ отправляется на утверждение, после чего он регистрируется в системе. После этого идет исполнение подписанного документа. После проведенной аналитики, документ отправляется на хранение. Весь этот процесс может занять несколько минут. Работа с документов производится, не покидая рабочего места.
Принципы электронного документооборота
Рисунок 1 – Путь документа в Системе электронного документооборота
Преимущества автоматизации документооборота
Рассмотрим, в чем преимущества системы электронного документооборота для каждого ключевого звена организации. Вероятно, все «плюсы» СЭД в полной мере ощутят руководители предприятий. Они смогут контролировать работу всей организации в несколько кликов. Из-за этого возрастёт управляемость и укрепиться исполнительская дисциплина. Как именно?
Все просто — с помощью СЭД можно организовывать коллективную работу, а также делегировать задачи. Руководитель сможет видеть занятость своих сотрудников. Главной привилегией для финансовых директоров станет эффективность возврата инвестиций. ИТ-директоры смогут построить информационную систему на единой платформе, которая легкая интегрируется с другими системами.
Система электронного документооборота существенно упростит работу канцелярии, так как объем бумажного документооборота сократиться в несколько раз. Программа так же будет контролировать сроки и результаты исполнения и оповещать об этом ответственных. Но главным достоинством автоматизации документооборота является оперативность поиска нужной информации и своевременное составление отчетов.
1С:Документооборот как инструмент создания ECM-системы
Теперь же более детально познакомимся с «1С:Документооборот». Программа позволяет обеспечить автоматизацию полного цикла работы с документами. Весь учет документов в программе реализован в соответствии с действующей нормативной документацией. Весомым преимуществом данной программы есть то, что она подстраивается индивидуально под каждого клиента.
Версии программы ПРОФ и КОРП предназначены для бизнесов разных масштабов. Так, КОРП имеет более расширенный функционал и подходит для больших и средних предприятий, а ПРОФ с меньшим функционалом — для малого бизнеса. Соответственно и цена этих комплектующих будет различаться. Так же, возможность использования программы «1С:Документооборот» не зависит от отраслевой принадлежности предприятия, его структуры, организационной формы, вида деятельности, численности персонала и т. д. Система может быть настроена и адаптирована под конкретные задачи и требования клиента.
Работа с входящими и исходящими документами в 1С:Документооборот
Источник: efsol.ru
Система электронного документооборота
Программа «1С:Документооборот» — классическое решение для запуска системы электронного документооборота (СЭД) на предприятии. Это надежный продукт с удобным интерфейсом и понятными бизнес-процессами для всех сотрудников предприятия, независимо от должности и уровня подготовки.
Компания «1С-Рарус» активно внедряет СЭД на базе «1С:Документооборот» с 2009 года. Мы завершили более 100 проектов, среди которых 35 для крупных корпоративных клиентов со сложной системой документооборота.
Наши специалисты разработают и воплотят индивидуальный план внедрения СЭД для вашей компании или помогут вам пройти отдельные этапы автоматизации.
Узнать стоимость внедрения
Преимущества системы электронного документооборота
Быстро и надежно
Обменивайтесь электронными документами с коллегами и другими компаниями. Благодаря электронным подписям даже юридические документы будут в полной безопасности, а удобные фильтры помогут найти нужную бумагу в несколько кликов.
Полный порядок
Оставьте в прошлом потери документов и простой важных задач. Благодаря организации хранения документов и бизнец-процессам у всех бумаг будет место, а у каждого сотрудника — план действий в любой рабочей ситуации.
Управление с комфортом
Управляйте загрузкой сотрудников, проверяйте эффективность работы, следите за выполнением поручений.
Никаких ошибок
Исключите человеческий фактор. Автоматизация позволяет избежать множества ошибок в документах, которые дорого обойдутся компании.
Нужна помощь? Появились вопросы?
Заказать автоматизацию
Получить
консультацию специалиста
Почему стоит автоматизировать документооборот
Качество, признанное профессионалами
Фирма «1С» признала лучшим проект по внедрению «1С:Документооборот КОРП» для компании «ТатНефть» в 2016 году.
- Компания «ТатНефть» перешла на безбумажный документооборот первичных учетных документов.
- Документооборот с внешними контрагентами происхдит по утвержденным форматам ФНС России.
- Подразделения компании работают с утвержденными внутренними форматами электронных документов.
«1С:Документооборот»
внедренный продукт
2500 рабочих мест
автоматизировано
8,5 месяцев
велись работы
9 из 10
оценка заказчика
Гарантия качества при разумной цене
Мы держим цены на конкурентном уровне и готовы поручиться за свою работу.
Более 29 лет опыта
Компания «1С‑Рарус» работает на отечественном рынке с 1994 года.
Штат профессионалов
70 сотрудников «1С‑Рарус» сертифицированы по системе «1С:Документооборот». Для вас будут работать лучшие.
Большое портфолио
Более 100 проектов для больших и маленьких компаний из самых разных сфер деятельности подтверждены отзывами.
План внедрения СЭД на предприятии по шагам
Обследование предприятия
Изучаем, как работает ваша компания сейчас. Фиксируем проблемы и находим неоптимальные точки в процессах, из-за которых вы теряете деньги и время. Формулируем задачи автоматизации.
Разработка регламентирующих документов
- приказ о внедрении СЭД,
- приказ о работе в СЭД,
- должностные инструкции,
- положения о работе с различными системами документации.
Разработка технического проекта
Решаем, какие технические решения потребуются для автоматизации и как именно их будут использовать чтобы достичь ваших целей. Все решения отражаем в документе и утверждаем его с вами.
Технические работы по автоматизации ДО на базе «1С:Документооборот»
На основе классического функционала продукта «1С:Документооборот» разрабатываем технические решения, которые будут подходить вашей компании.
Разработка пользовательских инструкций
Пишем документацию для пользователей СЭД чтобы любой сотрудник, независимо от уровня подготовки, понимал, как ему работать с системой.
Обучение персонала
Объясняем сотрудникам вашей компании, как пользоваться всеми участками системы, которые нужны им для работы.
Ввод системы «1С:Документооборот» в эксплуатацию
Процесс автоматизации у финишной черты. Вы представляете эффект от автоматизации, технические решения готовы и испытаны, сотрудники знают, что им делать. Запускаем вашу СЭД.
Поддержка системы «1С:Документооборот»
Может быть, вы захотите автоматизировать что-то еще или вам потребуется участие специалистов. Компания «1С-Рарус» гордится своим опытом поддержки клиентов и всегда готова прийти на помощь.
Каждая автоматизация уникальна
Обратитесь сегодня и получите индивидуальное предложение по внедрению СЭД, которое подходит именно вашей компании.
Заказать автоматизацию
Рассчитать стоимость
Отзывы о внедрении СЭД
Ахметшин Рамиль Ахметович
заместитель главного бухгалтера, куратор проекта в ПАО «Татнефть»
Сегодня в системе ЭДО на базе «1С» уже успешно работают 2500 сотрудников ПАО «Татнефть», организован оперативный обмен документами как внутри предприятия, так и с внешними контрагентами. Наша задача на стратегическую перспективу — перевести весь внутренний документооборот в электронный вид и сделать систему ЭДО системой холдингового уровня, к которой поэтапно будут подключены все дочерние предприятия «Татнефть» (более 160 организаций), а также привлечь к электронному обмену документами максимальное количество наших контрагентов, которых — десятки тысяч.
Зимина Татьяна Сергеевна
руководитель группы электронного документооборота ФКП «Завод имени Я. М. Свердлова»
Документы стали правильно и грамотно оформляться, сама процедура стала контролируемой. Результаты проекта смогли оценить и руководители подразделений, которые стали тратить на проверку и согласование договоров меньше времени. Тем самым высвобождено время на принятие управленческих решений. Специалисты компании в ходе проекта оказывали неоценимую консультационную поддержку по построению бизнес-процессов в новой системе.
Илья Спевак
руководитель проектов «Кидзании»
Наши ожидания от внедрения полностью оправдались. Специалисты учли специфику нашего бизнеса, в определенной мере уникальную для российского рынка, и доработали решения согласно нашим условиям и пожеланиям. Многие знают, как много времени требуется на анализ информации и составление отчетности. Не стоит забывать и о человеческом факторе — допущенные ошибки могут самым негативным образом отразиться на бизнесе, поэтому еще на начальном этапе становления мы приняли решение об автоматизации главных бизнес-процессов. Каждый день к нам приходят несколько сотен маленьких гостей и их родителей и оптимизация процесса продаж билетов, а также обладание оперативной информацией о жизни парка значительно экономит время сотрудников и обеспечивает возможность планирования деятельности в краткосрочной и долгосрочной перспективе.
«1С:Документооборот» интегрирован не только в информационную систему предприятия на основе программ «1С», но и в мировую систему международной компании «Киндзания». Клиент перешел на безбумажный бизнес-процесс согласования документов.
Заинтересованы в сотрудничестве?
Нужна консультация?
Свяжитесь с нами!
Заказать обратный звонок
Сайты «1С-Рарус» используют cookie для персонализации и хранения настроек. Используя наши сайты, Вы соглашаетесь с обработкой персональных данных и Политикой конфиденциальности rarus.ru .
Сдвиньте, чтобы закрыть
Источник: rarus.ru
1С:Документооборот – это электронная папка
со всеми рабочими документами, которая всегда под рукой.
Система электронного документооборота (СЭД) предназначена для автоматизации полного цикла работы с документами, для упорядочивания взаимодействия между сотрудниками, а также для контроля за использованием рабочего времени.
Документооборот 1С – это современный продукт фирмы «1С», который может полноценно работать сразу после установки, если вам будет достаточно стандартного функционала. В помощь пользователям системы автоматизации документооборота в 1С предлагают более четырех десятков готовых маршрутов согласования документов, настроенные роли пользователей, более двух десятков шаблонов документов, соответствующих требованиям ГОСТов.
Автоматизация документооборота с помощью 1С:Документооборот обеспечит безопасное и централизованное хранение данных. Программа для документооборота подходит для предприятий малого, среднего и крупного бизнеса. Из главных преимуществ – оптимизация бизнес-процессов, минимизация рисков, снижение затрат предприятия и, соответственно, рост прибыли. Также важно: система автоматизации делопроизводства и документооборота улучшает трудовую дисциплину, повышает скорость работы и ответственность сотрудников.
Автоматизация документооборота
Ключевые функции
Работа с договорами
Для облегчения работы сотрудников различных служб с договорами есть возможность настроить процесс согласования/подписания в удобном для всех формате, предусмотреть шаблоны, которые наиболее востребованы в данной компании. В программе документооборота есть возможность формировать договора, документы, распоряжения в пару кликов по предварительно настроенному шаблону.
Мгновенный доступ к файлам
Автоматизация документооборота — это виртуальный архив данных, из которого можно в любой момент выгрузить скан договора, распоряжения, прочего (входящая/исходящая корреспонденция). Доступ к файлам с различных устройств. Предоставляется бесплатный мобильный клиент. Можно также работать на планшетах. Существует возможность подключиться к программе через веб-браузер и удаленно работать без привязки к стационарному месту работы.
Электронное согласование всех документов
Можно построить маршруты согласования как простые (версия ПРОФ), так и сложные (версия КОРП).
Настраиваемая конфиденциальность
Автоматизация работы с документами предусматривает быстрый доступ определенной категории сотрудников к обусловленной некоторыми ограничительными рамками информации. Пользователь контактирует с документами, к которым у него есть персональный доступ.
Корпоративная почта
В Документооборот 1С встроена полноценная корпоративная почтовая система, которая включает в себя весь традиционный функционал. Вся почта хранится на сервере 1С:Документооборота надежно, централизованно, по единым правилам. Внешняя почта доставляется через внешний почтовый сервер, внутренняя – не выходит за границы системы. Письма являются такими же учетными единицами, как акт или договор.
Планирование и учет рабочего времени
В Документооборот 1С широкий функционал: общие и личные календари, ежедневные отчеты, хронометраж рабочего времени, статистика пропусков. Если вести календарь, то можно видеть загруженность, планы на рабочий день по сотрудникам. Можно ставить задачи сотрудникам напрямую в программе Документооборот 1С и контролировать их выполнение. Делегирование полномочий — когда кто-то идет в отпуск, то его полномочия (согласование, задачи, прочее) переходят заместителю или коллеге.
Ведение проектов и контроль исполнения
Исполнение и планирование проектных задач, отчетность, учет данных в разрезе проектов, загрузка из MS Project, диаграмма Ганта, учет трудозатрат по проектам, контрольные точки проекта.
Инструменты для совместной работы
Можно готовить внутренние, внешние и протокольные мероприятия. Например, при сборе совещания программа будет показывать, кто в отпуске/командировке, для того чтобы можно было это учесть. С помощью программы можно резервировать переговорную, давать отдельным сотрудникам задачи на совещания (подготовить отчет, прочее). Программа автоматизации документооборота позволяет организовывать коллективные голосования и обсуждения на форуме
Интеграция со всеми решениями 1С:Предприятие
Бесшовная интеграции с информационными системами и решениями 1С, помогает использовать возможности 1С:Документооброт в интерфейсе любых других конфигураций. Важно, что настраивается автоматическая синхронизация данных.
Интеграция с облачным хранилищем
Синхронизация файлов пользователя Документооборот 1С с облачными сервисами. Это дает возможность создавать и редактировать файлы на любых устройствах в любой точке мира, онлайн или офлайн.
Версии программы для документооборота
1С:Документооборот 8 ПРОФ
«1С:Документооборот 8 ПРОФ» подходит для компаний с простой структурой организации и документооборотом. Эта версия без отраслевой специфики, ее можно эффективно использоваться для автоматизации документооборота как в бюджетном секторе, так и в коммерческих предприятиях. Будучи универсальной, программа легко может быть настроена и адаптирована под специфику конкретной организации
1С:Документооборот 8 КОРП
«1С:Документооборот 8 КОРП» подходит для крупных компаний со сложным процессом документооборота и сложной структурой. Автоматизация документооборота на предприятии с помощью этой версии в комплексе решает широкий спектр задач автоматизации учета документов, взаимодействия сотрудников, контроля и анализа исполнительской дисциплины. Программа поддерживает многопользовательскую работу в локальной сети или через Интернет, в том числе и через веб-браузеры.
С:Документооборот государственного учреждения 8
«1С:Документооборот государственного учреждения 8» — идеальный помощник для госструктур и крупных муниципальных учреждений. Автоматизированный документооборот позволяет организовать работу с документацией в полном соответствии с делопроизводственными стандартами, ГОСТами и нормативно-правовыми актами. Решение автоматизирует учет и регистрацию всей корреспонденции, процессы рассмотрения документов и упрощает исполнение обращений граждан в муниципальных и государственных учреждениях. Более того, все данные надежно хранятся в безопасных массивах, что исключает риски потери информации.
Читайте подробнее о программе ТУТ
Закажите консультацию
и наш специалист свяжется с Вами в течение 10 минут
Наши преимущества в
автоматизации работы с документами
Для качественного внедрения программы документооборота и получения консалтинговых услуг фирма «1С» рекомендует в первую очередь обращаться за услугами к партнерам со статусом «Центр компетенции по документообороту» (ЦКД).
Компания «Кодерлайн» с 2016 года является сертифицированным «Центром компетенции по документообороту». Этот престижный сертификат фирма «1С» выдает только тем компаниям-франчайзи, которые подтверждают наличие компетенций, с помощью которых клиенту смогут обеспечить качественную автоматизацию документооборота на базе программного продукта «1С:Документооборот 8». В «Кодерлайн» работают сертифицированные специалисты 1С, у нас большой опыт внедрений, качественное сопровождение и профессиональное обучение пользователей. Также есть дополнительное преимущество: личная благодарность от фирмы «1С» за активное участие в «проекте по внедрению программного продукта «1С:Документооборот» в качестве субподрядчика».
Источник: www.koderline.ru