1с документооборот описание программы

Содержание

В конце прошлого года «Фирма 1С» выпустила обновление продукта #1с Документооборот 3.0. С тех пор прошло почти полгода и сейчас самое время проанализировать, стоит ли переходить на этот продукт.

2414 просмотров

Если в двух словах – переходить стоит. Главное отличие 1С#документооборот 3.0. от 1С:Документооборот 2.1. – он проще, понятнее, логичнее. В новой версии отвалилось много функций, с которыми мог справиться только администратор.

Она стала доступнее рядовому сотруднику. Появилось много шаблонов, скриптов, форм, заточенных под конкретные отделы и должности. Интерфейс интуитивно понятный, меньше настроек и меню.

Помимо удобства появилось много функций, которые облегчают работу, особенно для юридических отделов. В новой версии появилась настройка реестров документов, возможность параллельного согласования и даже работа в режиме рецензирования. И это далеко не всё.

А теперь пройдёмся по каждому преимуществу.

Настройка реестров документов

В старой версии все документы были, грубо говоря, «свалены в кучу». Для юридического отдела нужно было каждый раз создавать отдельный реестр документа вручную.

Возможности программы 1С Документооборот 8 КОРП | Хьюмен систем

В новой версии появилась возможность объединять документы в отдельные реестры. В свою очередь, реестры, можно сортировать по собственному усмотрению и создавать их столько сколько нужно.

Обработка документов

Обработка документов (согласование, рассмотрение и т. п.) стала более логичной и понятной. В отдельной вкладке можно посмотреть все этапы, которые прошёл документ.
Больше не нужно проваливаться в отдельное меню, смотреть какие процессы происходили до этого, какой процесс выполняется в данный момент. Вся информация размещается на одном экране, всё достаточно просто и логично.

Настройка заместителей и помощников

В предыдущей версии, чтобы оформить отпуск, отгул, назначить заместителя либо помощника нужно было обратиться к администратору. Он выдавал права доступа и долго показывал, как всё настроить. В новой версии всё гораздо проще. Любой сотрудник может это сделать в несколько кликов.

Важно отметить еще одно нововведение. Теперь руководитель может выбрать какие функции будут доступны заместителю. Функции можно выбрать по определенным параметрам, либо предоставить полный доступ.

Управление размещением реквизитов

В предыдущей версии также можно было создавать реквизиты. Но там они складывались без сортировки в отдельную папку.

В 1С:Документооборот 3.0 реквизиты можно создавать и тут же распределять по документу. То есть теперь не нужно переходить на какие-то другие вкладки и вручную искать реквизиты.

Этапы обработки документов

У каждого документа может быть состояние: «в работе», «подписан», «на согласовании», «на рассмотрении» и так далее. В предыдущей версии пользователь отмечал эти этапы вручную.

В 1С:Документооборот 3.0 это происходит автоматически. Статус документа меняется в зависимости от того на каком этапе исполнения находится задача.

1С:Документооборот — секрет популярности, обзор системы.

Дополнительное ознакомление

Если новый сотрудник приходит в организацию он, как правило, должен ознакомиться с рядом документов. Раньше для этого нужно было создавать отдельную рассылку. В новой версии эта функция автоматизирована.

В систему просто добавляется новый сотрудник и ему документ отсылается автоматически. При этом не нужно удалять старых сотрудников или создавать новую рассылку. Достаточно добавить нового сотрудника в старую рассылку и нажать «обновить». Документы приду только ему.

Дополнительное согласование

Аналогичное изменение и с согласованием. Если в процесс добавлен новый сотрудник, общее согласование документа не надо назначать заново. Уведомление придёт только новому сотруднику.

Также можно добавлять нового сотрудника для согласования даже после того как документ согласован. В этом случае уведомление придёт только ему, но процесс не надо запускать заново.

Совмещение должностей

Ещё одно отличие 1С:Документооборот 3.0 от 1С:Документооборот 2.1. В старой версии должность сотрудника настраивалась в зависимости от подразделения.

В новой версии одного человека можно назначить на несколько должностей. Один и тот же сотрудник будет заходить под своим логином и паролем в разные должности с сохранением всех настроек и функций.

Шаблоны рабочих столов

В предыдущей версии администратор должен был настраивать рабочий стол под каждого конкретного работника. В новой версии этого нет. Здесь появились шаблоны под конкретную должность и под конкретный отдел.

Как правило сотрудники, которые раньше не сталкивались с 1С, не обращают внимание на индивидуальные настройки. Из-за этого много рабочего времени тратится впустую. Шаблоны закрывают этот недочет.

При желании сотрудник может настроить определенные функции под свои потребности, либо оставить все как есть. Этого достаточно для продуктивной работы.

Делопроизводство в 1С

Ведение учета внутри компании непременно связано с обработкой множества бумажных документов. Оформление всех документов проводится через программу 1С:Документооборот которая автоматизирует и упрощает процесс создания и обращения всех бумаг. Этот процесс в программе называется делопроизводством.

Эти бумаги и файлы не остаются на месте – они непременно передаются в другие отделы, поставщикам, клиентам и другим партнерам, создаются специальные копии. Эти процессы называются документооборотом – обменом важными бумагами между сотрудниками компании и их правильное оформление для отправки партнерам.

Есть несколько весомых преимуществ такого документооборота. История взаимодействий и оформления заявок от одного отдела к другому хранится в системе и позволяют проверить всю работу сотрудников. К тому же, количество распечатанных бумаг, которые приходится хранить в офисе, заметно сокращается. Документооборот компании в программе 1С – это наиболее точный способ ведения внутреннего учета.

Типы документов в 1С Документооборот

Для правильного ведения учета операций, проходящих внутри организации, необходимо ввести определенную группировку. Все документы имеют свое направление – возможно, это внутренняя записка или счет на оплату, который пришел от поставщика. Документация разделяется на три потока, чтобы работа с ними велась отдельно и не пересекалась:

Входящие
Исходящие
Внутренние

Перед тем как информация, полученная в документации от партнера, перейдет к другому партнеру (станет исходящим документом), она должна быть обработана. Доступ к документу ограничивается администратором, и каждый работник будет менять статус оформления документа в программе. По мере изменения статуса он будет переходить из отдела в отдел, а затем на его основе оформится исходящий документ.

Входящие документы

Входящими являются те документы, которые поступают в компанию извне.

Есть несколько источников:

Почта;
Электронная почта;
Курьер;
Передача представителем другой компании.

Каждый из таких документов регистрируется и проходит три стадии обработки:

Первичная регистрация (записывается основная информация, которая поможет распознать бумагу);
Рассмотрение (выполняется одним из сотрудников компании);
Исполнение (этой стадии может не быть).

В 1С можно записывать документацию, которая поступает от физических или юридических лиц. Под входящими документами может пониматься счет на оплату, претензия и т.п. На каждое входящее обращение следует давать ответ, но перед этим придется поменять несколько статусов по каждому запросу.

Во-первых, при попадании к одному из сотрудников организации документация будет зарегистрирована. Она получит статус запроса. В ходе рассмотрения следует поставить статус «В обработке», и, после того, как решение будет принято, обработка подходит к стадии «Исполнение», а статус меняется на «Ответ на запрос».

Исходящие документы

Под исходящим документом понимается бумага, которая оформляется внутри организации для отправки партнерам или же надзорным органам. Так, например, при помощи 1С удобно формируются отчеты для налоговой инспекции. Легко здесь создать документы для создания заказа поставщику и отправления чека своим клиентам.

Исходящая документация может стать ответом на входящий запрос или же быть создана сама по себе. Она создается в несколько этапов:

Создание текста, указание типа документа (запрос, требование, претензия, жалоба).
Согласование текста и корректировка. Лица, принимающие решение, должны ознакомиться с получившимися формулировками и внести свои исправления, если необходимо.
Утверждение текста. Когда все лица, принимающие решение, согласятся с принятыми корректировками, можно переходить к следующему шагу.
Регистрация в системе. Документу присваивается номер, заполняются основные поля, отражающие суть и цель отправки исходящей документации.

В системе 1С фиксируется только последняя стадия создания – регистрация. Идентификационный номер должен присваиваться ответственным работником (чаще секретарем) после того, как текст пройдет согласование, корректировки и утверждение ответственными лицами. До этого документация существует традиционно только на бумаге.

Внутренние документы

Любое движение денежных средств и материалов должно регистрироваться документально. Если операции не записывать или же не зарегистрировать всего одну операцию, можно сбиться в счете – «пропадут» деньги или материалы. Наиболее надежным способом учета является использование компьютерной программы, в том числе 1С.

Внутренняя документация может являться частью обработки входящих или исходящих запросов. В процессе принятия решения необходимо фиксировать отпуск товара или разрешение на оплату по счету, потому что все эти действия являются частью обработки запросов. К внутренней документации относятся служебные записки, приказы и другие важные бумаги.

Виды документа

Вид – это параметр, который влияет на:

Плановый период обработки документации;
Необходимые действия при обработке и перечень лиц, принимающих решение;
Способ присвоения регистрационного номера.

Для каждого потока исходящей документации существуют отдельные виды. Так, например, для внутреннего потока в 1С созданы следующие позиции:

Бухгалтерский отчет;
Трудовой договор;
Приказ по кадрам;
Информационно-справочный документ;
Регламент;
Приказ по основной деятельности;
Служебная записка.

В зависимости от потребностей и специфики работы организации можно создавать дополнительные виды документов с нужными полями. Стандартные шаблоны не всегда подходят, и поэтому в новых шаблонах можно изменить практически все параметры, чтобы сразу же можно было распечатать или отправить готовый документ, оформленный по стандартам компании.

Правила присвоения регномера

Регистрационный номер является главным реквизитом документа и является уникальным. Поиск отдельно взятой бумаги можно выполнить по номеру, поскольку идентичных сочетаний цифр не будет. Программа 1С ввела гибкую систему создания идентификационного номера. В него включаются и стандартные данных, и дополнительные.

В число стандартных данных, которые включаются в регистрационный номер, входит дата, вид, наименование корреспондента и подразделение, которое работает над документацией. Каждому виду и направлению присваивается свой номер. Его можно всячески видоизменять, чтобы по набору цифр было понятно, исходящий это запрос или входящий, а также какой отдел занимается его обработкой.

Каждый рабочий год регистрационные номера обновляются и начинаются с цифры 1. Также возможно присвоение совместного номера, когда в составлении документации участвовало несколько организаций. В этом случае под номером в базе данных ставится заметка о номере в базе данных другой компании. Короткие комбинации можно записывать в одну строку через дробь.

Учетно-регистрационная карточка

Для каждого документа независимо от его типа создается учетно-регистрационная карточка. Она напоминает функцию «Предпросмотр» в графических редакторах – здесь можно увидеть заполненный данными шаблон. Но это не все функции карточки – в ней есть несколько вкладок:

Обзор (тот самый «предпросмотр);
Реквизиты (регистрационный номер и прочие важные данные);
Резолюции;
Связи (все участники – лица, принимающие решение);
ЭП;
Переадресации;
Категория;
Рабочая группа.

Таким образом, используя карточку, можно просмотреть историю создания и редактирования документации. Записываются все действия сотрудников – в случае возникновения вопросов можно узнать, к кому обратиться за разъяснениями. Простота и чистота такого способа учета позволяет быстро устранять ошибки.

Устройство 1С таково, что даже параметры в учетно-регистрационной карточке можно менять: поскольку специфика деятельности организаций может существенно отличаться, им необходимо настроить программу под себя. Без такого функционала 1С не стала бы таким полезным инструментом ведения учета для многих организаций.

Использование дополнительных параметров

Несмотря на то, что в оформлении и обработке документации присутствует определенная рутина, каждому документу требуется дополнительная настройка. Прежде всего, для него вводится расширенный список параметров, относящихся к каждому документу. Как пример, такими реквизитами могут быть:

Дата перевода (денежных средств);
Новая должность;
Цель выдачи;
Размер заработной платы;
Длительность;
Сотрудник (или «Ответственый»);
Дата начала (и дата окончания);
Цель командировки;
Список сотрудников;
Срок;
Статья бюджета.

Все эти параметры создаются для того, чтобы в несколько кликов заполнять документы, в которых будут отражаться действия сотрудников, движения денежных средств и материалов. Так записывается информация об отпуске и даже ведется отчетность о командировках – вводятся даты и список всех трат, которые компенсируют сотруднику.

Платформа 1С:Предприятие упрощает делопроизводство и делооборот внутри компании, поскольку делает эти процессы полуавтоматическими. Отдельные шаблоны уже включаются в программу, а сохранение истории взаимодействия сотрудников и обработки документации является базовой функцией программного обеспечения.

1С:Документооборот

Согласование и подписание документов. Права доступа
Инструменты для совместной работы сотрудников
Контроль исполнения задач

Источник: www.1cbit.ru

10 возможностей программы «1С:Документооборот» для ежедневной работы

Как показывает практика, внедрение электронного документооборота помогает сэкономить больше половины времени сотрудников, работающих с документами. Сроки согласования документов ускоряются в среднем в 2-3 раза , существенно снижается количество невыполненных в срок задач, на поиск документов тратятся не часы, а секунды, и в целом повышается эффективность управленческой деятельности.

1. Сокращение сроков согласования документов.

Типичная ситуация в компании — нужно согласовать договор. Юрист отправляет документ ответственным сотрудникам. Каждый вносит свои правки. Несколько версий текста возвращаются на доработку. Затем новая редакция оправляется на повторное согласование, и так до тех пор, пока все стороны не придут к единому решению.

Подобная схема приводит к срывам сроков, потере важных версий текста и бесполезной трате времени.

В «1С:Документообороте»: сотрудник запускает задачу, прикладывает к ней необходимые документы и отправляет ее по заданному маршруту коллегам. Для каждого участника цепочки можно указать свой срок выполнения задачи. Такая методика позволяет сократить количество согласующих лиц и ускорить сроки согласования, облегчить жизнь и сэкономить время руководителя и сотрудников.

2. Мониторинг бизнес-процессов и их оптимизация с помощью «1С:Документооборота».

В системе фиксируется информация обо всех заданиях сотрудников . В любой момент времени руководитель может увидеть, кто постоянно задерживает задачи, кто выполняет больше всего заданий и т.д. Со временем накапливая данные, программа подготавливает аналитические отчеты с возможностью их автоматической рассылки заинтересованным лицам. Это дает возможность руководителю выявить текущие проблемы и своевременно устранить их, совершенствуя процессы в компании.

3. Контроль входящей корреспонденции.

Когда приходится иметь дело с огромной массой внешней и внутренней корреспонденции, это зачастую приводит к тому, что не все бумаги доходят до адресата, а некоторые просто теряются по дороге и остаются без ответа.

Как эту проблему решает «1С:Документооборот»? В системе есть возможность вести учет всех входящих документов от организаций и физических лиц. Входящие документы можно группировать в списки, например, по отправителям или видам. В результате, найти документ, оправить его по почте, направить на исполнение или распечатать — дело одной минуты.

4. Настройка прав пользователей.

В «1С:Документообороте» для каждого документа автоматически формируется карточка, в которой руководитель или администратор может настроить права доступа. Это гарантированно защитит ценные данные компании от посторонних глаз. Каждый сотрудник будет видеть только те документы, к которым имеет непосредственное отношение.

5. Управление мероприятиями и совещаниями.

Директора крупных компаний, топ-менеджеры и руководители подразделений до 50% рабочего времени проводят на совещаниях. И если не подводить итоги встречи, не распределять задания и не контролировать их выполнение, велика вероятность, что коллеги просто забудут обо всех договоренностях.
Использование «1С:Документооборота» дает возможность фиксировать факт прошедшего мероприятия и контролировать выполнение принятых решений. Ответственный сотрудник во время встречи может составить протокол, отправить поручения коллегам и контролировать их исполнение.

6. Отчет об исполнительской дисциплине.

Когда сотруднику ставится большое количество задач из разных источников, собрать и контролировать эти данные бывает довольно трудно.«1С:Документооборот» сохраняет все задания и документы, поступающие сотруднику.
С помощью отчетов руководитель может оценить эффективность работы сотрудников по различным показателям: соблюдение сроков, успешность исполнения, количество переносов сроков и пр. Есть возможность составлять отчеты по трудовой дисциплине, просроченным заданиям, вести учет рабочего времени. Это улучшит контроль над сотрудниками, повысит их мотивацию.

7. Синхронизация с «1С:ERP».

«1С:Документооброт» часто используется в связке с «1С:ERP», что позволяет эффективно автоматизировать управление и учет в компаниях. Синхронизация решений дает возможность настроить маршрут согласования документов любой сложности и по различным уровням. Это сэкономит время и избавит от необходимости переходить из одной базы в другую.

8. Управление проектами.

Удобная функция для проектной организации — управление проектами и проектной документацией. Инструментарий содержит всю информацию о проектах: документы, участники, план, сроки и пр. Можно отслеживать переписку по проекту и контролировать исполнение проектных задач . Система формирует аналитику о ходе выполнения проектов и позволяет создавать отчеты.

9. Электронная подпись.

Электронная подпись в программе — современный и надежный аналог печати юридического лица и личной подписи. Ее выдает сертифицированный удостоверяющий центр.
Это зашифрованные данные, которые прикрепляются к документам и подтверждают их подлинность. По закону документы с электронной подписью имеют такую же юридическую силу, как и обычные бумаги. С ней безопасно заключать контракты, обмениваться документами с клиентами, партнерами, ведомствами, контрагентами.

10. Бесплатное мобильное приложение

Приложение позволяет удаленно работать над задачами и всегда быть на связи с бизнесом, где бы не находился сотрудник. В любой удобный момент можно прочитать почту, отправить письма коллегам или клиентам, согласовывать документы, ставить и выполнять задачи, посмотреть календарь и многое другое. Сервис работает автономно и не требует постоянного подключения к сети.

Источник: dzen.ru