1с документооборот настройки программы

Одним из ключевых элементов, необходимых для обеспечения эффективной работы предприятий различного назначения, является правильно организованный документооборот. Стоит отметить, что данный процесс отличается большими трудозатратами и требует от сотрудников сосредоточенности, оперативности, даже некоторой скрупулезности, но и в этом случае могут допускаться ошибки, а скорость обработки корреспонденции оставляет желать лучшего.

С целью упрощения и оптимизации работы с документами (составление, коррекция, согласование, хранение, поиск, исполнение) был разработан программный продукт 1С: Документооборот, который может быть установлен как из «коробочной версии», так и использоваться в облачном варианте.

Как установить и предварительно настроить конфигурацию 1С: Документооборот?

Процесс инсталляции и изменения первичных параметров программы в «коробочном исполнении достаточно прост, так как разработчики конфигурации предусмотрели автоматическую установку делопроизводства, а также создание базы данных с общими (минимальными) настройками.

Обзор всех настроек 1С Документооборота 3.0

Для дальнейшей работы с приложением достаточно запустить операцию «Установка типовой методики документооборота», в результате чего пользователь получает в свое распоряжение сорок пять видов и двадцать шаблонов документов, типовую структуру предприятия и стандартные группы пользователей, роли исполнителей и вопросы деятельности, папки файлов и другое.

Кроме того, для сисадмина предприятия будет сформировано двадцать пять неотложных задач, в число которых входит регистрация пользователей и корректировка уже заданных параметров.

После выполнения поставленных задач пользователь может полноценно работать с конфигурацией:

• оперативно создавать необходимые документы с использованием двадцати шаблонов, которые соответствуют определенным требованиям ГОСТ;
• управлять движением документов по сорока типовым маршрутам в полуавтоматическом режиме, например, пересылать договор на согласование с учетом его спецификации;
• работать со служебными и основными файлами, используя уже сформированную структуру папок и каталогов;
• детально вести номенклатуру дел и работать с группами пользователей, имеющими ограниченные или полные права доступа.

В конечном итоге руководитель предприятия получает следующий результат:

• налажена совместная и эффективная работа сотрудников с информационными системами и базами данных;
• создана и надежно функционирует система регистрации документов с определенным статусом (входящие, внутренние, исходящие);
• обеспечен постоянный контроль исполнения;
• доступен поиск документов по полнотекстовым данным или по известным реквизитам;
• распределены зоны ответственности между сотрудниками, что касается подготовки, отправки и хранения документов.

Функциональные возможности программы

Из списка основных возможностей конфигурации можно выделить несколько важных для пользователя разделов.

Вебинар «1С:Документооборот 2.1. Подготовка программы к работе. Настройка и ведение НСИ»

Работа с договорными документами

В этом разделе пользователь получает возможность:

• быстро составить любой необходимый договор, для чего в заранее выбранный шаблон переносится спецификация, данные контрагента, другая информация;
• проверить,зарегистрировать и отправить на согласование с заинтересованными службами и ответственными лицами готовый договор;
• работать с бумажными оригиналами документов, при этом осуществляя контроль за их возвратом или передачей владельцу;
• производить детальный анализ выполненной договорной работы.

Управление документами

Настройка бизнес-процесса в 1С:Документооборот 3.0 и 1С:Документооборот 2.1

Отличительной чертой программы 1С:Документооборот 3.0 от 1С:Документооборот 2.1 является обработка документов. В версии 3.0 вся информация по действиям над документом собрана в одном месте, что значительно облегчает работу с настройками процессов и самих документов, но при переходе с версии 2.1 зачастую возникают сложности в понимании принципов настройки из-за совершенно нового функционала.

Комплексный процесс в 1С:Документооборот 2.1

Комплексный процесс состоит из набора заранее запланированных действий (типовых процессов), которые стартуют по заранее настроенному порядку и при определенных условиях.

В текущей версии шагами комплексного процесса могут стать:

• Исполнение
• Ознакомление
• Рассмотрение
• Регистрация
• Согласование
• Утверждение/Подписание

Открыть комплексный процесс можно с помощью раздела «Совместная работа» или «Управление процессами», перейдя в «Шаблоны процессов».

На вкладке «О шаблоне» указывается наименование процесса, также заполняется рабочая группа шаблона. Через гиперссылку шаблон процесса назначается объектам.

Для назначения обязательно заполняется поле «Кому назначен», это может быть:

• Бронь
• Внутренние документы
• Входящее письмо
• Входящие документы
• Исходящее письмо
• Исходящие документы
• Контрагенты
• Мероприятия
• Обсуждения
• Пользователи
• Проектные задачи
• Проекты
• Сообщения форума
• Уведомления программы
• Файлы

После нажатия на копку «Записать и закрыть» откроется список из объектов, которым назначен данный процесс.

Маршруты шаблонов комплексных процессов можно настроить с помощью графических схем на вкладке «Схема процесса».

При размещении действия в схеме открывается помощник создания, следуя указаниям которого, вводятся настройки.

Для проверки схемы комплексного процесса вручную в строке состояния карточки шаблона предусмотрена команда «Проверить».

По результатам проверки программа покажет доступность шаблона для создания процессов и подскажет, что нужно исправить.

Непроверенную схему маршрута можно сохранить и продолжить ее настройку позже.

При закрытии карточки шаблона комплексного процесса со схемой программа предложит выполнить проверку. От этой проверки можно отказаться.

Автоматическая проверка схемы будет выполнена при старте процесса.

Подпишитесь на дайджест!
Подпишитесь на дайджест, и получайте ежемесячно подборку полезных статей.

Запускать комплексный процесс допускается при помощи команды «Отправить» на командной панели списка документов, выбрав нужный вариант.

Настройка обработки в 1С:Документооборот 3.0

В программном продукте 1С:Документооборот 3.0 больше не используются комплексные процессы для документов, но могут быть использованы следующими объектами:

• Файлы
• Входящие письма
• Исходящие письма
• Бронь
• Контрагенты
• Обсуждения
• Пользователи
• Проектные задачи
• Проекты
• Сообщения форума
• Уведомления программы

На замену комплексным процессам пришли настройки обработки для каждого вида документа отдельно.

Правила обработки – это комбинация настроек видов действий, имеющих смысл для вида документа. Они задаются в разрезе видов документов, тематик, организаций и подразделений.

С помощью правил обработки можно гибко настраивать состав действий и участников, исполняющих каждое действие.

Для того, чтобы открыть настройки обработки необходимо через раздел «НСИ» перейти в «Виды документов» и открыть необходимый документ.

На закладке «Настройки обработки» создаются действия, присущие тому или иному виду документа. Для того, чтобы создать новую обработку необходимо нажать на кнопку «Добавить настройку» и в открывшемся окне указать период действия.

Важно! Обработок для каждого вида документа может быть несколько, но периоды не должны пересекаться, то есть настройка должна быть уникальна на текущий момент времени.

После добавления новой настройки автоматически открывается «Подбор действий», откуда необходимо выбрать подходящие этапы для жизненного цикла документа.

Действия могут быть следующих типов:

• Исполнение
• Ознакомление
• Подписание
• Регистрация
• Утверждение
• Согласование

По умолчанию после подбора действий и нажатия на кнопку «Записать» формируется линейная схема процесса. При нажатии на ссылку «Стандартная» в колонке «Схема» открывается схема с возможностью ее редактирования по кнопке «Изменить схему».

Важно! Если с данной обработкой уже были запущены документы, то изменение схемы становится невозможным. Для решения этой проблемы можно пометить на удаление ранее созданные документы, либо создать новую обработку.

После самостоятельной настройки схем производится проверка правильности заполнения по кнопке «Проверить».

Важно! В отличие от программы 1С:Документооборот 2.1 в 1С:Документооборот 3.0 в схеме указывается только действия, без исполнителей.

После создания и настройки действий создаются «Правила обработки», в которых можно задать состав участников этих действий и прочие настройки.

В правилах обработки указываются исполнители, порядок выполнения, сроки, особое описание задачи и при каком условии задачу выполняет тот или иной исполнитель. Если поставить «Замок» у участника, то его нельзя будет исключить при обработке документа.

Правила также могут быть периодичны и меняться с течением времени.

Возможны уточнения правил с помощью подчиненных настроек в разрезе видов документов, тематик, организаций и подразделений.

Настройка обработки для документа считается завершенной.

Чтобы запустить обработку, необходимо зайти в карточку документа на закладку «Обработка», где отображаются действия, заполненные из правил обработки документов и, если позволяют настройки доступности, отредактированные или добавленные сотрудником вручную.

Разработчики системы 1С:Документооборот 3.0 учли многие пожелания пользователей и полностью преобразовали работу с документами, а именно:

1. Все действия для документов настраиваются в карточке вида документов, а процессы по другим объектам по-прежнему настраиваются в шаблонах процессов.
2. Появился интуитивно-понятный интерфейс. Теперь чтобы увидеть все этапы обработки документов, кто исполнитель, состояние и сроки, достаточно перейти на вкладку «Обработка».
3. Появилась возможность указать участников, которых невозможно исключить из процесса.

Если у вас остались вопросы, обращайтесь к нам за консультацией.

Рассказать друзьям
Предыдущая
Сверка количественных остатков товарно-материальных ценностей между базами 1С:УТ и 1С:БП

Санкционирование в конце года в БГУ 2: Закрытие счетов санкционирования, перенос показателей по санкционированию.

Комментарии ( 66,’PROPERTY_OBJECT_ID’ => $ElementID, ‘ACTIVE’=>’Y’,), array(), false, array(‘ID’, ‘NAME’) ); echo $cnt; ?>)

IncludeComponent( «scoder:scoder.comments», «coments», Array( «AJAX_MODE» => «Y», «AJAX_OPTION_ADDITIONAL» => «», «AJAX_OPTION_HISTORY» => «N», «AJAX_OPTION_JUMP» => «N», «AJAX_OPTION_STYLE» => «N», «CACHE_TIME» => «36000000», «CACHE_TYPE» => «A», «COMPOSITE_FRAME_MODE» => «A», «COMPOSITE_FRAME_TYPE» => «AUTO», «CUSTOM_TITLE_DATE_ACTIVE_FROM» => «», «CUSTOM_TITLE_DATE_ACTIVE_TO» => «», «CUSTOM_TITLE_DETAIL_PICTURE» => «», «CUSTOM_TITLE_DETAIL_TEXT» => «», «CUSTOM_TITLE_IBLOCK_SECTION» => «», «CUSTOM_TITLE_NAME» => «Ваше имя», «CUSTOM_TITLE_PREVIEW_PICTURE» => «», «CUSTOM_TITLE_PREVIEW_TEXT» => «», «CUSTOM_TITLE_TAGS» => «», «DEFAULT_INPUT_SIZE» => «30», «DETAIL_TEXT_USE_HTML_EDITOR» => «N», «DIF_LEVEL_COMMENTS_SPACE_PX» => «50», «DISPLAY_BOTTOM_PAGER» => «Y», «DISPLAY_TOP_PAGER» => «N», «ELEMENT_ASSOC» => «PROPERTY_ID», «ELEMENT_ASSOC_PROPERTY» => «300», «GROUPS» => array(«2»), «MAX_FILE_SIZE» => «0», «MAX_LEVELS» => «100000», «MAX_USER_ENTRIES» => «100000», «NEWS_COUNT» => «50», «OBJECT_ID» => $ElementID, «OBJECT_TYPE» => $arParams[«IBLOCK_ID»], «PAGER_BASE_LINK_ENABLE» => «N», «PAGER_DESC_NUMBERING» => «N», «PAGER_DESC_NUMBERING_CACHE_TIME» => «36000», «PAGER_SHOW_ALL» => «N», «PAGER_SHOW_ALWAYS» => «N», «PAGER_TEMPLATE» => «.default», «PAGER_TITLE» => «Комментарии», «PREVIEW_TEXT_USE_HTML_EDITOR» => «N», «PROPERTY_CODES» => array(«300″,»NAME»), «PROPERTY_CODES_ANSWERE» => array(«300″,»NAME»), «PROPERTY_CODES_ANSWERE_REQUIRED» => array(«300″,»NAME»), «PROPERTY_CODES_REQUIRED» => array(«300″,»NAME»), «RESIZE_IMAGES» => «N», «SC_HIDE_TREE» => «N», «STATUS_NEW» => «ANY», «USER_MESSAGE_ADD» => «Ваш комментарий отправлен», «USE_CAPTCHA» => «N», ) );?>

Источник: is1c.ru

Настройка 1С Документооборот

Платите только за реальные задачи. Небольшие услуги от 30 мин. Работаем удаленно по РФ, реакция — 5 мин.

Услуги от 1500 ₽

1С:Документооборот на платформе обладает широкими возможностями для формирования настроек как общих для всех пользователей, так и индивидуальных, персонально для пользователей

Чтобы настроить типовое решение 1С:Документооборот на платформе 1С:Предприятие 8, нужно сформировать первоначальную настройку для нескольких разделов. Это необходимо для работы программы в соответствии с заданными параметрами.

Первичная настройка – это настройка основных разделов 1С:Документооборота ПРОФ, которые представлены ниже:

• Настройка и администрирование;
• Персональные настройки;
• Настройки почты;
• Настройки прав доступа для пользователей;
• Настройки работы с документами (делопроизводство);
• Настройки работы с процессами и задачами (делопроизводство);
• Настройки резервного копирования (администрирование).

В статье рассказываем, как для каждого из вышеуказанных разделов должна быть сформирована настройка с нуля, чтобы максимально эффективно использовать типовое решение 1С:Документооборот.

Настройка и администрирование

Общие настройки для решения 1С:Документооборот позволяют включить следующие опции:

• Сроки обработки бизнес-событий;
• Версионирование объектов;
• Дополнительные реквизиты и сведения;
• Контроль самочувствия сотрудников;
• Обсуждения;
• Учет времени;
• Учет доступа к персональным данным по 152-ФЗ;
• Электронные подписи (включая управление сертификатами);
• Шифрование.

Далее мы рассмотрим каждую группу настроек подробнее, чтобы понять, какие возможности они предоставляют по отдельности.

Обработка бизнес-событий включает в себя сроки обработки следующих событий:

• Контроль просроченных задач (автором);
• Назначение ответственным за документ;
• Окончание срока действия документов;
• Отмена выполнения задачи;
• Отсутствует оригинал документа;
• Поступление новой задачи;
• Приближение окончания срока действия документов;
• Приближение сроков выполнения задач;
• Ход выполнения процесса.

Разберем несколько основных понятий.

Инструкция – это файл, который описывает, каким образом нужно оформлять тот или иной документ. Для решения 1С:Документооборот уже подготовлено 55 типовых инструкций (шаблонов), которые можно изменить под особенности своей коммерческой компании или бюджетной организации.

Версионирование объектов – это возможность хранения нескольких версий документов и отслеживание изменений. Опция включается, если требуется дополнительный контроль для пользователей.

Настройка реквизитов и сведений (дополнительные реквизиты и сведения) – это специальная возможность на платформе 1С:Предприятие, которая позволяет расширить типовые документы и справочники.

Контроль самочувствия сотрудников – новая, экспериментальная подсистема, на на данный момент пока лучше не использовать эту опцию.

Обсуждения – это возможность общения, обсуждения документов внутри решения с использованием возможностей сервера взаимодействия.

Учет времени – это очень важная подсистема, которая позволяет отслеживать время выполнения той или иной задачи.

Учет доступа к персональным данным по 152-ФЗ – подсистема, которая позволяет фиксировать каждую попытку доступа к персональным данным в специальном реестре и регулировать права доступа.

Электронные подписи и шифрование – это специальные настройки, которые необходимы для использования юридически значимого электронного документооборота.

Персональные настройки 1С Документооборота

Персональные настройки для каждого пользователя позволяют:

• управлять возможностью использования тех или иных типов файлов;
• настроить учет времени персонально для пользователя;
• управлять электронными подписями и шифрованием данных;
• определить виды документов, с которыми может работать пользователь.

Также для пользователя можно настроить доступ к электронной почте и перечень уведомлений, которые будут использоваться для оповещения об изменениях данных.

Настройки почты

Подробнее стоит остановиться на настройках так называемой «легкой» почты, которая позволяет собирать данные с почтовой системы и сохранять их по какому-либо фильтру в решении 1С:Документооборот.

Может быть настроена SMPT, MAPI и Microsoft Outlook почта, настроены фильтры для писем, а самое главное – перечень действий бизнес-событий, по которым на электронную почту будут приходить оповещения

Электронная почта и оповещения – это основной инструмент для пользователей решения 1С:Документооборот, поэтому настройке этого инструмента нужно уделить особое внимание.

Для качественной настройки рекомендуем обратиться к нашим сертифицированным специалистам.

Настройка любых 1С по РФ

Быстро отвечаем — от 5 мин., настраиваем — от 30 мин. До 1 года на гарантии. Акции для новых клиентов!

Сопровождаем по выгодным тарифам

Дарим до 10 часов сопровождения новым клиентам! С вами работают методологи, архитекторы, аналитики и программисты

от 2 700 ₽/час

Настройки прав доступа для пользователей

Для пользователей можно настроить различные права доступа. Например, настроить использование ограничений прав доступа в принципе или сформировать возможность назначения прав подчиненным в рамках структуры предприятия.

Также возможности системы 1С:Документооборот по управлению правами позволяют создавать группы прав доступа, формировать настройки для входа пользователей через основную версию программы, мобильное приложение и web-доступ.

В системе также существует подсистема восстановления и обновления паролей.

Для пользователя можно определить разрезы доступа по видам входящих, исходящих, внутренних документов, назначить доступ в рамках организаций и подразделений (в этом случае пользователь будет видеть только документы соответствующей ему организации и подразделения).

Настройка организации и подразделений – это обязательная часть настроек для работы документооборота в коммерческой компании или бюджетной организации.

Для особых случаев можно организовать графы (разрезы, сегменты) доступа к информации в целом, к справочнику контрагентов и к данным физических лиц в системе.

Настройки работы с документами (делопроизводство)

Настройки работы с документами позволяют:

• организовать классификацию документов;
• сформировать дела;
• определить состав документов и места их хранения;
• учитывать сканированные копии документов и использовать строго определенный формат для сканирования.

Также можно использовать комплексно входящие, исходящие, внутренние документы либо отдельно любой из видов, назначать для входящих и исходящих документов возможность для присоединения файлов.

Особое внимание нужно обратить на настройки, связанные с передачей дел между пользователями, связями документов, учетом резолюций и виз пользователей для согласования

Также можно сформировать раздельный учет бумажных и электронных документов. Графы доступа к бумажным документам отдельно, а к электронным отдельно.

Подсистема рассылки оповещений может работать не только внутри системы и рассылать сообщения пользователям, но и рассылать сообщения контрагентами по списку рассылки или индивидуально, рассылать сообщения по обращениям граждан.

Отдельное внимание также следует уделить изменениям состояния документа (переход из черновика, например, в рабочее состояние, а из рабочего в согласованное состояние и далее из согласованного в закрытое). Этот процесс можно настроить в автоматическом режиме в зависимости от виз и резолюций пользователей системы.

Настройки документооборота очень гибкие и позволяют поддерживать практически любые регламенты, которые используются в коммерческих предприятиях и бюджетных организациях.

Для бюджетных организаций очень важной является подсистема учета обращений граждан, которая позволяет регламентировать взаимодействие организации и граждан Российской Федерации в случае существенного количества обращений в организацию.

Настройки работы с процессами и задачами (делопроизводство)

Для пользователей можно настроить опции для работы с процессами и задачами, например, разрешить или запретить пользователю использовать процессы и задачи.

Важными являются и такие настройки решения 1С:Документооборот, как:

• изменение даты исполнения задачи;
• перенаправление задачи на другого пользователя;
• использование времени в сроках задач (то есть, задачу можно сделать не к определенному дню, а к определенному времени);
• формирование вопросов по задачам от исполнителя к автору.

Эти настройки для 1С:ДО позволяют пользователям гибко управлять постановкой и исполнением задач в системе.

Настройки резервного копирования (администрирование)

Резервное копирование позволяет организовать специальные настройки для документооборота по регулярному копированию информации в системе.

Для резервного копирования может быть определен каталог сохранения данных в системе, расписания сохранения резервной копии или опция формирования резервной копии по завершению работы системы.

Также для резервного хранения возможно определить отдельные тома для хранения присоединенных к документам файлов, которых может быть очень большое количество.

Также система резервного копирования позволяет хранить все резервные копии, либо резервные копии за определенный промежуток времени или последние несколько резервных копий.

Хорошим решением для резервного копирования считается возможность хранения резервных копий на стороннем сервере, ежедневное формирование резервных копий для хранения данных по завершению работы пользователей и глубины хранения не менее двух недель работы системы, либо 10 рабочих дней.

Хранение резервных копий может помочь при нарушении сохранности данных откатиться к копии из резерва и продолжить работу.

Заключение

Типовое решение 1С:Документооборот представляет широкие возможности для организации обмена документами в электронном виде. Система позволяет организовать в рамках компании или бюджетной организации эффективный электронный документооборот с учетом специфики деятельности.

Настройки для 1С:Документооборот нужны для того, чтобы облегчить обмен документами в электронном виде по различным каналам. В рамках решения можно организовать как простой, так и юридически значимый документооборот

Также решение предоставляет такие возможности, как работа с ботами (например, для мессенджера Telegram), распознавание изображений и даже распознавание речи.

Отметим, что лучше не читать литературу уровня «инструкции для чайников», а доверить настройки конфигурации 1С:Документооборот сертифицированным специалистам федерального 1С-интегратора WiseAdvice-IT.

Источник: wiseadvice-it.ru