1с документооборот что за программа

В современных реалиях обеспечение коммуникации сотрудников и при их совместной работе в офисе и при работе удалённо играет большую роль. Видеоконференции и рассылка документов через групповые чаты зачастую не дают полной картины текущего процесса.

Зачем нужна автоматическая обработка документов?

Задача любого бизнеса – увеличение прибыли, а следовательно, снижение затрат. В процессе работы фирмы требуется взаимодействие всех подразделений предприятия. И чем быстрее подразделения будут обмениваться информацией при меньшем количестве сотрудников, тем быстрее будут решаться производственные задачи.

Кроме того, для руководителей любого звена важно контролировать текущую работу своих работников.

Автоматизация документооборота позволяет решить следующие задачи:

• организовать быстрый обмен бумагами с внешними контрагентами;
• систематизировать и контролировать документооборот между структурными подразделениями предприятия;
• сократить объём бумажных копий;
• минимизировать поток однотипных документов;
• ускорить процесс согласования управленческих решений;
• снизить трудозатраты по заполнению различных формуляров;
• обеспечить доступ к важным данным заинтересованных сотрудников в любое удобное для них время без риска порчи или потери документов;
• создать управленческий контроль над работой всех структурных звеньев;
• снизить затраты: по оплате труда, на расходные материалы, по хранению документов.

Таким образом, внедрение автоматизированных продуктов по работе с документами, в частности программы 1С:Документооборот 8, — это целесообразная инвестиция в будущее развитие предприятия.

1С Документооборот 8. Обзор программы, основные возможности 1С ДО

Заказать внедрение 1C:Документооборот можно здесь или по телефону +7 499 956-21-70

Функции программы 1С:Документооборот 8

Структурно СЭД 1С: Документооборот 8 состоит из нескольких блоков, позволяющих решать свои задачи подразделениям предприятия. Это возможность работы с исходящими документами, поиск документов по уже имеющейся базе данных, создание исходящих документов, работа по тайм-менеджменту, работа над совместными проектами (рис. 1).

Отдельный функционал предусмотрен для руководителей: контроль рабочего времени и эффективности деятельности сотрудников.

Рассмотрим подробнее каждый раздел.

Работа с документами

Поскольку программа 1С:Документооборот 8 легко совмещается с другими автоматизированными системами, отпадает необходимость в распечатке и ручном вводе входящих документов. В программу можно вносить деловую переписку, договоры контрагентов, первичную документацию по бухгалтерскому и кадровому учёту, финансовые документы предприятия. Все документы (как внешние, так и внутренние) непосредственно заносятся в базу и сгруппированы по направлениям. В программе предусмотрен режим работы с электронной почтой, который позволяет отправлять письма непосредственно из программы, без лишних затрат времени и компьютерного пространства по сохранению и пересылке данных.

1С:Документооборот 2.1. Урок 1. Знакомство с программой. За 5 минут.

При работе с базой данных руководство имеет возможность по своему усмотрению настроить права доступа сотрудников к той или иной группе данных.

В существующих версиях программы предусмотрен удобный функционал по поиску необходимой документации. Поиск производится по наименованиям, реквизитам, датам или штрих-коду, что значительно экономит время поиска и обработки документа.

После решения поставленных задач сотрудник или отдел создают исходящий документ, который остаётся в программе и передаётся по внутренней почте или внешнему пользователю.

Причём совместная работа сотрудников, даже физически удалённых друг от друга подразделений, организуется в режиме реального времени. Иногда своевременность получения документов от филиала или удалённого склада играет немаловажную роль в производственном процессе. Кроме того, данные различных направлений позволяют вовремя получать информацию для составления управленческих отчётов и видеть картину состояния фирмы в реальном времени.

После перехода большинства фирм в 2017-2018 годы на электронный обмен документами важным функционалом 1С:Документооборот 8 стала возможность применения электронной цифровой подписи при выгрузке первичных документов и подписании договоров. При внедрении программного продукта применяются ЭЦП разных степеней защиты, в зависимости от полномочий лица, чья электронно-цифровая подпись используется.

Работа с договорами требует привлечения специалистов различных направлений: юристов, финансистов, сотрудников узких направлений (например, отдел охраны труда), что затягивает время оформления и отрицательно влияет на взаимодействие с контрагентами.

В режиме бумажного документооборота контроль над исполнением и продлением договоров довольно трудоёмкий процесс. При работе с 1С такой контроль организован в автоматическом режиме.

Таким образом, СЭД 1С:Документооборот 8 решает большинство задач по приёму, обработке, хранению и выписке документов без обращения к бумажным носителям.

Планирование и учёт рабочего времени

Для работы каждого сотрудника и фирмы в целом важным фактором является тайм-менеджмент. В рамках программы можно настроить индивидуальный календарь, с помощью которого можно распланировать рабочее время и отметить важные мероприятия (рис. 2).

Кроме того, руководителю легче ставить перед сотрудниками задачи и отслеживать KPI каждого сотрудника и подразделения в целом.

В программе предусмотрена функция учёта рабочего времени, что немаловажно как при очной явке сотрудников на предприятие, так и при работе в удалённом режиме. Руководитель распределяет рабочее время каждого сотрудника в зависимости от производственной необходимости.

Анализируя задачи, поставленные перед сотрудниками и их личные календари, программа в автоматическом режиме выбрает наиболее подходящее время для проведения совместных мероприятий.

Использование 1С:Документооборот 8 позволяет проводить совместные совещания, обсуждения и прочее, что чрезвычайно важно при невозможности собрать всех сотрудников в офисе.

Разработка и внедрение проектов

Для руководящего состава важно планирование и внедрение тех или иных задач деятельности предприятия. Программа 1С:Документооборот 8 позволяет создавать проекты с детальной разбивкой решаемых в рамках такого проекта вопросов.

В рамках проекта можно определить:

• планирование задач по срокам;
• список участвующих в проекте сотрудников;
• совместную работу по проекту (совещания, согласования, переписка);
• контроль решения поставленных вопросов;
• создание отчётов по поставленным задачам.

Такие функции позволяют повысить эффективность работы каждой группы для совместного взаимодействия (например, планирование поставок по новому контракту и т. п.).

Почему пользователи предпочитают 1С:Документооборот 8

Уже много лет комплекс программного обеспечения 1С держит лидерство среди программ, призванных решать производственные и управленческие задачи. Это обусловлено универсальностью применения таких программ для любого предприятия и интеграцией с другими программными продуктами.

Возможность обмена информацией с другими источниками существенно облегчает работу на всех участках деятельности.

Что касается продукта 1С: Документооборот 8, к его несомненным преимуществам относятся:

• многозадачность;
• лёгкость установки и использования (программа не требует дополнительного обучения сотрудников);
• адаптированность к широкому спектру программ 1С и другим программным комплексам;
• налаженная система обслуживания;
• своевременность и скорость обновления программы для приведения её в соответствие с действующим законодательством;
• включение индивидуальных настроек по допускам и шаблонам.

На сегодняшний день на рынке представлены следующие версии продукта 1С:Документооборот 8: для малых предприятий, для средних предприятий, для крупных предприятий (КОРП), для государственных учреждений.

Источник: www.4dk.ru

10 возможностей программы «1С:Документооборот» для ежедневной работы

Как показывает практика, внедрение электронного документооборота помогает сэкономить больше половины времени сотрудников, работающих с документами. Сроки согласования документов ускоряются в среднем в 2-3 раза , существенно снижается количество невыполненных в срок задач, на поиск документов тратятся не часы, а секунды, и в целом повышается эффективность управленческой деятельности.

Представляем список 10 возможностей программы «1С:Документооборот», которые востребованы в компаниях клиентов, ежедневно ими используются и действительно работают.

1. Сокращение сроков согласования документов.

Типичная ситуация в компании — нужно согласовать договор. Юрист отправляет документ ответственным сотрудникам. Каждый вносит свои правки. Несколько версий текста возвращаются на доработку. Затем новая редакция оправляется на повторное согласование, и так до тех пор, пока все стороны не придут к единому решению.

Подобная схема приводит к срывам сроков, потере важных версий текста и бесполезной трате времени.

В «1С:Документообороте»: сотрудник запускает задачу, прикладывает к ней необходимые документы и отправляет ее по заданному маршруту коллегам. Для каждого участника цепочки можно указать свой срок выполнения задачи. Такая методика позволяет сократить количество согласующих лиц и ускорить сроки согласования, облегчить жизнь и сэкономить время руководителя и сотрудников.

2. Мониторинг бизнес-процессов и их оптимизация с помощью «1С:Документооборота».

В системе фиксируется информация обо всех заданиях сотрудников . В любой момент времени руководитель может увидеть, кто постоянно задерживает задачи, кто выполняет больше всего заданий и т.д. Со временем накапливая данные, программа подготавливает аналитические отчеты с возможностью их автоматической рассылки заинтересованным лицам. Это дает возможность руководителю выявить текущие проблемы и своевременно устранить их, совершенствуя процессы в компании.

3. Контроль входящей корреспонденции.

Когда приходится иметь дело с огромной массой внешней и внутренней корреспонденции, это зачастую приводит к тому, что не все бумаги доходят до адресата, а некоторые просто теряются по дороге и остаются без ответа.

Как эту проблему решает «1С:Документооборот»? В системе есть возможность вести учет всех входящих документов от организаций и физических лиц. Входящие документы можно группировать в списки, например, по отправителям или видам. В результате, найти документ, оправить его по почте, направить на исполнение или распечатать — дело одной минуты.

4. Настройка прав пользователей.

В «1С:Документообороте» для каждого документа автоматически формируется карточка, в которой руководитель или администратор может настроить права доступа. Это гарантированно защитит ценные данные компании от посторонних глаз. Каждый сотрудник будет видеть только те документы, к которым имеет непосредственное отношение.

5. Управление мероприятиями и совещаниями.

Директора крупных компаний, топ-менеджеры и руководители подразделений до 50% рабочего времени проводят на совещаниях. И если не подводить итоги встречи, не распределять задания и не контролировать их выполнение, велика вероятность, что коллеги просто забудут обо всех договоренностях.
Использование «1С:Документооборота» дает возможность фиксировать факт прошедшего мероприятия и контролировать выполнение принятых решений. Ответственный сотрудник во время встречи может составить протокол, отправить поручения коллегам и контролировать их исполнение.

6. Отчет об исполнительской дисциплине.

Когда сотруднику ставится большое количество задач из разных источников, собрать и контролировать эти данные бывает довольно трудно.«1С:Документооборот» сохраняет все задания и документы, поступающие сотруднику.
С помощью отчетов руководитель может оценить эффективность работы сотрудников по различным показателям: соблюдение сроков, успешность исполнения, количество переносов сроков и пр. Есть возможность составлять отчеты по трудовой дисциплине, просроченным заданиям, вести учет рабочего времени. Это улучшит контроль над сотрудниками, повысит их мотивацию.

7. Синхронизация с «1С:ERP».

«1С:Документооброт» часто используется в связке с «1С:ERP», что позволяет эффективно автоматизировать управление и учет в компаниях. Синхронизация решений дает возможность настроить маршрут согласования документов любой сложности и по различным уровням. Это сэкономит время и избавит от необходимости переходить из одной базы в другую.

8. Управление проектами.

Удобная функция для проектной организации — управление проектами и проектной документацией. Инструментарий содержит всю информацию о проектах: документы, участники, план, сроки и пр. Можно отслеживать переписку по проекту и контролировать исполнение проектных задач . Система формирует аналитику о ходе выполнения проектов и позволяет создавать отчеты.

9. Электронная подпись.

Электронная подпись в программе — современный и надежный аналог печати юридического лица и личной подписи. Ее выдает сертифицированный удостоверяющий центр.
Это зашифрованные данные, которые прикрепляются к документам и подтверждают их подлинность. По закону документы с электронной подписью имеют такую же юридическую силу, как и обычные бумаги. С ней безопасно заключать контракты, обмениваться документами с клиентами, партнерами, ведомствами, контрагентами.

10. Бесплатное мобильное приложение

Приложение позволяет удаленно работать над задачами и всегда быть на связи с бизнесом, где бы не находился сотрудник. В любой удобный момент можно прочитать почту, отправить письма коллегам или клиентам, согласовывать документы, ставить и выполнять задачи, посмотреть календарь и многое другое. Сервис работает автономно и не требует постоянного подключения к сети.

Источник: dzen.ru

1С Документооборот 8

Цели автоматизации работы с документами на разных предприятиях могут кардинально отличаться масштабами и динамикой. Например, построение системы электронного документооборота крупного холдинга предполагает запуск проекта, несравнимого по масштабам и характеру с проектом внедрения такой же системы, но на небольшом единичном предприятии. При этом в обоих случаях речь может идти о внедрении системы «1С:Документооборот 8», но холдингу нужно будет купить программную версию КОРП, а монокомпании — версию ПРОФ.

Универсальный инструмент для целей построения СЭД на предприятиях любого масштаба фирма 1С разрабатывала как современную ECM-систему (Enterprise Content Management).

Автоматизация на базе «1С:Документооборота 8» помимо работы непосредственно с документами помогает запустить комплексный процесс, контролировать и управлять бизнес-потоками и организовывать совместную работу сотрудников. Решение реализует проверенные методики и имеет функционал, обеспечивающий полный цикл обработки документов на предприятии.

Приглашаем на
бесплатный вебинар!
06 июня в 11:00 мск

Функционал «1С:Документооборота» дает возможность:

• Централизовано и безопасно хранить документы;
• Регистрировать входящие и исходящие документы;
• Создавать, хранить и обрабатывать организационные, распорядительные, информационные, справочные и прочие внутренние документы, договоры, служебные записки;
• Получать оперативный доступ к документам с учетом прав пользователей;
• Наладить коллективную работу сотрудников при прозрачном согласовании, утверждении и контроле исполнения документов;
• Гибкая настройка маршрутизации документов, контроль и анализ исполнительской дисциплины;
• Производить автоматизированную загрузку документов из электронной почты и со сканера;
• Вести учет и контроль рабочего времени сотрудников.

Существует четыре варианта поставки конфигурации 1С:Документооборот 8

• «1С:Документооборот 8 КОРП» для любых предприятий со сложной организационной структурой и развитым, многоуровневым документооборотом.
• «1С:Документооборот государственного учреждения» для государственных (муниципальных) учреждений со сложной структурой и развитым документооборотом.
• «1С:Документооборот 8 ПРОФ» для малых коммерческих предприятий и бюджетных учреждений с простой организационной структурой и минимальным документооборотом.
• «1С:Document Management» с двуязычным интерфейсом: английским и русским. Может использоваться на российских предприятиях с филиалами или дочерними предприятиями за рубежом, российских предприятиях со значительной долей сотрудников-иностранцев, а также в филиалах иностранных компаний в России.

Программа «1С:Документооборот» не имеет отраслевой принадлежности. Благодаря своей универсальности документооборот в 1С легко настраивается и адаптируется под специфику конкретной организации. Рассмотрим более подробно функционал решения на примере «1С:Документооборот КОРП».

Функциональные возможности 1С:Документооборот 8

Учет корреспонденции, входящей и исходящей

В программе встроено связанное отображение входящих и исходящих документов. Ведется контроль целостности ответов, контроль истории переписки.

Внутренний документооборот

Служебные записки, ОРД, приказы, проектные документы, технические документы. Хранение внутренних документов организовано в журнале. Есть возможность просматривать все документы сплошным списком.

На рисунке отображена структура папок – это рубрикатор для группировки внутренних документов (по папкам, по видам документов, по контрагентам, по категориям, по проектам).

Поиск информации, штрихкодирование

Программа способна хранить большое количество информации. Для удобства пользователей реализованы следующие способы поиска данных:

• Поиск по реквизитам;
• Поиск в списках (с помощью быстрых отборов);
• Полнотекстовый поиск;
• Поиск бумажных документов по штрих-кодам.

«1С:Документооборот» поддерживает печать штрих-кодов непосредственно в файл документа и печать на отдельном листе, а также вывод на печать штрих-кодов на клеевой основе для нанесения на бумажный вариант. Применение таких технологий в разы упрощает поиск документов и создание четко структурированного архива: достаточно считать сканером штрих-код, чтобы автоматически открыть карточку документа, либо задачи по документу, существующие на текущий момент.

Электронные подписи

В программе есть возможность использования электронной подписи, с помощью которой можно визировать карточки документов, файлы-вложения, визы согласования, резолюции, решения об утверждении и пр.

Договорные документы и все, что с ними связано

• Согласование договоров;
• Контроль сумм, контроль прохода сопроводительных документов по договору;
• Контроль жизненного цикла договора;
• Поступление скан-копий оригиналов договоров с подписями и печатями.

Работа с файлами

Файлы ежедневно создаются и редактируются сотрудниками. Предусмотрена совместная, многопользовательская работа, заложен механизм управления жизненным циклом файлов, привязки к документам.

Встроенная почта

Так называемая «бизнес-почта» по функционалу похожа на обычные почтовые программы, но дополнена полезным инструментарием (более 40), который значительно упрощают работу сотрудников. Например, функция контроля «внутренняя – внешняя почта» позволяет видеть предупреждения о том, что внутренняя почта уходит на внешний сервер и своевременно подтвердить или предотвратить данное действие. Механизм реализован в конфигурациях КОРП, ДГУ и DM.

Бизнес-процессы и задачи

Понятие процессного подхода в рамках программы 1С:ДО включает в себя не только способ маршрутизации документов. Бизнес-процесс является также единицей учета, вокруг которой выстраивается все, что связано с повышением эффективности работы сотрудников, прозрачности и точности исполнения работ и в конечном итоге выведения на новый уровень качества организации работы предприятия в целом.

Задачи в программе формируют в рамках элементарных процессов, распределенных по умолчанию на 6 видов:

• Рассмотрение, результатом которого является постановка руководителем резолюции и возвращения заверенного документа автору.
• Исполнение: передача документации, находящейся в разработке, всем пользователям, согласно списку, а также контролирующему лицу для совершения исполнительской дисциплины. Один из пользователей назначается ответственным исполнителем.
• Согласование: в рамках этого бизнес-процесса выбранные респонденты вносят корректировки или заверяют документацию, а затем возвращают ее инициатору для проработки результатов и дальнейших действий.
• Утверждение: документ передается на утверждение назначенному ответственному. Результатом является возвращение к автору для внесения корректировок или ознакомления с резолюцией.
• Регистрация: документ передается секретарю. Секретарь присваивает регномер, проставляет печать организации и отправляет корреспонденту.
• Ознакомление позволяет всем сотрудникам, внесенным в список заинтересованных лиц, изучить документ.

На основе этих процессов можно формировать более сложные, многоуровневые схемы и маршруты с различными переходами – комплексные кросс-функциональные процессы с неограниченным уровнем вложенности.

Управление проектами