В 2020 году ФНС представила концепцию развития электронного документооборота (ЭДО), которую планирует внедрить к 2024 году. По задумке налоговиков, это сократит расходы государства и бизнеса на печать, бумагу и доставку, а также поможет быстрее обмениваться документами.
Подготовьтесь к главным изменениям, чтобы спокойно обмениваться документами с контрагентами, не нарушить бизнес-процессы и не попасть на штрафы налоговой.
Если нет времени читать весь материал целиком, смотрите наш чек-лист — он поможет подготовиться к переходу на ЭДО уже сегодня.
Чтобы не упустить новые возможности для своего бизнеса, подпишитесь на наш канал
Что изменится
К концу 2024 года вступят в силу следующие нововведения:
- многие документы окончательно перейдут в электронный формат, например транспортные и кадровые документы, а также документы по учёту НДС;
- начнут действовать новые правила обмена документами. Например, физические лица, которые подписывают документы от лица организации, должны будут иметь электронную доверенность;
- получить электронную подпись можно будет бесплатно в ФНС.
Зачем готовиться к переходу на ЭДО уже сейчас
Вебинар «Переход бюджетных организаций на электронный документооборот в 2023 году»
Ожидается, что в 2023 году ФНС обяжет бизнес отказаться от бумажных транспортных накладных в пользу электронных. А другие мероприятия, призванные ускорить переход на цифровой формат, начнутся уже в 2022 году. Поэтому эксперты рекомендуют подготовиться к переходу на ЭДО до того, как он станет обязательным.
Переход на электронный документооборот с 1 января 2023 года
Унифицированные формы электронных документов
- унифицированных форм электронных первичных учетных документов;
- электронных регистров бухгалтерского учета;
- иных документов бухгалтерского учета.
Приказом № 61н установлен перечень унифицированных форм первичных учетных документов и регистров бухгалтерского учета, обязательных к применению автономными учреждениями с 1 января 2023 года.
Наименование формы документа
Код формы по ОКУД
Обоснование
По учету доходов
Ведомость группового начисления доходов
Приложение 1 к Приказу № 61н
Извещение о начислении доходов (уточнении начисления)
Приложение 1 к Приказу № 61н
Акт о признании безнадежной к взысканию задолженности по доходам
Приложение 1 к Приказу № 61н
Ведомость начисления доходов бюджета
Приложение 1 к Приказу № 61н
Ведомость выпадающих доходов
Приложение 1 к Приказу № 61н
По учету основных средств
Решение об оценке стоимости имущества, отчуждаемого не в пользу организаций бюджетной сферы
Приложение 1 к Приказу № 61н
Акт о консервации (расконсервации) объекта основных средств
Приложение 1 к Приказу № 61н
По учету нефинансовых активов
Решение о прекращении признания активами объектов нефинансовых активов
ЭДО | Электронный документооборот
Приложение 1 к Приказу № 61н
Решение о признании объектов нефинансовых активов
Приложение 1 к Приказу № 61н
По учету дебиторской (кредиторской) задолженности
Решение о списании задолженности, не востребованной кредиторами, со счета _______
Приложение 1 к Приказу № 61н
Решение о признании (восстановлении) сомнительной задолженности по доходам
Приложение 1 к Приказу № 61н
Решении о восстановлении кредиторской задолженности
Приложение 1 к Приказу № 61н
По инвентаризации
Решение о проведении инвентаризации
Приложение 1 к Приказу № 61н
Изменение решения о проведении инвентаризации
Приложение 1 к Приказу № 61н
Акт о результатах инвентаризации наличных денежных средств
Приложение 1 к Приказу № 61н
По учету материальных ценностей
Акт приема-передачи объектов, полученных в личное пользование
Приложение 1 к Приказу № 61н
Акт об утилизации (уничтожении) материальных ценностей
Приложение 1 к Приказу № 61н
Карточка учета имущества в личном пользовании
Приложение 3 к Приказу № 61н
По расчетам с физическими лицами
Ведомость доходов физических лиц, облагаемых НДФЛ, страховыми взносами
Приложение 3 к Приказу № 61н
По забалансовому учету
Журнал операций по забалансовому счету
Приложение 3 к Приказу № 61н
Обратите внимание: автономные учреждения вправе применять положения Приказа № 61н в 2022 году в случаях, предусмотренных учетной политикой учреждения (единой учетной политикой при централизации учета) (п. 6 Приказа № 61н).
Правила оформления электронных первичных документов
Электронные первичные учетные документы (сводные электронные первичные учетные документы) и электронные регистры бухгалтерского учета составляются в форме электронного документа, подписанного (п. 1 Методических указаний):
- квалифицированной электронной подписью (далее – ЭЦП);
- простой электронной подписью (далее – простая ЭП) – в случаях, предусмотренных Методическими указаниями.
В соответствии с пояснениями по оформлению электронных первичных документов, доведенными Письмом Минфина России № 02-07-07/98091, условия для принятия электронных первичных учетных документов к учету следующие:
1) заполнение всех реквизитов электронного первичного документа;
2) наличие квалифицированной электронной подписи руководителя учреждения (уполномоченного им лица).
Лицо, ответственное за формирование электронного документа, не заполняет поля электронного первичного документа, предназначенные для бухгалтерских записей либо отметок бухгалтерии (Письмо Минфина России № 02-07-07/98091).
Обратите внимание: документы, форма которых предусматривает наличие нескольких подписей, включая ЭП, можно принять к учету только при наличии в них ЭЦП, например, руководителя или главного бухгалтера (п. 3 Методических указаний).
Отметим, что на основании Федерального закона от 27.12.2019 № 476-ФЗ с 2022 года реализована возможность получения автономными учреждениями квалифицированной ЭЦП на безвозмездной основе в удостоверяющем центре ФНС.
В соответствии с п. 3 Письма Минфина России № 02-07-07/98091 первичные электронные документы формируются с указанием предусмотренных унифицированными формами электронных документов реквизитов и соответствующих им согласно общероссийским классификаторам (классификациям) технико-экономической информации при автоматизированной обработке и обмене информации кодов.
При создании электронного первичного документа допускается внесение следующих изменений:
Изменения электронного первичного документа
Обоснование
Изменение размера граф и строк
Пункт 3 Письма Минфина России № 02-07-07/98091
Включение дополнительных строк (подразделов), которые предусмотрены унифицированной формой
Добавление вкладных листов
В соответствии с нормами, установленными Приказом № 61н, форма электронных документов состоит из трех частей: заголовочной, содержательной и оформляющей (п. 3 Методических указаний). Остановимся подробнее на порядке заполнения каждой из перечисленных частей первичного электронного документа.
Заголовочная часть электронного первичного документа
При заполнении электронных документов в кодовой зоне заголовочной части формы даты указываются в формате «ДД.ММ.ГГГГ».
Обратите внимание: автономному учреждению необходимо предусмотреть настройку формата даты в программном продукте, используемом для ведения бухгалтерского учета, в формате «ДД.ММ.ГГГГ».
Заголовочная часть формы электронного документа содержит общие для всех форм электронных документов реквизиты.
Обязательный реквизит заголовочной части
Информация, отражаемая в кодовой зоне
Наименование формы
Код по ОКУД
Дата, на которую представлены содержащиеся в электронном документе сведения
Информация об учреждении, составившем документ
Уникальный код, соответствующий номеру реестровой записи реестра участников бюджетного процесса
Наименование вышестоящей организации
Код главы по бюджетной классификации РФ
Наименование бюджета бюджетной системы РФ
Наименование единицы измерения
Кроме этого, в зависимости от содержания отражаемого факта хозяйственной жизни заголовочная часть формы электронного документа может содержать дополнительные реквизиты.
Дополнительный реквизит заголовочной части
Информация, отражаемая в кодовой зоне
Наименование акта автономного учреждения о создании комиссии по поступлению и выбытию нефинансовых активов
Дата и номер документа о создании комиссии по поступлению и выбытию нефинансовых активов
Реквизиты локального акта автономного учреждения (например, приказа, распоряжения), которым установлен порядок принятия решения комиссией по поступлению и выбытию нефинансовых активов
Дата и номер документа о порядке принятия решений комиссией по поступлению и выбытию нефинансовых активов
Содержательная часть электронного первичного документа
При заполнении электронных документов в кодовой зоне содержательной части формы даты указываются в формате «ДД.ММ.ГГГГ».
Содержательная часть формы электронного документа представляется в виде табличной и (или) текстовой частей, включающих:
- наименования показателей, а при наличии – коды показателей по соответствующим классификаторам (классификациям) технико-экономической информации;
- Приказом № 61н определена структура кодов показателей по соответствующим классификаторам (классификациям) технико-экономической информации.
Обратите внимание: автономному учреждению необходимо предусмотреть настройку соответствующих классификаторов и справочников и порядок формирования кодов показателей в программном продукте, используемом для ведения бухгалтерского учета, в соответствии с требованиями Приказа № 61н.
Оформляющая часть электронного первичного документа Оформляющая часть формы электронного документа содержит электронные подписи (с расшифровкой) должностных лиц. Приказом № 61н определены виды электронных подписей, применяемые при составлении и утверждении электронного первичного документа, и области их применения.
| Вид электронной подписи | Назначение | Обладатель |
| Простая | Подписание первичного электронного документа | Сотрудник, составивший документ |
| Квалифицированная | Кассир | |
| Главный бухгалтер | ||
| Утверждение первичного электронного документа | Руководитель учреждения (уполномоченное лицо) |
В оформляющей части электронного документа, предусматривающего его подписание членами комиссии автономного учреждения по поступлению активов, предусмотрен особый порядок заполнения реквизита «Особые отметки» и подписания членами комиссии с формированием листа голосования.
| Вид электронной подписи | Назначение | Обладатель |
| Простая | Подписание листа голосования | Член комиссии по поступлению и выбытию активов |
| Квалифицированная | Председатель комиссии по поступлению и выбытию активов |
При подписании членами комиссии по поступлению и выбытию активов листа голосования одновременно в резолютивной части электронного документа отражаются их подписи.
Оформление скан-копий первичных документов
В случае если при межведомственном обмене информацией в форме электронных документов предусмотрена передача скан-копий первичных учетных документов, содержащих собственноручные подписи (сформированных на бумажном носителе), ответственность за соответствие скан-копии подлиннику документа возлагается на лицо, отвечающее за оформление указанным документом факта хозяйственной жизни и (или) за формирование и (или) передачу такой скан-копии. Передача скан-копии первичного учетного документа для отражения в учете осуществляется при условии ее подписания квалифицированной электронной подписью должностным лицом, отвечающим за соответствие такой скан-копии подлиннику документа.
Формирование первичных документов на бумажном носителе
- при обеспечении соблюдения требований законодательства РФ о защите обрабатываемых персональных данных, а также сведений, составляющих государственную тайну, и иной информации с ограниченным доступом, не содержащей сведения, составляющие государственную тайну;
- при отсутствии технической возможности (при условии представления в бухгалтерию электронного образа такого документа).
В заключение определим основные мероприятия, которые необходимо реализовать для обеспечения успешного перехода на применение Приказа № 61н с 1 января 2023 года:
1. Привести учетную политику автономного учреждения в соответствие требованиям Приказа № 61н, в том числе внести дополнения в график документооборота с учетом использования электронных документов (определить сроки формирования, подписания, утверждения электронных документов, передачи первичных (сводных) учетных документов для их отражения в бухгалтерском учете).
2. Обеспечить наличие в программном продукте, используемом автономным учреждением для ведения бухгалтерского учета, реализованных форм электронных первичных учетных документов и регистров бухгалтерского учета, которые обязательны к применению с 1 января 2023 года.
3. Обеспечить техническую возможность обмена электронными документами.
4. Определить список лиц, ответственных за формирование и подписание электронных документов.
5. Обеспечить всех сотрудников, составляющих и подписывающих электронные документы, простой ЭП или ЭЦП в соответствии с полномочиями на подписание и утверждение документов, определенных Приказом № 61н.
6. Обеспечить всех должностных лиц, утверждающих и согласовывающих электронные документы, ЭЦП.
7. Провести мероприятия по синхронизации справочников ГИИС «Электронный бюджет» и программного продукта, используемого в автономном учреждении для ведения бухгалтерского учета.
Обращаем внимание на то, что Приказом Минфина России от 28.06.2022 № 100н вносятся изменения в Приказ № 61н.
В перечень форм электронных первичных учетных документов добавят формы:
- 0510448 – акт о приеме-передаче объектов нефинансовых активов;
- 0510450 – накладная на внутреннее перемещение объектов нефинансовых активов;
- 0510451 – требование-накладная;
- 0510452 – акт приемки товаров, работ, услуг;
- 0510453 – извещение о трансферте, передаваемом с условием;
- 0510521 – заявка – обоснование закупки товаров, работ, услуг малого объема через подотчетное лицо.
В перечень электронных регистров бухгалтерского учета добавят формы:
- 0509211 – карточка учета капвложений;
- 0509214 – карточка учета права пользования нефинансовым активом.
Автономные учреждения будут использовать указанные формы с 2024 года или раньше (по усмотрению учреждения или централизованной бухгалтерии).
Источник: www.audit-it.ru
Законы об электронном документообороте (ЭДО): что нужно знать?
Федерального закона об электронном документообороте в едином документе нет. Обмен информацией без бумаги регулирует множество нормативных актов, начиная от кодексов и заканчивая приказами различных ведомств. О каких законах об ЭДО нужно знать бизнесу, и какие важные изменения произошли в сфере виртуального обмена данными, расскажем в статье.
Законы об ЭДО в 2022 году
Перечисленные в таблице ниже нормативные акты регулируют не только электронный документооборот между контрагентами, но и кадровый ЭДО в рамках трудовых правоотношений.
| Наименование закона | Что регулирует? |
| Гражданский кодекс РФ (ГК РФ) | Ст. 160 ГК РФ указывает, что письменная форма сделки соблюдается в том числе при электронном подписании документов. Ст. 434 ГК РФ также дублирует положение о том, что договор в письменной форме может заключаться и путём составления электронного документа. |
| Налоговый кодекс РФ (НК РФ) | Ст. 93 НК РФ допускает истребование сотрудниками ФНС документов на проверку как в бумажной, так и в электронной форме. Ст. 169 НК РФ разрешает оформлять счета-фактуры в электронном виде. |
| Закон об электронной подписи № 63-ФЗ | Это один из основных законов об электронном документообороте в России. Он определяет виды электронных подписей, которые по юридической силе приравниваются к ручным, и разрешает использовать их на различных документах, начиная от гражданско-правовых сделок и заканчивая оказанием муниципальных и государственных услуг. |
| Закон о бухгалтерском учёте № 402-ФЗ | Ст. 9 указанного закона разрешает оформлять первичные бухгалтерские документы в электронной форме. Главное условие — они в обязательном порядке должны быть с электронной подписью. |
| Закон об информации № 149-ФЗ | П. 11.1 ст. 2 закона даёт определение электронному документу. Нормативный акт определяет, что электронный документ должен быть пригоден для обработки в информационных системах, удобочитаем человеком, у него должна быть возможность передачи другим по телекоммуникационным и информационным каналам связи. |
Главные нововведения в ЭДО
С 1 января 2022 года вступили в силу новые законы об электронном документообороте. Рассмотрим главные изменения ЭДО для бизнеса.
Изменение порядка оформления электронной подписи
- ИП, руководители частных компаний, адвокаты, нотариусы и иные лица, занимающиеся частной практикой, смогут получить электронную подпись только в удостоверяющих центрах ФНС или через их доверенных лиц (к таким, например, относится СберБанк).
- Лица, замещающие государственные должности РФ или субъектов РФ, должностные лица органов местного самоуправления, государственной власти и подведомственных им учреждений, сотрудники и руководители государственных некоммерческих организаций, а также государственных коммерческих компаний, которым выделяются деньги из бюджета, получают электронные подписи в Удостоверяющем центре Федерального казначейства.
- Должностные лица ЦБ РФ, лица, занимающиеся актуарной деятельностью, руководители бюро кредитных историй, рейтинговых агентств, некредитных финансовых организаций, операторов платёжных систем, кредитных организаций, а также ИП, занимающиеся деятельностью, перечисленные в ст. 76.1 Закона № 86-ФЗ, получают электронные подписи в Удостоверяющем центре Банка России.
- Сотрудники организаций, работающие на основании доверенностей, физические лица, самозанятые вправе оформлять электронные подписи в аккредитованных удостоверяющих центрах.
Эти правила будут действовать до 1 января 2023 года. Далее будет введена МЧД (машиночитаемая доверенность) и выдача ЭП по новым правилам.
Основные нюансы оформления новых электронных подписей:
- Если электронная подпись была выдана до 31 декабря 2021 года коммерческим удостоверяющим центром, который прошёл аккредитацию по новым правилам, введённым для операторов ЭДО с 1 июля 2021 года, то она будет действительна до 31 декабря 2022 года, если срок её действия не истечёт раньше. Позднее электронные подписи нужно будет получить по новым правилам.
- Если электронная подпись была выдана неаккредитованным коммерческим удостоверяющим центром, то с 1 января 2022 года она становится недействительной
Проверить, прошёл ли аккредитацию конкретный удостоверяющий центр, можно на сайте Минцифры РФ.
Обязательный ЭДО в работе с маркированными товарами
Правовое регулирование электронного документооборота при работе с маркированными товарами обеспечивается постановлением Правительства РФ № 2464 от 31 декабря 2020 года. ЭДО с 2022 года обязателен при работе со всеми типами маркированных товаров. К их числу относятся:
- вода;
- меховые изделия;
- молочная продукция;
- табачные изделия;
- одежда и обувь;
- покрышки и шины;
- лекарства;
- парфюм;
- лампы-вспышки и фотоаппараты.
Все сведения об обороте маркированных товаров передаются через систему «Честный Знак».
Электронные перевозочные документы
С 2022 года также действуют электронные перевозочные документы (транспортные накладные, сопроводительные ведомости, заказ-наряды и другие). Закон № 336-ФЗ от 2 июля 2021 года говорит о внедрении единой государственной информационной системы, в которой будут регистрироваться и храниться все перевозочные документы. Закон о переходе на электронный документооборот распространяется на грузоотправителей, грузополучателей, перевозчиков.
Как перейти на ЭДО?
Цифровая платформа для компаний и физических лиц СберКорус помогает бизнесу наладить ЭДО и полностью отказаться от бумажных документов. Компаниям и ИП предлагаются следующие решения:
- СФЕРА Курьер. Сервис предоставляет возможность обмениваться электронными документами с контрагентами. Он поддерживает работу с более 260 видами документов. Позволяет работать с деловыми партнёрами даже в том случае, если они работают с другими операторами ЭДО.
- СФЕРА EDI. Специальная система для обмена документами с торговыми партнёрами. Позволяет автоматизировать заказы новых товаров и контролировать их поставку до складов или магазинов.
- «Подписант». Сервис предназначен для быстрого обмена документами с контрагентами из числа самозанятых и физических лиц. Через «Подписант» можно выпустить бесплатные электронные подписи для физических лиц и плательщиков налога на профессиональный доход (НПД).
- Кадровый электронный документооборот (КЭДО). Сервис организует быстрый обмен информацией между руководителями и сотрудниками, позволит за несколько минут подписать трудовые договоры, дополнительные соглашения к ним, документы о неразглашении конфиденциальной информации, утвердить график отпусков и командировок и подписать иные документы в рамках кадрового делопроизводства.
- СФЕРА Отчётность. Обеспечивает передачу отчётных документов в ФНС, Росстат, ФСС и ПФР. Одно из преимуществ сервиса — автоматическая проверка документов на наличие или отсутствие ошибок, которые будет предложено исправить.
Бизнесу нужно лишь определиться, какую из сфер своей деятельности он готов перевести в «цифру», и специалисты СберКорус подберут подходящее решение.
Выводы
Законодательство об электронном документообороте многообразно. Например, ГК РФ регламентирует особенности оформления сделок в письменной форме, а Закон о бухгалтерском учёте — создание электронных первичных документов. Нормативную базу регулирования ЭДО можно отыскать и в приказах ведомств (например, Минфина РФ).
В 2022 году было много нововведений в отношении ЭДО, начиная от особенной получения электронных подписей и заканчивая внедрением форматов электронных перевозочных документов. Цифровизация документооборота — это долгосрочная цель как государства, так и бизнеса. И в ближайшем будущем ЭДО станут пользоваться ещё больше компаний, ИП, самозанятых и физических лиц, поскольку закон постепенно внедряет его обязательность.
Источник: www.esphere.ru