Программа эдо что это

Программы документооборота и работа с ними

Расстояние между партнёрами не имеет значения — подписанные документы появляются в сервисе контрагента через несколько секунд. Также сокращается количество ошибок при заполнении реквизитов, программа сама укажет на исправление.

Программные обеспечения делают электронный документооборот безопасным, за счёт хранения истории действий и прозрачности выполненных операций. Просмотр манипуляций пользователей исключает возможность использования сервиса в мошеннических целях.

Документы, созданные через программы электронного документооборота, являются юридически значимыми и могут быть отправлены не только частным компаниям, но и в государственные органы. Их предоставляют в суде в качестве доказательств или улик как оригиналы.

Обзор популярных программ ЭДО

Программа электронного документооборота — это система, которая обеспечивает процессы создания, управления доступом и распространения электронных документов в компьютерных сетях, а также обеспечивающая контроль за обменом документов в организации.

ЭДО в 1С: практические примеры (электронный документооборот)

Все системы электронного документооборота имеют примерно одинаковые возможности, но у каждой из них есть ведущая функция. Например, системы делопроизводства позволяют наладить движение документов внутри компании и работу с входящими и исходящими документами, а электронные архивы — хранить электронные документы и оцифрованные бумаги. В системе workflow закреплены все действия, которые необходимо совершить над документом, и каждый документ проходит по определённому маршруту от одного сотрудника к другому.

ЕСМ-системы сочетают в себе функции разных систем. В состав такой системы может входить workflow для маршрутизации документов и электронный архив для их хранения. Эти системы позволяют работать с неструктурированным и web-контентом.

Российский рынок предлагает широкий выбор систем электронного документооборота.

Существуют рейтинги программ электронного документооборота, которые составляют отраслевые ресурсы. Как правило, это открытые источники.

Вот тройка лидеров в 2021 году, по мнению сайта CRMindex:

  • А2Б СЭД — это электронная программа документооборота. Гибкие настройки типовых и произвольных маршрутов и карточек документа. Делегирование исполнения документа. Настройки доступа к папкам и документам. Сквозная регистрация и нумерация документов;
  • ELMA365 ECM — организовывает электронную канцелярию и обеспечивает хранение данных. Искусственный интеллект обрабатывает, проверяет корректность и отправляет документы по маршруту согласования в зависимости от содержания;
  • Контур.Диадок — обладает всеми инструментами для создания документов и обмена ими в пределах компании и с контрагентами. В нём можно создавать маршруты согласования документов, предоставлять «первичку» в ФНС при проверках, находить контрагентов, которые уже работают в системе. У этой программы есть мобильная версия, а также адаптация под ОС Linux.

В список популярных программ электронного документооборота входят, в том числе, «1С-ЭДО» и «Астрал.ЭДО».

Электронный документооборот: что это и как работает 👀

Преимущества «1С-ЭДО»

«1С-ЭДО» — это программа для документооборота, использующая ECM-систему, для организации ЭДО и работы компании в целом. В ней можно работать совместно, вести учёт рабочего времени, работать с электронной почтой. Для начала работы с партнёрами достаточно отправить приглашение. Система поддерживает работу с контрагентами, подключенными к другим операторам ЭДО, а также позволяет контролировать этапы обработки документов.

Как работать с программой электронного документооборота.

Для работы в системе не требуется дополнительное программное обеспечение электронного документооборота на компьютерное устройство. Её можно интегрировать с любыми решениями на платформе «1С: Предприятие 8». У системы нет мобильного приложения, но есть адаптированный мобильный клиент, что позволяет работать со смартфона или планшета. Если вы привыкли работать в программах «1С», то вам подойдёт именно сервис «1С-ЭДО». Он подключается напрямую к вашей учётной системе.

Преимущества «Астрал.ЭДО»

«Астрал.ЭДО» — это надёжная программа документооборота, которая соответствует всем современным требованиям безопасности. Обменивайтесь юридически значимыми документами с контрагентами, организуйте документооборот внутри компании, переводите бумажные архивы в электронный. «Астрал.ЭДО» позволяет пользоваться ЭДО с любого устройства с выходом в интернет и имеет роуминг со всеми ведущими системами электронного документооборота.

Выбор программы документооборота зависит от того, какие задачи компании она должна выполнять. Учитывайте это наряду с критериями цены и известности разработчика. Оставьте заявку , и наш специалист предложит вам оптимальное решение для покупки электронного документооборота.

Продукты по направлению

Онлайн-сервис для организации электронного документооборота с контрагентами . Попробовать бесплатно!

Сервис для организации документооборота с вашими контрагентами из программы 1С

Полный процесс кадрового электронного делопроизводства:
от выпуска электронной подписи сотрудникам до хранения электронных документов

Источник: astral.ru

Что такое ЭДО и почему вам нужно подключить его прямо сейчас 

Ещё каких-то 15 лет назад принтеры, факсы и подобное оборудование были неотъемлемой частью любого крупного или небольшого офиса, но постепенно это всё уходит в прошлое. Сейчас большинство документов создаются сразу в цифровом виде в специальных программах или облачных сервисах. Тем не менее иногда всё же нужно распечатывать некоторые документы и отправлять их обычной почтой.

Но мы всё же живём в цифровом 21 веке! Имеет смысл начать работу со всеми контрагентами через систему электронного документооборота. В ней все оригиналы документов будут храниться в защищённом облачном хранилище и при необходимости окажутся у вас под рукой. В этом материале мы расскажем обо всех преимуществах ЭДО, и почему вам стоит перейти на него.

Was ist das или Что значит ЭДО?

ЭДО, или электронный документооборот, — способ обмена документами. При этом используется не обычная «аналоговая» почта, и даже не е-mail, а специальная программа.

Всё происходит так:

1. Отправитель создаёт документ — заявление, официальное письмо или что-либо другое.

2. Проверяет и подписывает электронной подписью (о ней мы расскажем чуть позже).

3. Получатель принимает документ и подписывает его своей электронной подписью (этот этап необязателен).

Отправитель при этом получает уведомление о том, что документ подписали.

Главное отличие документа, отправленного по ЭДО, от просто подписанного и направленного по email скана в том, что он обладает такой же юридической силой, как и бумажный оригинал.

Сыграем в игру «А зачем мне это нужно?»

Правила простые: мы задаём вам 5 простых вопросов. Если на 3 и более из них вы ответите «Да», то вам необходим ЭДО.

  1. Случалось ли с вами такое, что во время важного разговора с ключевым партнёром вы судорожно искали необходимый документ на столе, но не могли его найти?
  2. Вы не можете точно сказать, какие именно письменные поручения выполнены, а у каких срок уже истёк?
  3. Вы хотите, чтобы скорость согласования документов в вашей компании увеличилась, а уровень бюрократии — уменьшился?
  4. Вы устали от постоянных бумажных завалов на вашем столе?
  5. Вы не можете точно сказать, где тот или иной документ?

Мы практически уверены, что на большую часть вопросов вы ответили положительно. Поэтому не будем тратить время на объяснение, зачем нужен электронный документооборот, а сразу перейдём к преимуществам ЭДО.

5 преимуществ ЭДО

1. Вы экономите деньги. Оплата услуг курьерских служб, стоимость конвертов — поначалу может показаться, что это не такие большие деньги. Но за год может набежать немалая сумма.

2. Вы экономите время. Обмениваться документами по ЭДО можно так же быстро, как и письмами по электронной почте.

3. Постоянный доступ. Вы можете отправить документ в любое время и с любого компьютера, если на нём установлена ваша цифровая подпись.

4. Безопасность и конфиденциальность. Важные письма не потеряются при пересылке и не попадут «случайно» к конкурентам. Всё тайное останется тайным. Также вы сможете получить документ за любой предыдущий период, если бумажный оригинал был утерян.

5. Облачное хранение. Все ваши документы будут храниться в облаке, и не нужно оборудовать отдельное помещение для складирования бумаги.

При этом любой документ из ЭДО вы можете в любой момент распечатать на принтере, и на нём будут метка об электронной цифровой подписи и уникальный ID в системе ЭДО. Поэтому даже фанаты бумажного документооброта могут быть спокойны. Хотя мы бы рекомендовали прислушиваться к эко-трендам, и во благо сохранения природы идти на встречу цифровизации.

Электронный документооборот: с чего начать

Всё просто: прежде всего получите электронную цифровую подпись. Сделать это можно в специальном удостоверяющем центре. На сайте Министерства цифрового развития, связи и массовых коммуникаций ознакомьтесь со списком аккредитованных УЦ и выберите подходящий.

Вполне возможно, что у вас уже есть такая подпись. Например, если вы удалённо обмениваетесь документами с ФНС, то вы можете использовать ту же подпись и для работы с ЭДО.

После этого вам нужно выбрать оператора ЭДО. Их достаточно много, и выбор в основном зависит от ваших личных предпочтений.

Читайте также:
Программа индивидуального сопровождения ребенка что это

Затем уточните у представителей компании, с которой вы хотите работать по ЭДО, услуги какого оператора они используют. Если у вас одинаковые операторы, вам достаточно отправить приглашение вашему контрагенту через систему ЭДО.

Если они различаются, нужно будет настроить роуминг. Для этого запросите у вашего контрагента ID их организации в системе ЭДО. После этого обратитесь к вашему оператору, укажите ID, и специалисты оператора настроят роуминг.

Сегодня практически у любого бизнеса есть сайт, домен (адрес) и сервис, на котором размещён сайт — хостинг. И конечно же, обмениваться документами с компанией, которая предоставляет эти услуги, намного удобнее по ЭДО. Например, мы в REG.RU используем услуги операторов «Сбис» и «Диадок». На нашем сайте есть подробная инструкция, как подключить электронный документооборот.

Это избавит вас от необходимости напоминать администратору своего сайта или маркетологу о получении закрывающих документов. Узнать больше про ЭДО в REG.RU можно в нашей подробной справке.

Каждый день без ЭДО — это потери для бизнеса. Вы тратите время на бюрократию, поиск бумажек, повторную отправку потерявшихся при пересылке документов и многое другое. Эти ресурсы можно было бы направить на развитие бизнеса. С ЭДО вы сможете оптимизировать документооборот в вашей компании и сосредоточиться на более важных задачах.

Источник: www.reg.ru

Что такое электронный документооборот и как он работает

Можно подписывать документы на бумаге, но это долго и неудобно, плюс они занимают место, теряются, их сложно искать. Электронный документооборот (ЭДО) — это процесс, который ускоряет и упрощает передачу информации клиентам, поставщикам, госорганам и внутри компании, позволяет контролировать взаиморасчеты между организациями или территориально удаленными подразделениями. Все документы при этом создаются в электронном виде, подписываются электронной подписью, а значит, имеют юридическую силу.

Что вы узнаете

  • Кому подходит
  • Схема работы
  • Преимущества ЭДО
  • Как совмещать бумажный ЭДО с электронным
  • Как понять, что пора переходить на ЭДО
  • Как начать работу с ЭДО
  • Какую ЭП использовать
  • Частые вопросы

Кому подходит

Система электронного документооборота на крупном предприятии с сотнями и тысячами внешних документов в месяц помогает снизить издержки и сэкономить сотни тысяч рублей в год, а также уменьшить риски, связанные с потерей документов, ошибками и штрафами от налоговой.

Малому и среднему бизнесу важно получать оплату за товары или услуги в день выставления документов, безбумажный документооборот поможет им ускорить этот процесс, ведь чем быстрее документы дойдут до получателя, тем быстрее их оплатят. Пускай сейчас предприниматель заключает пару-тройку контрактов в месяц и не нуждается в ведении электронной документации, но у него могут появиться крупные заказчики, которые работают только по ЭДО, и потребуют подключиться.

Схема работы

Неважно, какого размера ваш бизнес, схема ЭДО для работы с документами будет одинаковой.

  1. 1. Отправитель создает документ, подписывает своей ЭП и отправляет контрагенту.
    Если получатель еще не пользуется технологией электронного документооборота, то получит на электронную почту приглашение зарегистрироваться.
  2. 2. Контрагент получает документ, утверждает его или отклоняет, указав причину.
  3. 3. Отправитель получает подписанный контрагентом экземпляр.
    Если были замечания, исправляет документ и отправляет корректировку либо генерирует новый электронный документ.

Преимущества ЭДО

Как совмещать бумажный ЭДО с электронным

Быстро перейти только на электронные документы у вас не получится, да и не все ваши контрагенты будут пользоваться ЭДО. Вам придется хранить и бумажные оригиналы, и их скан-копии — их можете хранить у себя в учетной системе или в отдельном архиве. В СБИС к архиву электронных документов можно добавлять сканы бумажных оригиналов, чтобы находить их по первому требованию и без лишних усилий. Система напечатает на бумажном документе QR-код, по которому быстро свяжет скан с электронным документом.

Как понять, что пора переходить на ЭДО

Проверьте себя по небольшому чек-листу. Если на большинство утверждений вы ответите «нет», то значит, самое время ознакомиться с рынком систем электронного документооборота и подобрать подходящую.

  • В спорной ситуации вы легко найдете не просто карточку документа, но и подписанные оригиналы, и даже скан-копии бумажных документов.
  • Вы понимаете, на ком зависло подписание, так как видите всю цепочку согласования документа.
  • Вы видите, какие из выставленных документов подписаны контрагентами, а какие — нет.
  • По запросу ФНС вы быстро отберете и отправите документы по конкретному контрагенту за определенный период.

На что обратить внимание при выборе оператора ЭДО:

  • возможность ведения архива документов с удобным поиском по фильтрам;
  • разграничение прав доступа различным категориям сотрудников;
  • персональные доработки СЭД под потребности компании;
  • интеграция с сервисами, которые уже используете — CRM, банковские и бухгалтерские системы, ПО для кадрового учета и т.д.;
  • доступ и работа в электронной системе документооборота с различных мобильных устройств.

Подключить ЭДО в СБИС

Как начать работу с ЭДО

Для обмена электронными файлами участники процесса должны:

  1. 1. купить электронную подпись;
  2. 2. подключиться к оператору данных;
  3. 3. внедрить систему электронного документооборота.

С последним пунктом помогут специалисты компании-оператора: настроят бизнес-процессы для документооборота в вашей организации, обучат сотрудников, помогут пригласить контрагентов к ЭДО. В СБИС уже есть типовые форматы первичных документов для организаций разных сфер бизнеса — подключились и можно пользоваться без дополнительных настроек. А также под ряд клиентов уже созданы адаптированные модели ЭДО, например, обмен данными со сбытовой компанией, документооборот, в том числе и в системе EDI, с несколькими торговыми сетями, заключение договоров с тремя и более сторонами, электронная подпись на сайте и электронные документы с физлицами.

Какую ЭП использовать

Для обмена первичной документацией с контрагентами вам потребуется квалифицированная подпись (КЭП). Ее же используют для сдачи отчетности в госорганы, участия в госзакупках и других видах торгов. С помощью КЭП можно зарегистрировать онлайн-кассу в ФНС, подать в суд или заключить трудовой договор с удаленным сотрудником без личной встречи.

Неквалифицированная подпись подойдет для внутреннего документооборота (для подписания приказов, инструкций, заявлений, справок) и обмена документами с иностранными контрагентами.

Простую подпись компании используют редко, в основном она требуется физлицам для отплаты штрафов ГИБДД, получения некоторых услуг на портале «Госуслуги», покупок в интернете и т.п.

Отличия электронных подписей

ПростаяНеквалифицированнаяКвалифицированная
Способ выдачи Самостоятельно, при регистрации на сайте В любом УЦ В аккредитованном УЦ
Защита документа от подделкиё Не защищает Защищает Защищает
Юридическая значимость Требует соглашения о признании Требует соглашения о признании Равна собственноручной подписи
Носитель Любой Любой Защищенный (Рутокен, eToken)
Стоимость Бесплатно Бесплатно или от 200 рублей От 500 рублей

Источник: sbis.ru

Будущее за ЭДО. Что это такое и как работает

Что такое ЭДО ? Электронный документооборот, или сокращённо ЭДО, — это обмен юридически значимыми электронными документами с контрагентами по защищённым каналам связи без применения бумажных носителей.

Как работает система ЭДО

ЭДО: как работает

Для начала нужно понять, что электронный документ — это файл, заверенный электронной подписью. Его не нужно распечатывать. Он признаётся юридически значимым оригиналом.

В системе ЭДО есть два важных звена:

  • оператор ЭДО,
  • электронная подпись .

Электронная цифровая подпись (ЭЦП) — это уникальная комбинация знаков, которая служит эквивалентом обычной подписи на бумаге. ЭЦП бывает простой, неквалифицированной и квалифицированной. Каждый вид электронной подписи отличается уровнем защиты и юридической значимостью, из-за чего применяется в разных ситуациях.

Как происходит обмен электронными документами?

  1. Оба контрагента заключают договор с оператором ЭДО и настраивают систему.
  2. Одна сторона создаёт (или загружает готовый) документ в системе.
  3. Подписывает электронную бумагу электронной подписью и отправляет второй стороне. Этот процесс очень похож на пересылку по email.
  4. Вторая сторона моментально получает документ в личном кабинете системы.
  5. Если второго контрагента устраивает документ, он подписывает его своей ЭП.
  6. Отправитель получает подписанный документ.

В программе видны все передвижения документа, просматривался ли он, какие правки вносились. Через систему ЭДО можно передавать разнообразные документы: договоры, акты, счёт-фактуры, отчёты, приказы, заявления и многое другое.

Читайте также:
Программы катализаторы что это

Виды электронных документов

Если разделить электронные документы на крупные категории, получится два вида:

К внутренним электронным документам относятся бумаги, которыми обмениваются только внутри компании. Это могут быть служебные записки, приказы, заявления, инструкции и другие. Например, каждый год по несколько раз работники пишут заявление на отпуск. Почему бы не настроить электронный обмен внутренними бумагами, чтобы каждый сотрудник прямо с рабочего места отправлял заявление?

Небольшой факт. Наша компания не так давно тоже перешла на электронные внутренние документы. Теперь сотрудники не привязаны к определённому городу. Во времена вынужденной удалённой работы этот инструмент позволил почти полностью перевести людей на удалённую работу.

Внутренние документы слабо регламентируются законодательством, поэтому в каждой компании могут быть установлены свои правила. Организовать ЭДО такого вида проще, чем внешний. Для внутренних документов достаточно простой электронной подписи (ПЭП). ПЭП просто выпускается и стоит недорого.

Также электронный обмен внутренними документами делает процесс работы прозрачнее. Отправитель всегда может посмотреть, увидел ли его запрос адресат или нет. Делал он что-то с документом или нет. Руководство, в свою очередь, может отслеживать эффективность сотрудников: много ли он времени тратит на обработку документов, требуются ли правки после проверки его документов и какого рода эти правки.

К внешним ЭДО относятся электронные документы, которые предназначены только для контрагентов. Для большей части таких документов есть стандартизированные шаблоны. Так как эти документы едины для всех компаний, можно настроить систему так, чтобы те или иные документы получали специализированные отделы (бухгалтеры получали только финансовые документы, юристы – судебные запросы). Для использования внешнего ЭДО нужно, чтобы обе стороны использовали одну систему электронного документооборота.

Положительные и отрицательные стороны использования ЭДО для бизнеса

  1. Экономия. Конечно же, это самый первый и очевидный плюс электронного документооборота. Для традиционных документов нужны бумага, принтер, печати, степлеры, файлы, папки, дыроколы. Кажется, что это всё – мелочи, но если посчитать, сколько на эти мелочи тратит компания, получится кругленькая сумма. Электронные версии документов тоже требуют своих затрат, но это в разы меньше, чем бумажные носители.
  2. Занимают меньше места. Этот пункт связан с первым. Не секрет, что многие документы компании обязаны хранить 3, 5 и более лет. Чтобы хранить такой объём бумаг, организации снимают помещения, которые могут занимать не один этаж. Электронные документы хранятся на серверах, которые тоже занимают место, но оно в разы меньше.
  3. Надёжность хранения и поиска. Бумага не самый долговечный материал, он может выцвести, сгореть, порваться. Также из-за постоянной транспортировки между кабинетами некоторые листы могут потеряться, перепутаться. Бумажные носители слишком сильно зависят от человеческого фактора. У электронных хранилищ есть резервные копии, которые не дадут потерять данные. Искать бумажные носители тоже непросто. Нужно надеяться, что Зинаида Петровна из бухгалтерии понятно подписала ту или иную папку с материалами и положила их на ту полку, которая соответствует теме. В противном случае на поиск документов потребуется много времени. В электронных архивах есть функция поиска, которая поможет найти документ.
  4. Ускоренный процесс обработки документов между сотрудниками. Если сотруднику нужен бумажный документ, ему придётся идти туда, где он хранится. Если компания маленькая, это может показаться не очень долго. Однако у крупных компаний есть архивы или стеллажи в кабинетах, куда придётся идти и искать бумагу. За электронным документом никуда идти не нужно. Он есть на компьютере любого сотрудника. Также виртуальные документы не нужно носить на подписание. Достаточно просто отправить и подождать ответа.
  5. Скорость работы с клиентами. Клиентам могут быть нужны не только чеки, но и акты выполненных работ, налоговые документы и многое другое. Клиент будет рад, если у него будет возможность получить необходимые документы в короткие сроки и не вставая с дивана.
  6. Безопасность. Представим, что один документ понадобился сразу нескольким людям. В век технологий можно отсканировать его и разослать всем нуждающимся, но так у этого документа будет много копий. Чтобы ни одна копия с коммерческой или другой тайной не утекла в сеть, нужно потратить много сил и средств на защиту всех пересылок. ЭДО ― это единая сеть, в которой один документ могут просматривать сразу несколько сотрудников без лишней пересылки.
  7. Можно следить за эффективностью работников. Электронные документы могут хранить историю изменения документа: когда и кому он поступил, сколько понадобилось времени на его обработку. Если какая-то работа не была выполнена в срок, сразу будет видно слабое звено. Один сотрудник не сможет оклеветать другого, так как все действия зафиксированы.

Без минусов здесь тоже не обошлось, но их намного меньше, чем плюсов.

  1. Трудность и дороговизна внедрения. Несмотря на то, что сама система экономит много денег, для её внедрения нужно много средств. Нужно приобрести и настроить ПО, купить электронные подписи для всего персонала, обучить сотрудников работе с программой, также перевести все существующие документы в электронный вид. Всё это недёшево и долго.
  2. Потребуется администратор. Даже если вы будете использовать систему, которую предлагает оператор, вам всё равно нужно будет кастомизировать некоторые настройки под нужды компании и поддерживать работоспособность системы.
  3. Контрагент тоже должен быть подключён к ЭДО. Нельзя рандомно отправлять официальные документы. Физическое или юридическое лицо, с которым вы хотите обменяться документами, тоже должно быть зарегистрировано в системе ЭДО. Если же у контрагента нет ЭДО, вам придётся вести смешанный документооборот (бумажно-электронный) для таких партнёров.

Мифы электронного документооборота

Электронные документы не принимают в госорганах

Это самое частое заблуждение. Федеральный закон от 06.04.2011 N 63-ФЗ «Об электронной подписи» подтверждает, что документы с электронной подписью юридически значимы и приравниваются к бумажным оригиналам. Такие документы можно предоставлять в суде и госорганах.

Маленьким компаниям ЭДО не нужно

«У меня не такая большая компания и не так много контрагентов, чтобы тратить время и деньги на переход на ЭДО», ― может сказать владелец небольшой компании. Если вы хотите остаться в рамках небольшой организации, вам, действительно, можно не тратиться на ЭДО. Но если вы хотя бы немного допускаете, что вы хотели в будущем расшириться, переходить на электронные бумаги нужно как раз в тот момент, когда ваша компания маленькая. У вас ещё не так много документов, которые нужно будет переносить в электронный формат и пока не так много клиентов, которых нужно будет уведомлять о нововведениях. Также, если ваша организация будет идти в ногу со временем, новые клиенты это оценят, что поспособствует росту вашего бизнеса.

Контрагенты не могут подписывать документы электронной подписью разных удостоверяющих центров

Для электронной подписи важно, чтобы она была выпущена удостоверяющим центром, который входит в список аккредитованных центров. Какой конкретный удостоверяющий центр выдал подпись вашей организации или контрагентам, не имеет значения. Они все равны.

Электронный документ легко украсть

Боятся кражи не только со стороны хакеров, но и со стороны операторов системы ЭДО. Системы работают по защищённым протоколам, а клиенты получают доступ к системе только с помощью индивидуального логина и пароля, либо по сертификату квалифицированной электронной подписи. Пароли пользователей хранятся в закодированном виде, для этого используют защищённые облачные хранилища. Ключи сертификатов для доступа есть только у пользователей. Всё это доказывает защищённость системы.

Что касается кражи со стороны оператора, то это исключено. Оператор обязан обеспечить сохранность персональных данных . При утечке оператору нужно будет предстать перед законом. А учитывая важность уровня безопасности в таком деле, участь безответственного оператора будет предрешена. Новые клиенты не смогут ему доверять. Именно поэтому системы ЭДО постоянно проверяют инфраструктуру на возможности взлома, чтобы исключить даже самые маленькие лазейки.

Как подключить ЭДО

Как установить ЭДО

Как работать с ЭДО ? Для начала нужно выбрать оператора, который предоставит площадку для обмена ЭДО. Программы для ЭДО называют системой электронного документооборота (СЭД). При выборе СЭД нужно опираться на требуемый для компании функционал, стоимость, наличие техподдержки, возраст на рынке и распространённость системы среди ваших заказчиков. На данный момент самыми популярными СЭД являются: Контур Диадок, СБИС, ДЕЛО, 1С-ЭДО, Директум. На рынке есть как программы, которые устанавливаются на сервер компании, так и веб-решения.

Читайте также:
Роллы что это за программа

После заключения договорённостей с оператором и установки системы, следует выпустить электронные подписи для всех сотрудников. Только так вы сможете полностью перейти на электронный документооборот.

После этого начнётся период адаптации сотрудников и клиентов к новому порядку. Для работников лучше провести обучающие мероприятия, чтобы они быстрее освоили программу.

Клиентов нужно не только оповестить о нововведениях, но и помочь им наладить обмен документами с компанией. Серьёзно отнеситесь к этому этапу, так как напуганные потребители могут уйти от вас.

ЭДО – это будущее в сфере бизнеса и делопроизводства . Ваши клиенты хотят получать свои документы быстро и просто. Не бойтесь нового и развивайтесь.

Источник: 2domains.ru

Что такое ЭДО и почему вам нужно подключить его прямо сейчас

Что такое ЭДО и почему вам нужно подключить его прямо сейчас

Сегодня поговорим о том, что такое ЭДО и как электронный документооборот позволяет значительно повысить эффективность организации. Из этой статьи вы узнаете, как происходит переход на ЭДО и каким компаниям имеет смысл внедрять систему электронного документооборота.

Что значит ЭДО и зачем он нужен?

Если в организации используется система ЭДО (электронного документооборота), это означает, что обмен электронными документами и любые другие операции с ними – создание, обработка, пересылка, хранение – осуществляются без применения бумажных носителей, исключительно в цифровой форме.

Отправитель создает документ, после чего подписывает его электронной подписью (ЭП). Затем созданный документ отправляется по защищенным каналам связи с помощью особого программного обеспечения. Получатель принимает документ, также подписывает собственной ЭП, а отправителю приходит уведомление, что документ был подписан.

Электронная подпись является эквивалентом подписи от руки, с помощью которого подтверждается авторство электронных документов. Чтобы цифровой документ обладал той же юридической силой, что и бумажный, он должен быть подписан ЭП.

Электронный документооборот удобен как для индивидуальных предпринимателей, так и для крупных корпораций, так как значительно упрощает и ускоряет обмен документами и расчеты с контрагентами. Обмениваться можно любыми первичными бухгалтерскими документами: различными договорами, счетами, счетами-фактурами, а также актами выполненных работ и т.д.

Электронный документооборот может быть внутренним, то есть в пределах одной компании, внешним – в этом случае документы передаются между организациями, а также ЭДО с госучреждениями.

Рассмотрим этапы работы с ЭДО при обмене документацией между компаниями:

  1. Сотрудник одной из организаций формирует документ.
  2. Затем работник должен подписать его своей электронной подписью и послать через систему ЭДО получателю.
  3. После ознакомления с документом сотрудник компании-адресата проставляет свою ЭП, после чего в первую компанию поступит уведомление. Это означает, что можно приступать к описанным в документе действиям: начинать отгружать товары, переводить оплату и т.д. Также получатель может отклонить документ, если в него необходимо внести исправления.

Схема работы ЭДО

Комьюнити теперь в Телеграм
Подпишитесь и будьте в курсе последних IT-новостей

Плюсы и минусы ЭДО

Одно из главных преимуществ электронного документооборота – это значительное сокращение расходов на печать (траты на бумагу, оргтехнику и расходные материалы к принтерам), почтовую пересылку и хранение документов.

Можно и вовсе отказаться от бумажных документов, если это не противоречит действующему законодательству (существуют определенные типы документов, которые необходимо иметь в бумажном виде). Использование только цифровых документов позволит избежать дублирования информации на разных носителях, а также обеспечит надежное хранение документов и предотвратит утечку данных.

Не менее важна экономия времени. Если компании, которые обмениваются документами, пользуются услугами одного оператора ЭДО, процесс передачи документа займет всего несколько минут. Причем неважно, куда отправляется документация, – в соседний офис или в другой город. Сроки создания, согласования и утверждения документов сокращаются в разы, а в случае обнаружения ошибок получить корректировочный документ также можно будет быстро и просто.

ЭДО позволяет подписывать и отсылать цифровые документы круглосуточно и с любого устройства, где имеется доступ к электронной подписи.

В системе ЭДО легко контролировать статус документа: был ли он доставлен, подписан или в подписи было отказано.

Все документы находятся в защищенном личном кабинете, поэтому риск, что данные при пересылке могут попасть к злоумышленникам, а документ – потеряться, сведен к нулю.

Систему цифрового документооборота оператора ЭДО можно интегрировать с используемыми в вашей компании системами бухучета, что еще сильнее упростит применение электронного документооборота.

Еще один плюс ЭДО – удобство хранения данных: вам не потребуется оборудовать специальное помещение для хранения цифровых документов. Вся информация будет бессрочно храниться в электронном архиве на серверах оператора ЭДО, где можно легко и быстро найти любой документ, распечатать его при необходимости для ФНС или для предоставления в суд (документ нужно будет подписать ЭП сторон или предварительно заверить у нотариуса).

Кроме того, внедрение системы электронного документооборота (СЭД) позволяет намного эффективнее использовать время ваших сотрудников. Необходимость в физической передаче работникам компании бумажных документов отсутствует, а процессы принятия решений по документам и доведения этих решений до сотрудников организации ускорятся многократно.

Возможности ЭДО

К недостаткам ЭДО можно отнести:

  • Риск потери информации при сбоях программ или неполадках сервиса оператора ЭДО.
  • Если у компании есть партнеры, которые еще не перешли на ЭДО, придется вести смешанный электронно-бумажный документооборот, что может усложнить рабочие процессы.
  • При том что ЭДО позволит экономить в будущем, переход к системе электронного документооборота довольно затратен: необходимо будет оплатить и подключить СЭД, купить электронные подписи, а затем потратить время и средства на обучение сотрудников.

Стоит ли вашей компании переходить на ЭДО?

Крупным компаниям, работающим с сотнями и тысячами внешних документов каждый месяц, внедрение ЭДО поможет сократить издержки и сберечь сотни тысяч рублей в год, снизить риски утери документов и риски, связанные с ошибками в документации и получением штрафов от налоговой. Если организация работает со счетами-фактурами, сдает декларации по НДС, у компании множество филиалов и большое число контрагентов из разных регионов, переход на ЭДО вполне оправдан.

ЭДО подходит также малому и среднему бизнесу, так как таким компаниям важно получать оплату за товары или услуги как можно быстрее – в день выставления документов. Электронный документооборот ускорит обмен документами, а чем скорее документы дойдут до получателя, тем быстрее будут оплачены.

Однако в некоторых случаях для небольших компаний переход на безбумажный документооборот может стать слишком дорогим удовольствием. Чтобы понять, насколько эффективным может быть внедрение ЭДО в вашей компании, вы можете воспользоваться специальным калькулятором на сайте ФНС.

Операторы ЭДО

Для обмена электронной документацией с контрагентами компании и индивидуальные предприниматели могут настроить прямой канал самостоятельно, однако это требует много времени и ресурсов. Поэтому чаще всего организации и ИП подключаются к оператору ЭДО – компании, которая имеет необходимый для обмена электронными документами программный комплекс.

Компания-оператор должна обеспечить клиентам полноценный сервис. Она сама уведомит Федеральную налоговую службу, что организация клиента присоединилась к системе электронного документооборота. Оператор ЭДО использует для передачи документов защищенные каналы связи с особым шифрованием, что гарантирует конфиденциальность. Также компания-оператор следит за соблюдением требований законодательства и производит проверку подлинности электронных подписей.

Список одобренных операторов ЭДО можно посмотреть на официальном сайте ФНС.

Переход на электронный документооборот

Какие шаги необходимо предпринять, чтобы подключить ЭДО?

  1. Необходимо сообщить контрагентам, что вы внедряете в своей компании электронный документооборот.
  2. Нужно приобрести электронную подпись в специальном удостоверяющем центре, прошедшим аккредитацию Министерства связи РФ. Своя ЭП должна быть у каждого сотрудника, который будет подписывать документы от имени компании.
  3. Если вы собираетесь обмениваться документами через оператора ЭДО, необходимо выбрать оператора, заключить с ним соглашение, после чего зарегистрироваться в сервисе.
  4. Теперь у вас появится возможность загрузки готовых электронных документов в личный кабинет, после чего вы сможете подписать их электронной подписью и отправить выбранному в списке доступных контрагентов получателю.

Как видите, процесс внедрения ЭДО не слишком сложен, однако позволяет оптимизировать документооборот в организации и сэкономить немало ресурсов, которые вы сможете направить на развитие вашего бизнеса.

Источник: timeweb.com

Рейтинг
( Пока оценок нет )
Загрузка ...
eft-soft.ru