Программа эдо что это такое

Как внедрить ЭДО в компании

Внедрение электронного документооборота (ЭДО) в компании — простой процесс, который не требует длительной подготовки. Разберем подробнее, что такое ЭДО, в чем его преимущества, в какие этапы проходит внедрение электронного документооборота на предприятии и какие нюансы нужно учитывать перед выбором оператора ЭДО.

Подключитесь к Диадоку, поможем внедрить систему ЭДО и начать работать в ней Подключиться

Что такое ЭДО

• ЭДО позволяет обмениваться юридически значимыми документами, подписанными квалифицированной электронной подписью, которая равносильна собственноручной.
• Документы передаются по зашифрованному каналу, что исключает перехват или фальсификацию данных.
• Для надежного хранения каждый документ копируется на разные серверы.

Легитимность ЭДО обеспечивается следующим образом:

• Оператор ЭДО должен быть включен в сеть доверия ФНС РФ.
• Документы заверяются электронной подписью, соответствующей требованиям законодательства.

Подключитесь к ЭДО и упростите документооборот с контрагентами

Электронный документооборот: что такое, как работает и чем полезен

Преимущества ЭДО

Разберемся, зачем нужно внедрять ЭДО в работу компании:

• Экономия. Печать и пересылка — это постоянные расходы на бумагу, комплектующие, услуги курьерских и почтовых служб. Электронный документооборот сокращает расходы.
• Оптимизация. Электронный документооборот позволяет выполнять привычные операции быстрее — это разгружает сотрудников для других задач бизнеса.
• Безопасность. Данные передаются по зашифрованному каналу, исключены физическое воздействие, возможность утери или кражи.
• Удобство. Интерфейс сервиса ЭДО не сложнее, чем у электронной почты. Он позволяет подписывать и отправлять документы всего в несколько кликов.
• Популярность. С каждым годом на ЭДО переходит все больше компаний. Это повышает шансы, что ваши контрагенты уже подключены к электронному документообороту.

Оцените преимущества ЭДО: экономию, безопасность и скорость работы

Этапы внедрения ЭДО

Перед тем как внедрить ЭДО в компании, необходимо подготовиться — выбрать оператора, обучить сотрудников, понять, работа каких отделов перейдет в электронный формат. Разберем по пунктам:

1. Анализ ситуации. Сначала сотрудники оценивают текущий сценарий документооборота. Это помогает заранее выбрать ответственных и выстроить эффективную систему с учетом перевода компании на ЭДО. Важно проанализировать законодательные и принятые внутри предприятия требования, а также готовность контрагентов перейти на ЭДО. Также на этом этапе можно оценить преимущества подключения к электронному документообороту.
2. Составление запросов к оператору ЭДО. В компании определяют перечень услуг, которые нужны для эффективной работы. Например, контрагенты подключены к разным операторам ЭДО, значит, нужно найти провайдера, предоставляющего роуминг.
3. Проверка и обеспечение рабочих мест сотрудников. Сложного технического оснащения для внедрения ЭДО не потребуется, однако нужно проверить доступ к глобальной сети, состояние оборудования и комплектацию.
4. Назначение ответственных и инструктаж. Понадобится выбрать подразделения, которые будут участвовать в электронном документообороте, составить инструкции и провести обучение. Следует уделить внимание правилам использования электронной подписи.

ЭДО | Электронный документооборот

Возможные сложности

Несмотря на понятный процесс внедрения ЭДО, существует ряд распространенных сложностей, с которыми могут столкнуться предприятия. Разберем их вместе с вероятными путями решения.

Стоимость Путь решения

Сотрудники не готовы обучаться новому. Обычно нежелание переходить на ЭДО высказывают те, кто давно работает с бумажным документооборотом	Создать понятные и подробные инструкции в текстовом и видеоформате, провести отдельные встречи для обучения и обработки возражений
Контрагенты используют только бумажный документооборот	Рассказать о преимуществах ЭДО, в частности, сколько средств и времени получится сэкономить
Структура документооборота выстроена некорректно. Нет прозрачности во взаимодействии между отделами	Проанализировать сложившуюся ситуацию, скорректировать цепочки согласования и подписания документов, составить регламенты
Контрагенты подключены к другому оператору	Использовать роуминг для обмена документами между операторами

Способы работы в ЭДО

Шаги по внедрению ЭДО будут отличаться в зависимости от выбранного способа работы в сервисе:

1. Веб-интерфейс. Это самый доступный и простой способ, так как не требует вмешательства в информационные системы компании.
2. Модуль для 1С. Компания может использовать готовый модуль, который позволяет работать с электронными документами в привычном интерфейсе программы 1С.
3. Интеграция с другими учетными системами. Время настройки и стоимость интеграции зависят от индивидуальных параметров системы и запросов организации.
4. Интеграция через API. Подойдет, если компания работает с нетиповыми версиями, самописными системами и отраслевыми конфигурациями.

Подробнее о каждом из вариантов можно узнать здесь.

Заключение

Внедрение ЭДО в компанию — процесс, преимущества которого покрывают возможные сложности. Перевод документооборота в цифровой вид и последующая автоматизация нивелируют затраты на реализацию проекта. В результате компания сможет быстро оценить экономические преимущества ЭДО: снижение затрат на печать и доставку документов, ускорение и упрощение работы.

Оцените преимущества электронного документооборота с Диадоком

Источник: kontur.ru

Программа эдо что это такое

ПО ЗАКОНУ

7 МИН

Как устроен электронный документооборот

Зачем нужна система ЭДО

Электронный документооборот позволяет перевести в «цифру» делопроизводство внутри компании, а также переписку и обмен документами с контрагентами и госорганами. Перейти на ЭДО может любая компания, необходимо лишь получить электронную цифровую подпись (ЭЦП).

Вопросы, связанные с ЭДО, законодательство не регулирует, только в законе «Об электронной подписи» говорится, что документы с цифровой подписью имеют такую же юридическую силу, как и документы, подписанные от руки.

Как перейти на ЭДО

Переход на электронный документооборот необходимо зафиксировать в учётной политике: это требование закона «О бухгалтерском учёте».

Ст. 8 402-ФЗ
П. 6, ст. 8 402-ФЗ
Cт. 5 63-ФЗ

Далее нужно выбрать электронную подпись. Они бывают трёх видов:

1

Простая электронная подпись используется на сайтах и в приложениях. Она выглядит или как цифровой код, который пользователь получает в смс и вводит для подтверждения операции, или как логин и пароль для входа в личный кабинет.

Такую подпись применяют, например, когда нужно направить электронное заявление в полицию, оплатить услуги ЖКХ или оформить кредитную карту.

2

Усиленная неквалифицированная подпись (УНП) зашифрована и имеет закрытый и открытый ключи. При помощи первого создаётся подпись, второй помогает адресату проверить её подлинность и обнаружить изменения в документе после подписания. Ключи хранятся на флешке или USB-токене. Такой подписью обычно заверяют документы, не требующие печати, например некоторые виды договоров, бухгалтерскую отчётность и налоговые декларации. Получить УНП и подтверждающий сертификат можно в электронном кабинете налогоплательщика на сайте ФНС или в удостоверяющем центре в своём городе.

3

Усиленная квалифицированная подпись (УКП) защищена шифром, одобренным ФСБ. Подпись и сертификат ключа выдают удостоверяющие центры, аккредитованные Минкомсвязи РФ. Список есть на сайте ведомства. УКП подходит для работы с порталом госуслуг, Системой межведомственного электронного взаимодействия, сдачи отчётности в налоговую и другие госорганы, отправки банковских документов и т. д.

Одной ЭЦП можно подписать несколько связанных между собой электронных документов. Это правило не действует, если сделка многосторонняя и в пакете есть документы других организаций или ИП. В этом случае каждая бумага заверяется отдельно.

Создать электронный документ можно в любом привычном формате, например DOC или PDF.

Источник: www.sberbank.ru

Как подключить электронный документооборот и начать с ним работать

Это система создания, регистрации и обмена документов без применения бумажных носителей. Используя ЭДО, вы мгновенно доставляете контрагентам и получаете от них первичку, договоры и письма, сдаёте налоговые отчёты, проводите платежи, подписываете документы с любого устройства, храните документы в электронном архиве и имеете доступ к ним с любого устройства.

Применять ЭДО можно для любой корреспонденции, требующей конфиденциальности, срочности и гарантированной доставки. Даже если ЭДО для вас необязателен, это очень удобно и экономит массу времени. В некоторых случаях подключаться к ЭДО обязывает закон. Например, с 2021 года бухгалтерскую отчётность юридические лица сдают только в электронном виде.

В некоторых случаях налоговую отчетность тоже можно сдать только в электронной форме, подробнее в этой статье . Электронный документооборот необходим при работе с маркированными и прослеживаемыми товарами. Кроме того, без ЭДО не получится поучаствовать в госзакупках.

Рано или поздно перейти на ЭДО придётся всем: Правительство РФ утвердило Концепцию развития ЭДО в хозяйственной деятельности. К концу 2024 года 70% товарных накладных и 95% счетов-фактур должны быть переведены в цифровую форму.

Как работает ЭДО

1. Вы создаёте документ в любом формате (doc, xls, pdf), загружаете его в программу ЭДО или на веб-сайт.
2. Подписываете файл электронной подписью.
3. Отправляете контрагенту.
4. Адресат открывает документ, проверяет, и подписывает его своей электронной подписью.
5. Вы получаете уведомление о подписании и сам документ.

С этого момента документ имеет юридическую силу и ничем не отличается от заверенного бумажного аналога с синими печатями.

Для обмена электронными документами к ЭДО должны быть подключены и отправитель, и получатель.

Способы работы с ЭДО

Веб-версия

Самый простой способ, т.к. при этом не нужно устанавливать ПО, а нужно лишь зарегистрироваться в веб-сервисе оператора ЭДО. Вы заводите личный кабинет, регистрируете в нём сотрудников с правом согласования и подписания документов. Ответственный работник загружает документ на сайт, проводит через цепочку согласования, руководитель подписывает его своей ЭП и документ уходит контрагенту.

Если партнёр в системе не зарегистрирован, ему автоматически отправляется предложение присоединиться к ЭДО.

Отправка одного документа обойдётся в 5-8 рублей.

С веб-версией можно работать с любого мобильного устройства. Это идеальный вариант для тех, у кого небольшой объём документов и кому не нужна интеграция с бухгалтерскими программами. Например, если ИП работает в основном с населением, а заказы от юрлиц поступают редко. Все документы, прошедшие через сайт, хранятся на удалённых серверах компании-оператора. Их можно найти и скачать в любое время.

В интернет-бухгалтерию «Моё дело» встроен электронный документооборот. Вы сможете настроить ЭДО с контрагентами, разослать им приглашения и обмениваться документами прямо из сервиса. Электронную подпись для пользователей мы выпускаем бесплатно.

Локальное программное обеспечение

У операторов ЭДО есть коробочные решения — программный продукт, который обеспечивает обмен документами не только с внешними, но и с внутренними пользователями посредством СЭД — системы электронного документооборота. Сервис ЭДО можно интегрировать с программами для бухгалтерского, складского и кадрового учёта.

СЭД позволяет автоматизировать движение документов внутри организации:

• организовывать совместный доступ к документам;
• формировать задания и планы;
• определять процедуры и маршруты согласования;
• сканировать и распознавать бумажные документы;
• обеспечивать безопасное хранение и структурирование баз документов;
• выстраивать иерархии процессов и делегировать задачи;
• контролировать сроки выполнения задач.

Стоимость лицензии на право пользования ПО зависит от запросов заказчика, и варьируется от 3 до 20 тысяч рублей за 1 пользователя. Кроме покупки лицензии нужно будет оплачивать техническое обслуживание и сопровождение работы системы.

Этапы внедрения ЭДО

Чтобы просто отправлять отчёты и документы в электронном виде, нужно:

• выбрать оператора ЭДО;
• оформить электронную подпись;
• внести изменения в учётную политику;
• зарегистрироваться на сайте веб-версии программы ЭДО.

Чтобы внедрить полноценную систему электронного документооборота в компании, нужно подготовиться более основательно — определить роль и ответственность каждого сотрудника, разработать маршруты, этапы согласования и подписания документов. Всё это прописывают в положении об электронном документообороте, на основе которого составляют техническое задание для оператора ЭДО. В качестве образца можно использовать наш типовой регламент и порядок электронного документооборота.

Как выбрать оператора ЭДО

На сайте ФНС есть список операторов ЭДО федерального уровня, который постоянно актуализируют. При выборе оператора нужно обратить внимание на шесть основных параметров.

1. Безопасность. Как организован доступ к сервису — по логину с паролем или по КЭП? Прошёл ли у оператора аудит безопасности системы? Где, как и сколько хранятся документы, будет ли к ним доступ после расторжения договора?
2. Интеграция. Возможность автоматического обмена данными с учётными системами.
3. Интерфейс. Насколько удобно пользоваться сервисом, можно ли подключаться с мобильных устройств.
4. Роуминг с другими операторами. Он понадобится, если ваши контрагенты пользуются другим сервисом.
5. Техподдержка. Есть ли круглосуточная и насколько оперативно решают проблемы.
6. Стоимость абонентского обслуживания. Что входит в ежемесячный тариф, а что нужно оплачивать отдельно.

Также узнайте у оператора заранее, можно ли будет вносить доработки по мере необходимости и сколько это стоит.

Как получить электронную подпись

С 1 июля бесплатные ЭП начала выдавать ФНС России. С 2022 года функции по выдаче КЭП юридическим лицам, ИП и нотариусам останутся только у ФНС и у доверенных удостоверяющих центров.

Чтобы получить бесплатную ЭП в ФНС, нужно:

• записаться на приём в ИФНС;
• приобрести защищённый носитель (флешку) — они есть в наличии у операторов ЭДО и у производителей;
• подготовить пакет документов: паспорт руководителя, ИНН, СНИЛС, выписку из ЕГРИП (ЕГРЮЛ), приказ о назначении руководителя, сертификат соответствия на носитель ключевой информации;
• заполнить заявление на получение КЭП (в личном кабинете ФНС, если ЭП ранее уже получали, или непосредственно в ФНС, если оформляете впервые);
• лично явиться в ИФНС и подписать документы;
• передать носитель и получить ЭЦП.

Срок действия ЭП — 15 месяцев. Каждой организации или ИП ФНС выдаёт только одну КЭП — на руководителя, имеющего право подписи без доверенности, или непосредственно ИП. Копировать её нельзя.

До 1 января 2022 года КЭП можно получить за плату в прошедших аккредитацию удостоверяющих центрах, их список есть на сайте Министерства цифрового развития РФ . Там же оформляют подписи для работников, действующих по доверенности. Подробно о том, как изменился порядок работы с электронными подписями с 1 июля 2021 года, мы рассказали в этой статье .

Изменения в учётной политике при переходе на ЭДО

Чтобы приравнять электронные документы к бумажным, нужно внести изменения в учётную политику и прописать:

• участки бухгалтерского и налогового учёта, документы по которым будут оформляться электронно;
• список документов, оформляемых в электронном виде;
• тип электронной подписи (простая или квалифицированная);
• право подписи электронных документов с указанием должностей;
• способ отправки и получения данных — в электронном виде, с указанием оператора ЭДО;
• порядок хранения электронных документов;
• порядок взаимодействия с контролирующими органами — передача документов по телекоммуникационным каналам связи, порядок предоставления пояснений, документов при проведении встречных или камеральных проверок.

• электронный документооборот
• ЭДО
• первичные документы
• оператор ЭДО
• квалифицированная электронная подпись
• неквалифицированная электронная подпись
• учетная политика
• бухгалтерский учет
• мое дело
• Моё дело Профбухгалтер

Источник: www.klerk.ru

Электронный документооборот: что это и как работает

Применение электронного документооборота позволяет бизнесу быстро обмениваться документами с партнерами, сокращать издержки и перенаправлять внимание сотрудников на другие задачи. Разберем, зачем нужен электронный документооборот бизнесу, как происходит формирование и направление документов в электронном виде и как ввести ЭДО в работу.

Для чего нужен электронный документооборот

ЭДО — это обмен электронными документами между контрагентами по защищенным каналам связи. Под электронным документооборотом в РФ принято понимать обмен юридически значимыми документами, подписанными квалифицированной электронной подписью (КЭП), которая защищает документ от изменений и наделяет его юридической силой.

Чтобы начать обмениваться с партнерами и госорганами документами через интернет, необходимо подключиться к оператору электронного документооборота. Оператор — связующее звено, поставщик услуги, обеспечивающий защиту данных.

СберКорус — оператор электронного документооборота уже более 10 лет. Наш сервис СФЕРА Курьер соответствует всем требованиям к безопасности обмена электронными документами и поможет вашему бизнесу автоматизировать документооборот.

Как работает электронный документооборот между организациями:

У пользователя сервиса ЭДО работа с документами занимает считанные секунды
Рассмотрим преимущества использования электронного документооборота:
Ускорение бизнес-процессов

Контрагенты могут быстро отправлять и принимать документы, таким образом ускоряя поставки, выполнение работ, приемку товара и др. Чем раньше получены закрывающие документы, тем быстрее учтен НДС и верно определена налоговая база.

Сокращение затрат

Применение электронных документов позволяет сэкономить на печати, доставке и хранении. Не нужно ездить в офис контрагента, организовывать архив и дополнительно нанимать сотрудников.

Повышение контроля

Весь процесс легко проследить в личном кабинете сервиса ЭДО. Проанализировать статусы, сроки, ошибки. Если необходимо найти документ, это можно сделать за несколько кликов.

Юридическая значимость и защита информации

ЭДО обеспечивает защищенный обмен документами. Данные не потеряются и не изменяются. При этом документ с КЭП является полным аналогом бумажного с подписью от руки и печатью.

Работа по правилам маркировки
Чтобы работать с системами контроля, нужно использовать электронную передачу документов. Это необходимо для создания единых баз данных и их быстрой обработки. При применении ЭДО информация в системы передается автоматически при подписании УПД с обеих сторон документов.
→ Подключить ЭДО для маркировки

Формы электронного документооборота

Электронно-цифровой документооборот бывает:
СЭД (Система электронного документооборота)

Система внутри компании. С ее помощью отделы и подразделения быстро обмениваются разными типами документов.

При формировании электронного документооборота компания может сама разработать правила и нормативы с учетом требований 63-ФЗ «Об электронной подписи», ГОСТов по делопроизводству и архивам.

ЮЗЭДО (Юридически значимый ЭДО)

Реализация юридически значимого электронного документооборота с контрагентами.

Способы обмена, требования к безопасности хранения и передачи, а также к КЭП строго установлены законом.

В ЮЗЭДО есть 2 вида электронных документов:

Структурированные

Электронно-цифровая форма структурированного документа регулируется законами и требованиями государственных служб

• Счет-фактура (СЧФ)
• Документ о передаче товаров, работ, услуг, имущественных прав (ДОП, он же ТОРГ-12)
• Счет-фактура и документ о передаче товаров, работ, услуг, имущественных прав (СЧФДОП)

• Корректировочный счет-фактура
• Документ об изменении стоимости отгруженных товаров (выполненных работ, оказанных услуг, переданных имущественных прав)
• Корректировочный счет-фактура и документ об изменении стоимости отгруженных товаров (выполненных работ, оказанных услуг, переданных имущественных прав)

Неструктурированные

Договоры, первичная документация, уведомления и др. Форма может меняться в зависимости от нужд контрагентов. Строгих требований со стороны закона нет.

Структурированные документы позволяют обрабатывать данные из них быстро, поэтому соответствию требованиям уделяют большое внимание.

Если подписать структурированный или неструктурированный документ квалифицированной электронной подписью, он станет юридически значимым. Поэтому далее мы рассмотрим виды и особенности работы с подписью.

Виды электронной подписи в электронном документообороте между юридическими лицами

Электронная подпись необходима для подтверждения личности, действия (подписания) и защиты информации. В зависимости от функций и уровня безопасности бывают подписи трех типов:

Простая электронная подпись

Наименее надежный вид подписи. Это пара логин-пароль, которую мы используем при входе на интернет-ресурс, смс-код, который присылает банк, или имя и подпись почтового ящика.

Неквалифицированная электронная подпись (НЭП)

Обладает более высоким уровнем защиты, у нее есть сертификат и ключевая пара. Но для признания юридической значимости документа с НЭП требуется дополнительное соглашение между партнерами. Такой документ все равно не примут госорганы.

Квалифицированная электронная подпись

Соответствует требованиям 63-ФЗ «Об электронной подписи» и обеспечивает самый высокий уровень защиты информации. Электронные цифровые документы с КЭП аналогичны по юридической силе бумажному варианту с подписью от руки.

• Участвовать в юридически значимом электронном документообороте.
• Сдавать отчетность в госорганы.
• Участвовать в торгах и госзакупках.
• Работать с госпорталами.
• Регистрировать онлайн-кассу в ФНС.

Удостоверяющий центр СберКорус прошел аккредитацию Минцифры РФ по новым правилам, поэтому здесь можно получить ЭЦП физлица для использования в работе с МЧД.

У нас вы можете получить ЭЦП, не приезжая в офис
Оставьте заявку, наши специалисты помогут с выбором и пакетом документов

Реализация электронного документооборота

Разработку и обеспечение электронного документооборота осуществляет оператор ЭДО (провайдер). Поэтому первый шаг в процессе внедрения ЭДО — выбор оператора.

Чтобы настроить процесс электронного документооборота, необходимо подключиться к СФЕРА Курьер. Для этого:

Оставьте заявку
Онлайн или по телефону 8 800 100-8-812
Выберите и оплатите тариф
Стоимость зависит от количества исходящих документов. Входящие — бесплатно.

Настройте рабочее место

Наши специалисты помогут. Время настройки зависит от способа подключения. После того как вы заключили договор с провайдером, нужно получить КЭП и начать использование ЭДО.

Веб-версию сервиса СФЕРА Курьер можно настроить, посмотрев видеоинструкцию. Для входа потребуются логин и пароль, которые вам пришлет личный менеджер.

Веб-версию сервиса СФЕРА Курьер не нужно настраивать,

можно начинать работу сразу же после подключения. Для входа потребуются логин и пароль, которые вам пришлет личный менеджер.

В личном кабинете есть доступ ко всем функциям сервиса для обработки и контроля электронного документооборота. Вы не пропустите новые входящие документы, потому что сервис пришлет оповещение (можно дублировать на почту). Если возникают вопросы, можно посмотреть инструкцию сверху справа или обратиться в техподдержку прямо из личного кабинета.

Чтобы отправить документ контрагенту, нужно нажать на кнопку «Новый документ», выбрать его тип, указать получателя, подписать и отправить. Найти документ можно по номеру, ИНН контрагента и названию.

Статус документа можно отслеживать. «Получен» — означает, что контрагент подписал квитанцию, но не сам документ. Когда он подпишет документ, вам придет оповещение, а документооборот будет считаться завершенным.

Источник: www.esphere.ru