Классическое делопроизводство
Directum RX упрощает ежедневную работу с бумажной документацией. В системе можно быстро регистрировать входящие, исходящие и внутренние документы, контролировать исполнение поручений, резолюций и указаний руководства, а также отслеживать местонахождение бумажных оригиналов документов.
Регистрация документов
Зарегистрировать можно любой документ. Например, электронные документы, пришедшие вложением в письма Microsoft Outlook, просто «перетаскиваются» в систему (drug’n’drop), далее заполняются поля регистрационной карточки. А бумажные документы заносятся ручным или потоковым сканированием с предварительным просмотром, возможностью смены порядка их следования и переделки неудачных образов.
Directum RX предусматривает ведение номенклатуры дел и журналов регистрации в соответствии с нормами российского делопроизводства. Журналы регистрации настраиваются согласно регламенту компании для входящих, исходящих и внутренних документов.
Возможности системы Directum RX
Создание и регистрация документа
Номер документу присваивается автоматически в разрезе каждого журнала регистрации и может включать код подразделения, журнала, а также любой другой необходимый реквизит. Основные реквизиты зарегистрированного документа остаются заблокированы для дальнейших изменений.
Вынесение резолюций и отправка поручений
После регистрации и рассмотрения документа руководитель выносит резолюцию, на основании которой выдаются поручения. Делопроизводитель или сам руководитель формирует в системе задачу на исполнение поручения с указанием исполнителя, срока, комментариев и вложив дополнительные документы.
Пример поручения
После старта поручения инициатор видит дерево переписки, может дополнительно запросить у исполнителя отчет о выполнении поручения, продлить срок его исполнения или прекратить.
Согласование и подписание документов
Исходящие и внутренние документы, как правило, требуют предварительного согласования с руководством. Для этого в специальном графическом редакторе Directum RX задаются правила: нужные этапы и условия просто «перетаскиваются» на схему.
Графический редактор маршрутов
Быстро создать правила согласования документов помогут обучающие видеоролики Directum RX.
Для отправки задачи на согласование инициатору достаточно выбрать готовый регламент и стартовать процесс. Система сама определит участников и отправит им задания.
Задача на согласование документа
В ходе процесса согласования вложенные документы могут быть подписаны электронной подписью. Автоматически (например, в случае выбора результата «Согласовано») или вручную, при этом можно добавлять и примечания к подписи.
Базовые возможности Directum 5
Информация о подписях документа
Контроль выдачи бумажных экземпляров
Движение бумажных экземпляров документов внутри компании отслеживается в их регистрационных карточках. Для этого на закладке «Выдача» ответственный за хранение делает отметку о выдаче документа, указывая имя и должность сотрудника, забравшего бумажный экземпляр. Впоследствии делается пометка о возврате документа.
Закладка «Выдача»
Автоматизируйте делопроизводство с Directum RX
Directum RX повышает эффективность делопроизводства за счет:
- прозрачной регистрации входящих, исходящих и внутренних документов;
- удобства отправки поручений и повышения контроля исполнительской дисциплины;
- отслеживания информации о местонахождении бумажных экземпляров документов;
- согласования официальных документов по настроенным правилам.
Источник: centrvd.ru
Программа директум что это такое
Компании, которые работают в системе Directum, отмечают ощутимый положительный эффект от перехода на электронный документооборот.
Обеспечивается прозрачность бизнес-процессов
Система позволяет оперативно отслеживать этапы выполнения бизнес-процессов, что делает всю деятельность компании абсолютно прозрачной и контролируемой. Встроенный механизм bpm/workflow включает в себя все необходимые средства для настройки процессов любой сложности.
Повышается исполнительская дисциплина
По статистике 20% заданий не выполняются ответственными по разным причинам. Внедрение ECM-системы гарантирует полный контроль на всех этапах работ. Используя возможности системы, руководитель может быть уверен в том, что поставленные перед сотрудниками задачи не будут забыты. Отчеты позволят анализировать причины отклонений.
Сокращаются затраты времени руководителей и сотрудников
Система оптимизирует практически все рутинные операции с документами — создание, поиск, согласование и т.д. С новым интеллектуальным решением Directum Ario также существенно снижается время на обработку входящих документов: документы автоматически классифицируются, заполняются их реквизиты. У сотрудников высвобождается время для выполнения ключевых работ, дающих большую отдачу для предприятия.
Исключается потеря документов
Утечка конфиденциальной информации может повлечь за собой серьезные убытки. В отличие от традиционного «бумажного» документооборота, система Directum обеспечивает доступ к документам строго в соответствии с назначенными правами пользователей. Тексты могут быть дополнительно зашифрованы паролями, либо цифровыми сертификатами. Все действия, производимые с документом, протоколируются в истории работы.
Растут конкурентные преимущества
Ускорение информационных потоков и усиление контроля бизнес-процессов повышают качество обслуживания контрагентов и заказчиков. Функционирование компании становится более мобильным и меньше зависит от конкретных «незаменимых» сотрудников.
Разработчик и правообладатель (Лицензиар) — ООО «ДИРЕКТУМ». Система Directum зарегистрирована в Федеральной службе по интеллектуальной собственности, патентам и товарным знакам. Система зарегистрирована в Федеральной службе по интеллектуальной собственности, патентам и товарным знакам. Свидетельство об официальной регистрации программы №2014660993 от 21.10.2014 года.
Страна происхождения – Российская Федерация. Номер регистрации в реестре Минкомсвязи -360.
Источник: galaktika-it.ru
Система электронного документооборота Directum (СЭД Директум). Вопросы и ответы
Работая уже несколько лет с системой электронного документооборота Directum (СЭД Директум ) нам часто приходится отвечать на вопросы руководителей, менеджеров, специалистов про электронный документооборот вообще и систему Directum, в частности.
Сегодня мы рассмотрим некоторые из этих вопросов. Это вопросы топ-менеджеров компаний, которые оценивают перспективы внедрения СЭД, уже слышали о системе Directum и хотят уточнить некоторые моменты, касающиеся ее внедрения.
На вопросы отвечает руководитель департамента внедрения ЗАО «Тюмбит-АСУ» Оксана Давлетшина. Оксана участвовала более, чем в десяти проектах по созданию корпоративных информационных систем, является экспертом по внедрению СЭД Directum.
Итак, вот наиболее частые вопросы менеджеров и руководителей про СЭД Directum.
Cколько стоит внедрение СЭД Directum? Какие ожидаемые затраты на проект внедрения?
Самое маленькое внедрение — это установка системы Directum на Ваш компьютер. Cтоит такое внедрение от 5 000,00 рублей. А дальше, вверх – все зависит от Ваших желаний. Скажем, автоматизировать канцелярию или договора — от 50 тысяч рублей.
Однако, я своим клиентам не рекомендую оценивать только абсолютную стоимость проекта (будь то СЭД Directum или любая другая информационная система).
Гораздо важнее сравнить стоимость проекта с теми потерями, которые есть на предприятии, и которые система устраняет. В нашем случае, – это проблемы с документооборотом. По опыту моему и моих клиентов могу сказать, что затраты на внедрение СЭД раз в 5 ниже тех последствий, которые возникают от этих проблем: штрафы и санкции за неоплаченные счета, не закрытые сделки, рутинные подготовки отчетов для налоговых проверок и многое другое.
Что нужно подготовить предприятию для успешного внедрения СЭД Directum?
Здесь все как в любом классическом проекте. Нужно выбрать заинтересованное лицо со стороны руководства, собрать команду, четко определить для себя цели проекта, определиться с ресурсами для внедрения СЭД – самостоятельно или с привлечением партнера. Если проект внедрения предполагает интеграцию Directum с внешними системами, нужно подбирать команду, у которой уже есть опыт интеграции с вашими системами.
Чего не следует ожидать при внедрении СЭД?
Одна из главных особенностей внедрения любой серьезной системы электронного документооборота в том, что СЭД начинает контролировать сотрудников компании, выявлять неоптимальные процессы, узкие места, всех «лодырей» или наоборот излишне загруженных сотрудников.
А, скажите, многие ли из нас любят контроль над собой? Правильно, сам по себе контроль сотрудники не очень любят. Поэтому не стоит ожидать, что все полюбят и Directum, особенно «с первого взгляда». Вот здесь-то и понадобиться «заинтересованное лицо со стороны руководства», которое отобьет все нападки на Ваш проект.
Повторюсь, заинтересованность и воля руководителя (желательно, первого лица компании) в решении тех проблем, устранять которые будет Directum — это первое условие для успеха всего проекта.
Впрочем, я бы отметила и еще одно наблюдение из практики. Многие из сотрудников, которые поначалу к СЭД Directum отнеслись с опаской или скептически, через некоторое время уже не представляют себе работу без Директума. «Не пойму, как мы раньше это делали? Столько времени, сил тратили. Давно уже нужно было автоматизировать этот документооборот…» — вот слова ведущего менеджера компании, которые она сказала мне через два месяца после внедрения у них СЭД Directum.
Как совмещается Directum с другими информационными системами, которые имеются на предприятии, например, системой 1С ?
Directum часто дополняет системы управления на предприятии и работает с ними в тесной интеграции. Обычны ситуации, когда многие справочники в систему Directum импортируются из систем ГАЛАКТИКА ERP, Microsoft Dynamics AX (Axapta), 1C.
Или документы, «рожденные» в учетной системе, попадают на согласование в Directum, или, наоборот, документы созданные в Directum после согласования создаются в учетной системе. А часто документы вообще сквозным процессом проходят через обе системы.
То есть совмещение СЭД и учетной системы – это обычная практика и даже потребность, которая обеспечивает максимальное снижение трудозатрат сотрудников, сокращение в десятки раз времени согласования документов, созданных в учетной системе и применение всей полноты возможностей электронного документооборота.
Для ИТ-специалистов добавлю, что в Directum для такого совмещения есть все необходимое – встроенный язык разработки, возможность использования веб-сервисов, СУБД на базе Microsoft SQL Server, использование технологии COM-объектов.
Уже в стандартной поставке есть средства интеграции с 1С, Business Studio, офисными продуктами (Microsoft Office, OpenOffice.org). А у партнеров компании Directum имеются решения для интеграции с такими системами, как Галактика ERP, SAP R/3, Axapta, Aris, Prestima и др. Так что с интеграцией проблем обычно не бывает. При внедрении Directum отлично совмещается практически с любой учетной системой, которая есть на предприятии.
Требуется ли закупка новой техники и компьютерных сетей?
Если у вас уже есть компьютеры, которые работают в сети, и существует учетная система, например, 1C, то, скорее всего, никакой модернизации для работы Directum не потребуется. Требования у Directum’a к компьютерам конечных пользователей не высокие.
Как показала практика, замена существующего парка техники конечных пользователей и замена сетей обычно не происходит. А вот закупка сервера обычно требуется. Хотя бы для того, чтобы созданная система электронного документооборота работала надежно и независимо от других систем. Но и здесь «аппетит» у Directum намного ниже, чем у «одноклассников» или ERP-систем.
Типовые требования к компьютерам и сетям ваши ИТ-специалисты всегда могут посмотреть на сайте Directum. Или же можно обратиться за консультацией к партнеру Directum, который есть в Вашем городе или районе.
Какие этапы внедрения СЭД Directum?
Есть несколько вариантов внедрения системы Директум. Самый простой: установка; обучение; эксплуатация. Если в организации больше 50-100 пользователей, то обычно простым вариантом не обойтись и потребуется проект внедрения, который включает: обследование; проектирование; настройку и доработку системы; тестирование и обучение; запуск и опытную эксплуатацию.
Проекты, в которых требуется интеграция СЭД с другими системами всегда идут по пути большого проекта.
Сколько по времени занимает внедрение Directum?
Небольшие проекты по схеме «установка, обучение и запуск» занимают 2-3 недели. Полномасштабные проекты внедрения Directum могут занимать от 1,5 месяцев до полугода, для особо крупных проектов может потребоваться год и даже более. Много еще зависит от пользователей, от команды заказчика – насколько заказчик готов к внедрению СЭД (морально, технически, организационно).
Мы сложные проекты стараемся разбить на отдельные стадии, на каждой из которых внедряются части СЭД в своих отделах, службах или бизнес-процессах. Таким образом, заказчик начинает ощущать результаты от внедрения Directum уже на первых месяцах работы.
Можно ли купить Directum в виде коробочного продукта и внедрить своими силами?
Да, можно. И такие клиенты у нас есть. Максимум, что им потребовалось это 8-10 часов консультаций на старте.
Какая компания в УрФО занимается внедрением Директум?
За внедрением Directum на территории УрФО можно обратиться в компанию «Тюмбит-АСУ». Крупная компания с большим опытом внедрения систем документооборота, в портфеле есть клиенты из среднего и крупного бизнеса. Много проектов с интеграцией Directum с внешними системами, например, один из новых проектов — внедрение СЭД в компании Аскона.
Теги: Directum, внедрение Directum, внедрение сэд, Директум, сэд, электронный документооборот
Понравилось? Поделитесь с друзьями
- Share on Facebook
- Share on Twitter
- Share on Google+
- Share on Vk
- Share by Mail
Интересующийся says:
Есть ль мобильное приложение для работы с Directum? Для каких платформ работает? Какой функционал реализован? Входит ли в стоимость поставки или приобретается отдельно?
Интересующийся says:
Как часто выходят обновления системы? И трудоемкий ли процесс обновления? Входят ли обновления системы в стоимость гарантийного сопровождения?
Интересующийся says:
Есть ли Directum на бесплатном облачном сервере?
Алексей says:
Возможность работы с мобильным приложением есть, причем несколько вариантов.
1. Есть веб-сервер Directum. В текущей версии, в том числе, оптимизирован под экраны планшетов
2. Есть мобильный веб-доступ. Для работы со смартфонов.
3. Есть решение для iPad.
В общем на любой вкус и кошелек.
В мобильном веб-доступе реализовано все что необходимо для работ с задачами и документами. Разумеется настройка системы по большей части выполняется в desktop-версии.
Directum приобретается модульно, те компоненты которые требуется. Если требуется мобильный доступ то он приобретается как отедльная компонента системы, если не требуется то не закупается.
Алексей says:
Еще в этом году вышло решение для ланшетов и ноутбуков под управлением Windows 7 и 8
Алексей says:
Обновления выходят стабильно не реже чем раз в пол года, с начала этого года вышло два обновления. Трудоемкость всегда зависит от масштабов внедрения и модификаций системы, чем больший объем внедрения и модификаций системы тем трудоемкость выше и наоборот. Как и по любой другой системе.
Обновления системы поставляются в рамках абонемента на обновление. Сам процесс перехода на новую версию может осуществляться как силами заказчика, так и с привлечением партнеров.
Алексей says:
Для знакомства с системой можно воспользоваться версией системы развернутой в облаке. Для получения реквизитов доступа к демо-стенду достаточно обратиться к партнеру. Например, по номеру 8 (3452) 689-689
Источник: t-asu.ru
Обзор систем автоматизации документооборота: 1С:Документооборот, Диадок и Directum
Разберемся, какая из трех систем документооборота наиболее функциональна и удобна. Для начала определимся с основным назначением рассматриваемых программ. 1С:Документооборот и Directum созданы для автоматизированной работы с документами (обмен данными, создание документов и т.д.), отлаживания взаимодействий между сотрудниками и бизнес-процессов в целом.
Диадок же используется только для обмена электронными документами. Создавать или редактировать их в программе невозможно. Все официальные документы подписываются автоматически электронной цифровой подписью и имеют юридическую силу. 1C:Документооборот разработан командой 1С, Directum — компанией Directum , а Диадок — СКБ Контур. Далее, обратимся к конкретным критериям для характеристики систем.
Удобство контроля для руководителя
Программы 1С:Документооборот и Directum осуществляют интеграцию с основными почтовыми системами (т.е. все письма с email загружаются в программу, это достаточно удобно для работника, так как все необходимые сведения отображаются в одной программе), имеют специальную версию планшетного клиента, предусматривают механизм удаленной работы. Это говорит о том, что руководитель, будучи, например, в другой точке мира, с помощью планшета или телефона сможет согласовать какие-либо документы, решить важные вопросы или посмотреть, насколько загружены его сотрудники в данный момент (есть специальный календарь, где работники отображают свои задачи и стадии их выполнения). Система Диадок также осуществляет интеграцию с основными почтовыми системами и присутствует механизм удаленной работы. Но в программе провисает специальная версия планшетного клиента, так как она еще не протестирована и не адаптирована в достаточной мере.
Интеграции с имеющимися учетными системами заказчика
1С:Документооборот оборудован готовыми модулями по обмену с распространенными в России учетными системами. Так как программа работает на платформе 1С, то она предусматривает возможность бесшовной интеграции с другими конфигурациями 1С.
Это значит, что из интерфейса другой конфигурации можно будет работать с данными 1С:Документооборота, вести коллективную работу над файлами, приложенными к документам, использовать 1С:Документооборот в качестве файлового хранилища или как архив документов, учитывать трудозатраты сотрудников. Также можно разработать интеграционные модули на внутреннем языке.
Программа Directum аналогично включает в себя готовые модули по обмену с распространенными в России учетными системами. В системе используется и встроенный язык программирования ISBL, который не получил широкого применения, что усложняет доработку интеграционных модулей. У Диадока есть интеграционный модуль, который позволяет обмениваться электронными документами с контрагентами прямо из 1С. Документооборот с пользователями других систем осуществляется через роуминг (является технологией обмена юридически значимыми электронными документами между операторами).
Простота внедрения системы
Система 1С:Документооборот интегрируется во все продукты 1С (с которыми работает большое число фирм), это облегчает задачу внедрения системы (если у вас уже имеется какая-то конфигурация 1С, то вы можете просто настроить бесшовную интеграцию с программой и начинать работать). Кроме того, если сотрудники компании уже взаимодействовали с системами 1С, то работать в 1С:Документообороте им намного легче, так как не нужно будет разбираться в функционале (продукты 1С похожи между собой по структуре).
Внедрение и адаптация Directum происходят легко за счет специальных интеграционных компонентов. Пользователи ECM-системы достаточно быстро обучаются и вовлекаются в рабочий процесс. Программу Диадок внедрить также легко. Все, что нужно, это квалифицированный сертификат электронной подписи (КЭП).
Но система зависима от подключения к интернету: если сеть не будет работать, то вы не сможете получить доступ к данным. Добавления функционала не предусмотрено, система ориентирована только на обмен юридически значимых документов.
Возможность использования программного обеспечения системы для решения каких-либо дополнительных задач
Программа 1С:Документооборот имеет достаточно богатый функционал, связанный не только с документооборотом, но и такими дополнительными задачами, как управление процессами, учет и планирование рабочего времени, проектный учет и т.д. Кроме того, из-за того, что программа легко интегрируется с другими программами 1С, ее функционал еще расширяется (прибавляется функционал других программ 1С после интеграции с ними). Система Directum запрограммирована решать такие дополнительные задачи, как управление взаимодействием с клиентами, управление бизнес-процессами, автоматизация канцелярией и управление показателями эффективности (все они покупаются отдельно). Диадок, в рамках этого параметра, выглядит менее привлекательно, потому что система не предназначена для решения дополнительных задач.
Возможность потокового ввода документов в систему, встроенные механизмы работы со сканером
1С:Документооборот и Directum предусматривают потоковый ввод документов в систему, интегрируются со сканерами. Программа Диадок не настроена на потоковый ввод данных и работу со сканерами.
Лицензирование программ и стоимость
Для работы в 1С:Документообороте вам необходимо будет купить лицензию на платформу в зависимости от количества рабочих мест.
Рассчитаем стоимость программы для 50 рабочих мест.
Если у вас предприятие со сложной организационной структурой и сложным документооборотом (средние, крупные организаций и холдинги), а также нужно потоковое сканирование, то вам подойдет версия КОРП. Ее стоимость будет составлять порядка 312 000 рублей.
А для малых и средних коммерческих предприятий, с несложной организационной структурой и документооборотом, рекомендуется версия ПРОФ. Стоимость будет составлять 187200 рублей на 50 рабочих мест. В комплект поставок входят и не требую дополнительной оплаты все функциональные опции (учет документов и файлов, процессов и задач, мероприятий и обращений граждан, учет и планирование рабочего времени, проектный учет и т.д) Кроме того, если вы — подписчик ИТС, то получаете возможность скачивать обновления бесплатно.
Для работы в системе Directum необходимо приобрести серверную и клиентскую лицензии.
Рассчитаем также стоимость программы для 50 рабочих мест.
Существует 2 варианта поставки: Enterprise (Число пользовательских лицензий не ограничено) и Standard (До 100 пользовательских лицензий). Directum Enterprise будет стоить 636 900 рублей, а Directum Standard — 370 300 рублей. За отдельную цену покупаются модули, решающие дополнительные задачи. Например, если вы хотите подключить еще канцелярию, управление совещаниями и заседаниями, управление закупками и финансовый архив, то необходимо будет доплатить порядка 519 600 рублей для версии Enterprise и 322900 рублей — для Standard.
Для функционирования программы Диадок, вам необходимо приобрести квалифицированный сертификат электронной подписи (КЭП). В Диадок можно войти с любым КЭП, неважно, каким аккредитованным удостоверяющим центром был выдан. Также подходит и тот, который вы используете для сдачи отчетности.
Говоря о стоимости, мы не будем проводить сравнение, так как цена здесь назначается по иному принципу (цена формируется за каждый отправленный документ исходя из тарифов, входящие документы являются бесплатными).
Выводы:
По проведенному анализу, можно сделать вывод, что программы 1С:Документооборот и Directum наиболее функциональны и удобны для работы с документами. Но программа Directum более затратна, так как все дополнительные модули необходимо оплачивать отдельно. Диадок значительно уступает другим рассматриваемым программам, так как ее функционал строго ограничен.
Источник: infostart.ru