Программа диадок что это

Электронный документооборот Контур Диадок 2022: настройка и использование, регистрация в системе, отзывы

Электронный документооборот позволяет перейти с обмена бумажными документами (счетами, актами, фактурами и т.п.) на обмен электронными документами с помощью системы оператора ЭДО посредством интернета.

3676 просмотров

На практике это означает, что при подключении к ЭДО, больше не нужно будет отправлять контрагентам бумажные документы по почте, ждать пока бухгалтерия Ваших партнеров их проведет и перечислит средства, а также вернет Вам подписанные акты. Как правило, вся эта схема занимает немало времени, и часто из-за этого происходит задержка выплат. При использовании ЭДО задержка выплат исключается, поскольку в системе дается всего несколько дней на подписание документов, а сами документы поступают Вашему контрагенту моментально.

В чем ещё преимущества ЭДО?

• Безопасная передача документов по защищенным каналам связи. Документы больше не потеряются в пути, на почте, не потребуется дублировать утерянные документы и т.п.;
• Бесплатное и бессрочное хранение документов на сервере. Вы платите только за отправку исходящих документов. Входящие документы бесплатны;
• Сохранение истории каждого документа. Актуально при возникающих разногласиях между контрагентами;
• Себестоимость электронного документооборота ниже, чем услуги почты;
• Интеграция с сервисами онлайн-бухгалтерии, включая Контур Эльба и 1 С;
• Электронный документооборот можно использовать даже если Вы с Вашими контрагентами пользуется разными системами ЭДО. В таком случае, при передаче документов будет работать роуминг.
• Документы имеют юридическую значимость, их примут в налоговой и суде.

Кому подойдет использование электронного документооборота? Это могут быть ИП, собственники, бухгалтеры, финансовые директоры, IT-специалисты, специалисты широкого профиля.

Диадок. Сервис электронного документооборота

На сегодняшний день существует множество сервисов, предоставляющих услуги ЭДО. Как подключиться и пользоваться системой электронного документооборота, мы в нашей статье расскажем на примере системы Диадок от компании Контур. Иначе данную систему также называют Контур Диадок.

Как подключиться к системе Диадок

Диадок — это система электронного документооборота (ЭДО), в которой можно формировать, отправлять, получать и подписывать электронные документы. Они равносильны бумажным с собственноручной подписью.

Чтобы начать пользоваться системой Диадок, необходимо перейти на сайт системы и войти в раздел Регистрация. Подключиться к системе Диадок достаточно просто. Для этого Вам необходима электронная подпись (КЭП). Если у Вас уже есть электронная подпись, неважно какого удостоверяющего центра, то Вы можете начать пользоваться Диадоком сразу же. Если же подписи нет, то при необходимости Контур выпустит для вас КЭП в собственном удостоверяющем центре СКБ Контур.

В зависимости от того, насколько часто Вы планируете пользоваться Диадоком, система предлагает различные тарифы. Обратите внимание, что все входящие документы бесплатны, оплата идет только за исходящие документы. Ниже представлены основные тарифы:

Тарифы Контур Диадок

В стоимость любого из предложенных тарифов входит:

• получение, подписание и обработка входящих документов;
• обмен текстовыми сообщениями;
• бессрочное хранение документов на серверах СКБ Контур;
• доступ сотрудникам для просмотра и согласования документов;
• получение круглосуточной техподдержки.

В Диадоке работает более 1 500 000 компаний. Проверить, использует ли Ваш контрагент систему Диадок, можно на официальном сайте системы.

Кроме того, как уже упоминалось выше, электронный документооборот можно использовать даже если Вы с Вашими контрагентами пользуется разными системами ЭДО. В таком случае, при передаче документов будет работать роуминг. Роуминг в Диадоке осуществляется по тем же тарифам, что и внутренний документооборот.

Электронные документы подписываются усиленной квалифицированной электронной подписью (КЭП) и равнозначны бумажным с собственноручной подписью. Они мгновенно доставляются контрагентам, их не нужно дублировать на бумаге. При необходимости, представлять такие документы в налоговые органы и суды также можно в электронном виде в режиме онлайн.

Как пользоваться системой Диадок

Для начала работы необходимо зайти на официальный сайт Диадока и перейти по ссылке «Войти в личный кабинет». В Диадоке есть основная веб-версия, которая и используется большинством компаний. Она не требует никакого вмешательства в информационные системы компании, обмен документами с контрагентами происходит по принципу электронной почты. В этом случае Вы платите только за исходящие документы.

Также для пользователей 1С в Диадоке разработано решение для наиболее популярных версий этой учетной системы: необходимо просто скачать модуль с сайта, установить его у себя и работать с электронными документами из этой программы.

Тарифы на модуль 1С:

Кроме того, имеется интеграция с другими учетными системами. В Диадоке есть ряд разработанных интеграционных решений для таких систем, как Oracle, SAP ERP (сертифицированное решение), Directum, Docsvision, MS Dynamics, Парус, Архив ЭЛАР, Архив Ensole.

• Входящие документы
• Исходящие документы
• Внутренние документы
• Черновики
• Удаленные
• Требующие обработки
• Обработанные

Если Вам пришел входящий документ, то Вы можете его скачать, подписать, отклонить, передать на согласование/подпись, аннулировать. В любой документ можно «провалиться» и увидеть его веб-версию, а также подробную информацию об отправителе.

Если Вам необходимо отправить исходящий документ, то Вы можете нажать кнопку «Новый документ» и перейти в раздел создания документа. Здесь вы можете загрузить документ со своего компьютера, либо зайти в редактор соответствующего формата документа.

Форматы электронных документов, использующиеся в Диадоке:

• Первичные учетные документы (счета, акты)
• Счет‑фактура
• Корректировочный счет-фактура
• Универсальный передаточный документ
• Универсальный корректировочный документ
• Документы фармацевтической отрасли
• Произвольный формат

Если документ формализованный, то Вам понадобится заполнить некоторые обязательные графы, а именно номер документа, дату создания, номер договора. Также можно добавить уточняющую информацию для контрагента.

Заполнение документов
Как найти своего контрагента?

Любая работа в Диадоке начинается с поиска контрагентов, с которыми Вы сотрудничаете. Сделать это не сложно. Достаточно в личном кабинете перейти в раздел «Контрагенты» и нажать кнопку «Поиск и приглашение». Поиск осуществляется автоматически по названию или номеру ИНН.

После того, как контрагент будет найден и подтвердит Ваше приглашение, Вы сможете беспрепятственно обмениваться с ним документами. Отправляя документ, достаточно будет начать вводить название контрагента, чтобы оно подтянулось в форму автоматически.

Поиск контрагента в Диадоке

В разделе «Настройка и оплата» Вы сможете увидеть какое количество неизрасходованных документов из приобретенного пакета у Вас осталось. Здесь же Вы сможете увидеть реквизиты своей организации и персональные настройки.

Интеграция Контур Диадок и Контур Эльбы

Если Вы пользуетесь онлайн-бухгалтерией Контур Эльба, то Диадок сможет стать Вам большим помощником, поскольку между системами существует интеграционное решение.

К примеру, раньше, созданные в Эльбе документы приходилось распечатывать и отправлять почтой контрагентам, чтобы получить «живую» подпись. Теперь же при создании документов — акта, накладной, УПД и счёта — появилась кнопка «Отправить документ в Диадок». Выбранный документ улетит в Диадок. Зайдя в систему, Вы сможете подписать и отправить своим контрагентам прилетевший из Эльбы документ.

Интеграция Диадок и Эльбы

В Диадоке работает более 1 500 000 компаний, в т.ч. широко известные и крупные компании. Ознакомиться со списком таких компаний и их отзывами можно на официальном сайте системы Диадок в разделе «Клиенты».

Чаще всего клиенты Диадока отмечают такие несомненные достоинства системы, как:

• Автоматизация бухгалтерских процессов
• Легкость содержания архивов документов
• Производство корректировок документов в кратчайшие сроки
• Оплаты проходят гораздо быстрее, чем при бумажном документообороте
• Наличие интеграционных модулей

Таким образом, система Диадок помогает решить задачу обмена документами с контрагентами максимально корректно, быстро и по всем правилам. Подключив систему Диадок, Вам больше не надо будет заниматься отправкой и получением бумажных версий документов. Таким образом, Вы сможете ускорить систему расчетов с партнерами, вести архив документов без бумажных носителей и сэкономить на почтовых услугах.

Какие ещё сервисы будут полезны для предпринимателя?

Контур Декларант — сервис для формирования и отправки всех возможных форм деклараций в таможенные органы;

Контур Закупки — сервис для поиска государственных и коммерческих закупок; работа с закупками, анализ заказчиков и конкурентов;

Контур Зарплата — сервис автоматизации оплаты труда (зарплата, больничные листы, отпускные, пособия, увольнительные выплаты, алименты; отчетность в ФНС, ПФР, ФСС; встроенные приказы на прием и увольнение сотрудника);

Контур Маркировка — сервис автоматизации работы с маркировкой. Подходит розничным магазинам и торговым сетям, импортерам, производителям, оптовикам, аптекам, дистрибьюторам лекарств, медицинским учреждениям. Доступные отрасли: обувь, лекарства, табак, альтернативный табак, духи и туалетная вода, пиво, одежда и текстиль, молочная продукция, велосипеды, шины и покрышки, фотоаппараты и лампы-вспышки, вода;

Контур Норматив — сервис актуальной нормативной базы для бухгалтера. В сервисе доступны справочники, календари, конструкторы документов, формы с инструкциями, калькуляторы. Поддерживает интеграцию с Экстерном;

Контур НДС+ — это сервис сверки доначисления НДС. Доступны такие опции, как сверка с контрагентами, устранение расхождений по счетам-фактурам, обработка требований от ФНС, сверка полного вычета по НДС;

Контур ОФД — оператор фискальных данных. Доступны следующие опции: передача документов с онлайн-кассы в ФНС и Честный знак; статистика продаж по каждой торговой точке и каждой кассе; интеграция с любой учетной системой;

Контур Персонал — это программа для учета кадровых событий и формирования приказов. Доступны следующие опции: электронные трудовые книжки, штатное расписание, учет личных дел сотрудников, учет движения персонала, учет отпусков и больничных, кадровая отчетность и другие;

Контур Экстерн — программа отчетности во все контролирующие органы: ФНС, Росстат, ПФР, ФСС, РПН, ФСРАР, ЦБ. Сервис подойдет среднему и малому бизнесу, бухгалтерским фирмам, фрилансерам и самозанятым, крупным компаниям.

Источник: vc.ru

Электронный
документооборот с контрагентами

Экономьте на курьерской
доставке, бумаге и хранении

Всё для удобной работы

Возможности сервиса

Бесплатное хранение

Бесплатное и надежное хранение документов на серверах СКБ Контура.

Техподдержка 24/7

Обращайтесь в техподдержку в любое время, эксперты отвечают 24/7.

Представление в ФНС

Налоговая и суды принимают электронные документы в качестве оригиналов.

Надежная система и помощь

Высокое качество API с открытым кодом (Full REST HTTPS API)

Надежность системы от лидера SaaS-поставщиков РФ по версии Cnews

Поддержка со стороны СКБ Контур в процессе внедрения

Комплексные мероприятия по подключению ваших контрагентов к сервису

Более 1,5 млн компаний уже работают в Диадоке

Преимущество системы ЭДО — в ее удобстве: документы можно посмотреть в любое время в любом месте, где есть интернет, и с любого устройства: с компьютера, смартфона или планшета. Подробнее

Отправок в месяц
Контрагентов в Диадоке

Как консалтинг-интегратор в области экологического, социального и корпоративного управления перевел все кадровые документы в электронный вид и сэкономил средства на покупке бумаги, обслуживании офисной техники, хранении и пересылке кадровых документов. Подробнее

сотрудников переведены на кадровый ЭДО
длительность внедрения сервиса Кадровый ЭДО

Как перевод кадрового делопроизводства в электронный вид упрощает наём удаленных сотрудников, повышает лояльность работников и делает обмен документами прозрачным и комфортным. Подробнее

удаленных сотрудников переведены на кадровый ЭДО
длительность внедрения сервиса КЭДО

Как с помощью кадрового электронного документооборота компания-разработчик цифровых продуктов повысила продуктивность своих сотрудников и уменьшила расходы на 150 тысяч рублей в квартал. Подробнее

сотрудников переведены на кадровый ЭДО
длительность внедрения сервиса КЭДО

В «ИНТЕКСО» посчитали, что стоимость подключения к КЭДО соизмерима с затратами на бумагу для распечатки, и уже меньше чем через месяц начали обмениваться электронными документами внутри компании. Подробнее

электронных документов за 3 месяца
скорость внедрения КЭДО

Специалисты Диадока сопровождали проект на каждом этапе, предлагали идеи, всегда быстро реагировали на возникающие вопросы. Нам было приятно работать с такой профессиональной командой. Подробнее

Времени занимал бумажный документооборот
Времени занимает документооборот через Диадок

Переход на ЭДО через систему Контур.Диадок в разы ускорил взаимодействие с контрагентами, избавил от необходимости пересылать, систематизировать и хранить первичную документацию на бумаге. Подробнее

Снизились расходы на документооборот
Повысилась производительности работы бухгалтерии

Мы преследовали цель сделать документооборот компании максимально эффективным, надежным и быстрым, но при этом менее трудоемким и затратным. Можно с уверенностью сказать, что эта цель была достигнута. Подробнее

Источник: kontur.ru

Диадок: как быстро принимать и подписывать документы

Вы тратите время и деньги на пересылку важных документов? Мы знаем способ, как ускорить процесс приёмки и передачи документации и сэкономить на почтовых расходах.

Сегодня мы расскажем, как с помощью программы Диадок быстро принимать и подписывать счета, акты и т.д.. Мы давно пользуемся этой программой и можем её порекомендовать.

Что такое Диадок и как это работает?

Диадок – это облачная электронная программа для документооборота с контрагентами. С её помощью можно формировать, отправлять, получать и подписывать электронные документы. Они имеют такую же силу, как и бумажные с вашей подписью. Перевести в электронный вид можно любой документ. Это позволит сэкономить вам на распечатке и почтовых расходах.

Чем мне будет полезен Диадок?

Первое, чем полезны электронные документы – вы сокращаете расходы на бумагу, печать, доставку документов. Печать одного листа документа с учётом затрат на краску и бумагу стоит от 3 рублей. Отправка письма в среднем обходится в 28 рублей. В итоге, вы потратите больше 30 рублей на один документ. А в Диадоке это можно сделать за 5,8 рублей.

Второй плюс – ФНС и суды принимают электронные документы в качестве оригиналов, их не нужно дублировать на бумаге. Отправлять и получать документы можно прямо из своей учётной системы, например, 1С.

Помимо того, что документ будет моментально доставлен адресату, вы сможете в режиме онлайн контролировать, подписан ли документ или получен отказ в подписи.

Но по почте как-то надёжнее, можно ли доверять Диадоку?

Хранить переписку в зависимости от вида письма нужно от одного года до пяти лет. В Диадоке можно бесплатно и бессрочно хранить документы, ни один из них не потеряется. Даже если вам не понравится программа и вы не захотите ею пользоваться, документы, которые вы успели через неё передать или принять, будут доступны в Диадоке.

Даже если вы не оплатите программу, вы сможете зайти в Диадок и скачать документы.

Сколько это стоит?

Принимать и подписывать документы в Диадоке – бесплатно. Для этого нужно зарегистрироваться в программе с помощью любого сертификата квалифицированной электронной подписи. Подойдёт тот, который вы получали для сайта Госуслуг.

Зарегистрировавшись в Диадоке, вы сможете получать от нас документы и подписывать их. Платить за отправку будем мы, для вас всё будет бесплатно.

Если вам понадобиться самим отправлять документы через Диадок, то, в зависимости от тарифа, это будет стоит от 5,8 рублей. Это дешевле, чем пересылать документы «Почтой России». Сейчас в Диадоке акция для новых компаний, которые ещё не отправляли документы в Диадоке. В течение двух месяцев можно отправлять бесплатно сколько угодно юридически значимых документов.

Как подписывать документы?

Так как программа облачная, подписывать документы можно с любого устройства: со смартфона, планшета, ноутбука или стационарного компьютера. Устанавливать дополнительное программное обеспечение не надо.

Выводы

1. Это бесплатно для подписи и хранения документов.
2. Отправка документов обходится дешевле, чем по почте.
3. Пользоваться программой можно по любому сертификату электронной цифровой подписи.
4. Моментальный обмен документами, вы всегда сможете проверить, подписан ли документ.
5. Документы не потеряются, их всегда можно скачать, даже если вы перестанете пользоваться Диадоком.
6. В Диадоке работает бесплатная круглосуточная техподдержка. Если что-то пойдёт не так, специалисты компании будут рады вам помочь.

Узнать больше о программе и начать ею пользоваться можно на сайте Диадока.

Источник: roskvartal.ru

Диадок

Это система электронного документооборота, в которой можно формировать, отправлять, получать и подписывать электронные документы.

Они равносильны бумажным с собственноручной подписью.

Чтобы вести документооборот через Диадок, нужен КЭП. Подойдет тот, которым компания подписывает отчетность в ФНС.

Через сервис можно отправить: счет-фактуру, акт, ТОРГ-12, договор и другие файлы.

Диадок обеспечивает юридическую значимость передаваемых данных в соответствии со всеми требованиями текущего законодательства РФ.

Телефон тех.поддержки 8 800 500 10 18

Для чего нужен электронный документооборот?

Рассмотрим как происходит обмен документами в бумажном и электронном варианте на примере:

Компания-телеком оказывает услуги связи большому числу своих клиентов.

Ежемесячные бизнес-процессы компании выглядят так:

• До 5 числа каждому контрагенту нужно выставить счет на оплату и предоставить закрывающий документ — акт сдачи-приемки.
• Все счета и акты нужно отправить почтой или курьером до 10 числа, чтобы контрагенты оплатили счета до 15 числа.
• В штате компании должен быть сотрудник для отправки документов и курьер.

• Все документы нужно печатать — для этого компании нужны принтеры и канцелярские принадлежности, которые нужно вовремя обслуживать и пополнять.
• Письма на почте часто теряются, их сложно отследить и понять, получил ли контрагент счет.
  Из-за этого счета оплачивают дольше.
• Подписание документов отнимает много времени у директора и главного бухгалтера.

Если же решить этот вопрос путем автоматизации бизнес-процесса, то получим следующую схему.

Компания-телеком получит от автоматизации выгоды:

• Не нужно печатать документы.
• Легко и быстро подписывать все документы — нажать на одну кнопку.
• Больше времени для других задач у ответственного сотрудника.
• Контрагенты быстро получат счета, а компания — деньги.
• Компания сэкономит на обслуживании процесса доставки счетов.

Основные преимущества электронного документооборота

Производители и бизнес автоматизируют бизнес-процессы — переносят рутинные ручные операции в сервисы для автоматизации.

Благодаря этому, принимать заказы, выставлять счета, отправлять товары и многое другое можно без участия людей.

Автоматизация помогает повысить скорость обработки и координировать бизнес-процессы/

Предприятие — это поток рабочих процессов, планов и результатов.

Бизнес-процессы помогают увидеть:

• между кем постоянные коммуникации;
• какой отдел не успевает решать задачи и почему;
• кому и для чего нужно модернизировать аппаратуру.

Автоматизация бизнес-процессов помогает собственнику компании сознательно и системно сократить издержки и повысить прибыль предприятия.

Первоначальная задача Диадока — обмен внешними документами.

Функциональность внутреннего документооборота дополнительная и бесплатна для клиента.

Финансовому директору:

• Можно мгновенно передавать счета-фактуры, накладные, закрывающие документы.
• Данные доставляются за считанные секунды, подписываются электронной подписью и имеют юридическую силу.
• Переход на ЭДО позволяет значительно минимизировать налоговые риски, увеличить скорость возмещения НДС и повысить эффективность работы бухгалтерии.

Выгодно:

• Сокращение издержек на бумагу, печать, доставку и хранение до 80 %;
• Проведение комплекса мероприятий по подключению контрагентов к сервису;
• Увеличение суммы входящего НДС за счет гарантированного принятия первички;
• Повышение эффективности внутренних бизнес-процессов;
• Прозрачные и оперативные финансовые отношения с контрагентами;
• Бесплатное бессрочное хранение архивов на серверах СКБ Контур.

Бухгалтеру:

• Документы не теряются и доступны в любой момент. Их можно представить в налоговую в случае проверки.
• Принцип работы с электронными документами в Диадоке полностью соответствует всем требованиям Минфина и ФНС и напоминает привычный процесс отправки электронной отчетности в контролирующие органы.

Выгодно:

• ФНС и суды принимают электронные документы в качестве оригиналов;
• Не требуется дублирования на бумаге; Мгновенная отправка, получение и внесение корректировок;
• Можно отправлять и получать файлы прямо из своей учетной системы (1С и др.);
• Онлайн-контроль статуса (доставлен, подписан, отказ в подписи);
• Легкий поиск документов по удобным расширенным фильтрам;
• Сокращение количества расхождений с контрагентами.

Для IT-руководителя:

• Для автоматизации бизнес процессов внутри компании.

Выгодно:

• Высвобождение внутренних IT-ресурсов компании;
• Высокое качество API с открытым кодом (Full REST HTTPS API);
• Поддержка со стороны СКБ Контур в процессе внедрения;
• Готовые интеграционные решения для 1С, Oracle, SAP, Docsvision, DIRECTUM, MS Sharepoint и другие;
• Надежность системы от лидера SaaS-поставщиков РФ по версии Cnews;
• Бесплатная техподдержка 24х7х365 и 8 способов обращения в нее.

Основные возможности электронного документооборота Диадок:

В Диадоке есть множество дополнительных функциональных возможностей, которые подключаются за отдельную плату.

Список этих функциональностей постепенно расширяется:

Внедрение электронного документооборота

Учетная политика

Перед началом работы с электронными документами в Диадоке организация вносит изменения в учетную политику организации.

Учетная политика — это набор документов, которые утверждают способы ведения бухгалтерского учета на предприятии: какие документы использует организация и для чего, как оформляет, кто с ними работает и т.д.

Перед переходом на ЭДО в учетной политике утверждают формы электронных документов, которыми организация будет обмениваться с контрагентами.

Выбор способа работы с ЭДО

Диадок предоставляет полный набор возможностей, необходимых для полноценной работы:

всем клиентам доступна простая и функциональная веб-версия;

пользователям 1С предлагается готовое коробочное решение;

Каким способом внедрять систему ЭДО в работу компании, зависит от ее выбора. Это повлияет на сроки реализации.

В Диадоке предусмотрена возможность интеграции, а также работа в веб-интерфейсе. Это означает, что одни пользователи могут формировать документы и отправлять их на согласование непосредственно в учетной системе, а другие подписывать и отправлять эти же документы контрагентам в веб-интерфейсе Диадока.

Тарифные планы

Вы оплачиваете пакет документов. Это количество документов можно отправить в течение срока действия тарифа. Пакетный тариф действует год, неизрасходованные документы по истечении года сгорают. Если у Вас закончатся все документы на пакетном тарифе, то Вы получите уведомление и можете приобрести новый тариф на 12 месяцев.

Есть следующие тарифные планы:

Стоимость сервиса Диадок

Индивидуальный только для Вас

Позвоните нам и мы подберем подходящий только для Вас тариф

250 исходящих в год

1 900 руб

• 7,6 рубля за документ
• Входящие бесплатно

600 исходящих в год

4 200 рублей

• 7 рублей за документ
• Входящие бесплатно

1 200 исходящих в год

7 800 рублей

• 6,5 рубля за документ
• Входящие бесплатно

Приглашение контрагентов к ЭДО

Документооборот — процесс для двух сторон или более. Если компания переходит на ЭДО, то она должна сообщить об этом своим контрагентам. Сервис предлагает ряд инструментов и шаблонов для информирования контрагентов. Компания выбирает подходящие и составляет план действий.

В зависимости от количества контрагентов можно использовать:

• рассылку электронных писем;
• звонки в компанию и личный рассказ;
• официальные письма;
• новости на сайте компании;
• баннер на сайте компании.

Чтобы начать обмен документами, контрагенту достаточно принять приглашение в Диадоке.

Условия по ЭДО фиксируют в дополнительном соглашении, которое подписывают участники. Это позволит избежать спорных ситуаций.

Идентификатор участника электронного документооборота

Организации могут быть подключены к разным операторам ЭДО. Чтобы понимать через какого оператора передан документ, ФНС ввела такое понятие, как участник ЭДО. На основании Приказа Минфина РФ от 10.11.2015 № 174Н операторы обязаны присвоить каждому участнику ЭДО идентификатор. На один ИНН выдается один идентификатор участника.

В Диадоке процесс выглядит следующим образом:

1. Организация заполняет реквизиты в карточке организации в Диадоке.
2. Организации присваивается идентификатор участника ЭДО.
3. На основании заполненных реквизитов Диадок формирует заявление участника ЭДО, вставляет в него присвоенный идентификатор и направляет заявление в адрес налогового органа, где налогоплательщик стоит на учете.

Идентификаторы участников документооборота указывают в электронных документах: в счете-фактуре всегда, а в накладной и акте, если они сформированы в нужном формате. Налоговая служба идентифицирует участников ЭДО и операторов по идентификатору.

Источник: www.kf4.ru

Система электронного документооборота Диадок

Что такое Диадок? Описание сервиса и его возможностей

Диадок — это система электронного документооборота, в которой можно формировать, отправлять, получать и подписывать электронные документы. Они равносильны бумажным с собственноручной подписью.

Диадок позволяет компаниям обмениваться между собой электронными документами (договоры, счета, накладные, счета-фактуры, платежные поручения и многое другое) вместо бумажных.

Юридическая сила таких электронных документов при этом сохраняется. Это означает, что:

Вы можете оставить свою контактную информацию, чтобы получить подробную информацию о программе, познакомиться с ее возможностями, задать интересующие вопросы нашему специалисту.

Принцип работы системы

Диадок работает по принципу единого пространства доверия. Заключая договор с оператором электронного документооборота, компания присоединяется к этому единому пространству. То есть может обмениваться документами с любыми другими пользователями Диадока. При этом заключать между собой соглашение об обмене электронными документами компаниям не потребуется.

Схема работы в Диадоке выглядит так: просто отправляете любой документ, подписанный электронной цифровой подписью, вашему клиенту или поставщику, и через 1 секунду он получает его. Контрагент в свою очередь подписывает документ своей электронной цифровой подписью и отправляет обратно. В результате в наличии появляется подписанный с двух сторон документ, обладающий юридической силой, который при необходимости можно предъявить в налоговой инспекции или другом государственном ведомстве.

Виды документов

Диадок дает клиентам возможность обмениваться любыми типами внешних и внутренних документов со своими клиентами, поставщиками, филиалами и т.д.

• Первичные и учетные бухгалтерские документы (договоры, акты выполненных работ, платежные поручения, накладные, счета-фактуры).
• Организационно-распорядительные и оправдательные документы (доверенности, приходные ордера, приказы, распоряжения).
• Любые другие типы документов, сопровождающие деятельность компании (рекламные материалы, информационные письма, отчеты по тем или иным направлениям и т.д.).

В электронный вид можно перевести почти любой документ. Все документы подписываются электронной подписью.

Формализованные документы: счета-фактуры, КСФ, ИСФ; акт приемки-сдачи работ (услуг); товарные накладные ТОРГ-12; УПД.

Неформализованные документы: договоры; акты; платежные поручения; письма в любом формате; заверенные КЭП любые копии документов.

Юридическая значимость

Диадок обеспечивает юридическую значимость передаваемых документов в соответствии со всеми требованиями текущего законодательства РФ. Это возможно при одновременном соблюдении следующих принципов работы:

Легальность применения электронных документов

На сегодняшний день возможность применения электронных документов регламентирована рядом законодательных актов:

• Гражданский и Налоговый кодексы РФ.
• Федеральный закон «Об электронной цифровой подписи» (от 10.01.2002 № 1-ФЗ) – с 1 июня 2012 года его полностью заменит усовершенствованный закон «Об электронной подписи» (от 06.04.2011№ 63-ФЗ).
• Федеральный закон «О бухгалтерском учете»(от 21.11.1996 №129-ФЗ).
• Федеральный закон «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» (от 27.07.2006 № 149-ФЗ).

Договор, счет, акт выполненных работ, товарная накладная, товарно-транспортная накладная, а также подавляющее большинство других документов, используемых российскими компаниями в повседневной практике, могут быть не в бумажном, а в электронном виде.

На сегодняшний день через Диадок передано более 422 917 240 документов.

До 2010 года единственным документом, для которого была предусмотрена строго «бумажная» форма, оставался счет-фактура. Однако закон от 27.07.2010 № 229-ФЗ внес существенные коррективы в Налоговый кодекс, узаконив электронный счет-фактуру наряду с бумажным. Возможность выставления счетов-фактур в электронном виде предоставляется при условии взаимного согласия сторон сделки и при наличии у сторон совместимых технических средств и возможностей для приема и обработки счетов-фактур.

Безопасность передачи документов в Диадоке

Использование электронных документов с точки зрения информационной безопасности намного эффективнее, чем бумажные версии, переданные по почте или с курьером.

• Вход в Диадок осуществляется по сертификату электронной подписи (в некоторых случаях предусмотрен вход по логину и паролю), что гарантирует защиту от несанкционированного доступа.
• Передача данных идет по защищенным каналам связи, для чего используется HTTPS-протоколирование (данные «упаковываются» в особый криптографический протокол, что гарантирует их защиту).
• Защита от потери или повреждения обеспечивается трехкратным резервным копированием документов и хранением копий на разных серверах.

При этом бумажные документы не имеют подобной защиты – конверт с документами легко может быть вскрыт или утерян. Технология электронной подписи полностью исключает подделку подписи, поскольку невозможно создать вторую такую же подпись, тогда как собственноручную подпись и синюю печать организации подделать можно.

Что дает электронный документооборот Диадок

• Упрощение взаимодействия с КО — ФНС и суды принимают электронные документы в качестве оригиналов
• Экономия времени и денег — электронные документы не требуют дублирования на бумаге
• Высокая скорость корректировки документов — мгновенная отправка, получение и внесение корректировок в документы
• Работа в привычной учетной системе — отправляйте и получайте документы прямо из своей учетной системы (1С и др.)
• Прозрачность контроля документооборота — онлайн-контроль статуса документа (доставлен, подписан, отказ в подписи)
• Круглосуточный доступ к документам — легкий поиск документов по удобным расширенным фильтрам.

Финансовому директору:

• Сокращение издержек на бумагу, печать, доставку и хранение до 80 %
• Проведение комплекса мероприятий по подключению контрагентов к сервису силами СКБ Контура
• Увеличение суммы входящего НДС за счет гарантированного принятия документов
• Повышение эффективности внутренних бизнес-процессов
• Прозрачные и оперативные финансовые отношения с контрагентами
• Бесплатное бессрочное хранение электронных документов на серверах СКБ Контур
• Снижение нагрузки на топ-менеджмент, которому приходится подписывать массово большое количество документов.
• Нет привязки к рабочему мету, подписывать и согласовывать документы можно из любого места, где есть доступ к интернету, или со смартфона.

IT-руководителю:

• Высвобождение внутренних IT-ресурсов компании
• Высокое качество API с открытым кодом (Full REST HTTPS API)
• Поддержка со стороны СКБ Контур в процессе внедрения
• Готовые интеграционные решения для 1С, Oracle, SAP, Docsvision, DIRECTUM, MS Sharepoint и другие
• Надежность системы от лидера SaaS-поставщиков РФ по версии Cnews
• Бесплатная техподдержка 24х7х365 и 8 способов обращения в нее
• Возможность доработки кастомных форм документов

Плюсы ЭДО

Сокращение непроизводственных издержек

Электронные юридически значимые документы не требуют дублирования на бумаге. Они передаются через интернет, хранятся в электронных архивах и могут быть представлены в налоговый орган в электронном виде. Поэтому электронный документооборот избавляет компанию от многих издержек:

— Картриджи для принтера и копира

— Доставку документов к/а почтой России, расходы на конверт и марки, потраченное время на поход в почту.

Чтобы отправить один пакет документов почтой России, компания в среднем тратит от 30 до 80 рублей. Доставка тех же документов в электронном виде обходится от 9 рублей. Письмо долго идет и может не дойти до адресата. Сотруднику не нужно ехать на почту, можно массово подписывать документы, принимать и отправлять документы удаленно.

Снижение налоговых рисков

С Диадоком документы не теряются, моментально доставляются до адресата и всегда корректно оформлены. Это позволяет уменьшить налогооблагаемую базу: к примеру, при некорректной подготовке счетов-фактур, когда нет возможности документально подтвердить расходы, по которым был зачтен входящий НДС.

Основные возможности Диадок

• Отправка и прием документов в электронном виде.
• Хранение документов на серверах СКБ Контур.
• Работа с документами с любого устройства (ПК, планшет, смартфон).
• Списки своих контрагентов в сервисе, возможность найти любую компанию и проверить возможность отправки документов.
• Выгрузка документов в систему отчетности.
• Возможность зарегистрировать своих сотрудников в сервисе и отразить всю цепочку согласования документа в компании.
• Роуминг с другими операторами ЭДО (можно отправлять и получать электронные документы, если к/а подключен к другому оператору, к примеру, Сбис).
• Шифрование документов при передаче, безопасность, протоколирование передачи документов.
• Общение с контрагентами в сервисе через чат

Компании, использующие Диадок

На сегодняшний день к Диадокуподключены более 1 400 000 организаций – представителей коммерческой и бюджетной сферы.

Некоторые из наших клиентов:

• Министерство образования Свердловской области,
• Городское здравоохранение г. Екатеринбурга,
• MetroCashhttps://www.delta-i.ru/electron/diadok.php» target=»_blank»]www.delta-i.ru[/mask_link]