Подписывать документы в приложении — модно, экологично, быстро, дешево, безопасно и вообще очень классно. Даже как-то слишком. Разбираемся со всеми особенностями мобильного документооборота — чем обеспечивается законность и безопасность ваших документов и персональных данных, какие есть ограничения, и так ли всё просто, как обещает наша реклама.
871 просмотров
Как работает мобильный документооборот
Лет 5-10 назад предприниматели и менеджеры повсюду носили с собой ноутбуки — они работали между встречами, по дороге из налоговой, в обед. Где угодно. Постепенно компьютеры стали не нужны — переписываться, участвовать в совещаниях и просматривать документы стало можно и со смартфонов.
И получалась странная ситуация, что согласовать документ можно и с телефона, но чтобы его подписать — надо приехать в офис (или найти принтер, а потом возить с собой бумаги).Стали появляться сервисы электронного документооборота — документы загружаются в систему, подписываются электронной подписью и скачиваются у каждой из сторон. С такими системами бумажные документы стали не нужны. Но нужны компьютеры и флешки, на которых хранится подпись.
Как поставить подпись прямо на телефоне. Электронная подпись
И следующим шагом появился мобильный документооборот — это то же самое, только сама подпись хранится в смартфоне. И документы можно подписывать, просто нажав на кнопку в приложении. Одним из первых сервисов мобильного документооборота в России стал Nopaper — он подходит и для бизнеса, и для обычных людей. Компании могут подписывать договоры, счета и акты, накладные, а также корпоративные документы. А обычные люди — заключать договоры на любые услуги, покупку машины или, например, аренду квартиры.
А не натянута ли проблема за уши? Отправить бумажку же не сложно
Не сложно. Но ведь у вас не одна бумажка, а поток документов. Сотрудникам приходится вас ждать, чтобы отдать документ на подпись. Чтобы отправить оригиналы нужно идти на почту или оплачивать курьера — это в среднем рублей 700 за пакет документов. Сколько документов ваша компания отправляет за год? 100?
200? Это тоже небольшой документооборот, и он уже стоит 150 тысяч рублей. Даже без учёта самой бумаги и краски для принтера.
Если посмотреть на этот вопрос шире, то эти мелкие задачи на подписание документов выливаются в потери для бизнеса, хотя и не несут никакой ценности.
- Вы тратите время. Своё и сотрудников
Siemens подсчитали, что в среднем сотрудник тратит от 30% до 60% рабочего времени на работу с бумагами: получить документ, отдать на подпись, уточнить, что подписали, поставить задачу на отправку документа, уточнить, что отправили, уточнить, что получили, спросить, выслали ли обратно второй экземпляр. А через полгода обнаружить, что второй экземпляр так и недошёл. - Вы тратите деньги: в среднем 5 миллионов рублей в год
Это расходы на бумагу, канцелярию, сканеры и принтеры, чернила, почту и курьеров. Так ли вам нужны все эти стопки бумаг? Стоят ли они своих денег? - Бумага ненадёжна: документы постоянно теряются
Кто-то забыл отправить, ошибся в адресе или не передал документ в бухгалтерию. Каждые полгода бухгалтера по всей стране устраивают рейд и ищут недостающие документы, отрывают менеджеров от их задач, всем приходится поднимать переписки и контакты и искать документы или подписывать и высылать новые. Вся эта неразбериха несёт новые издержки, а иногда и риски нарваться на штраф.
Как заполнить документы поставить подпись прямо на смартфоне или планшете
Как работает электронная подпись? В смысле у нее три вида?!
Электронная подпись — это набор данных, которые позволяют связать вас с документом, который вы подписываете.
По закону электронная подпись приравнивается к собственноручной. Но есть три вида электронной подписи и у них разный уровень безопасности. Поэтому для некоторых документов закон устанавливает, какой подписью такой документ должен быть подписан.
Виды электронной подписи:
- Простая электронная подпись. Технически это SMS и PUSH-коды, одноразовые пароли, которые вам присылают для подтверждения личности. У такого типа подписи низкий уровень безопасности — непонятно, кто и на что таким кодом согласился. Но этого хватает, чтобы оформить заказ в интернете или провести платёж.
- Усиленная электронная подпись (НЭП) — она гарантирует, что документ подписал именно тот человек, которому эта подпись принадлежит. Такой тип подходит для подписания большинства документов. Хранится она может на USB-токене, а может и на мобильном устройстве.
- Квалифицированная электронная подпись (КЭП) — это самая сложная и защищённая подпись, она нужна для взаимодействия с госорганами и выдаётся только очно.
Только НЭП и КЭП могут подтвердить, что документ подписали именно вы и что после подписания никто не вносил в этот документ никаких изменений.
Способ использования мобильных НЭП и КЭП практически не отличается: документ пришёл в смартфон, вы его посмотрели, нажали кнопку «Подписать», используя TouchID /FaceID или пароль. Всё. Документ подписан электронной подписью.
В мобильном приложении Nopaper используется второй тип подписи — НЭП. Она удобнее, потому что её можно оформить дистанционно за несколько минут, и при этом её возможностей хватает, чтобы подписывать большинство документов.
И какие документы я смогу подписывать?
В приложениях для документооборота обычно используют усиленную подпись — КЭП и НЭП. Такая подпись формируется в результате криптографического шифрования информации — это позволяет определить личность человека, подписавшего документ, и проверить, вносили ли в подписанный документ изменения после его отправки. Именно в этом вся разница в уровне подписей, и поэтому уровень подписи отличается.
ПЭП подходит для работы с первичной документацией внутри компании, НЭП — для обмена документами с контрагентами, а КЭП нужна для отправки документов в госорганы. Если вы хотите работать и с внутренними документами, и обмениваться с контрагентами — вам лучше сразу использовать НЭП.
В ноябре 2021 года в силу вступил законопроект, позволяющий трудовой договор и другие виды кадровых документов — договор о материальной ответственности, заявление об увольнении, уведомление об изменении условий трудового договора — подписывать электронной подписью.
Наши юристы проанализировали все типы кадровых документов с учетом последних законодательных изменений ноября 2021. Памятку можно будет скачать здесь.
Есть отдельные типы документов, которые нельзя подписывать электронной подписью. Например, приказ об увольнении. В остальных случаях сила подписей идет по нарастающей — если документ можно подписывать электронной подписью, то вы точно можете использовать КЭП. Любой документ, который можно подписать ПЭП, можно подписать и НЭП, и КЭП.
А это вообще законно?
Всё, что касается использования электронной подписи, регулируется Федеральным законом № 63-ФЗ «Об электронной подписи» и контролируется Министерством цифрового развития (бывш. Минкомсвязи) и ФСБ.
- В п.3 ст.5 закреплено, что НЭП и КЭП позволяют определить личность человека, подписавшего документ, и проверить, вносили ли в подписанный документ изменения после его отправки. То есть подпись безопасна, позволяет установить реального подписанта документа.
- Согласно п.2 ст.6 документы, подписанные электронной подписью, имеют такую же юридическую силу, как и подписанные собственноручно.
- Также согласно п.2 ст.6 также закреплено, что при использовании НЭП способ подписания документов должен быть зафиксирован в соглашении об использовании электронной подписи между участниками документооборота.
Гражданский кодекс частично дублирует закон «Об электронной подписи» и подтверждает его статьи. В нём сказано:
- Ст.160 ГК РФ: «письменная форма сделки считается соблюдённой при использовании сторонами аналога собственноручной подписи». Этим аналогом выступает электронная подпись.
- В той же статье ГК РФ повторяется требование о том, что способ подписания документов должен быть зафиксирован в соглашении об использовании электронной подписи.
Полный текст закона «Об электронной подписи» вы можете прочитать здесь. Но если кратко — использовать усиленную электронную подпись для подписания документов можно и это законно. Главное, если используете НЭП, договориться с партнёрами, что вы все согласны считать её аналогом собственноручной подписи.
Окей. А безопасно?
Это в том числе зависит от сервиса, который вы используете. Чтобы убедиться, что человек является именно тем, кем он представился в нашем сервисе, мы в Nopaper проводим несколько проверок:
- Проверяем, что это настоящий живой человек с помощью технологии распознавания Liveness.
- Распознаем фотографию его паспорта.
- Проверяем соответствие человека и его фотографии в паспорте.
- Сверяемся с базами МВД и СМЭВ.
Это позволяет нам убедиться, что человек реальный, это его паспорт и данный паспорт валиден и не украден. Также дополнительно можно реализовать аутентификацию через Сбер-ID или ЕСИА. Только после этого мы принимаем решение о том, что перед нами действительно этот человек и ему можно выдать усиленную электронную подпись.
При этом вся инфраструктура Nopaper соответствует 152-ФЗ — все данные пользователей надёжно защищены и недоступны третьим лицам. Поэтому сервис безопасен: никто не сможет представиться вами и получить подпись или похитить ваши данные из сервиса.
Что будет, если я потеряю телефон с подписью?
Единственная лазейка для злоумышленников — это завладеть вашим телефоном. Пока телефон при вас — никто не сможет воспользоваться вашей подписью.
Если вы потеряете или кто-то украдёт ваш телефон, на котором будет храниться подпись, вам нужно будет сообщить об этом поддержке сервиса, который выпустил вашу подпись, чтобы они отозвали сертификат электронной подписи.
И что получается? Всё правда так хорошо?
Да. Вы можете подписывать документы из любой точки планеты, экономить деньги и время, быть мобильным, модным и спасать деревья. Круто же? Зарегистрируйтесь в Nopaper, если вы еще этого не сделали. И приступайте
Источник: vc.ru
Как подписать PDF-файл с планшета или мобильного телефона, не распечатывая его
PDF — это формат, с которым мы регулярно работаем на наших устройствах, мы также используем его на наших планшетах или телефонах Android. Планшет — хорошее устройство для работы с PDF, благодаря большому экрану, и во многих случаях мы можем использовать с ним стилус. Одно из сомнений многих пользователей — как подписать PDF-файл на планшете или мобильном устройстве Android.
Бывают моменты, когда мы должны подписать документ в формате PDF. Это то, что мы хотели бы делать прямо на нашем планшете или мобильном телефоне Android. Поскольку это избавляет нас от необходимости распечатывать этот файл, подписывать его, сканировать и затем отправлять снова. Подпись прямо на устройстве значительно ускоряет этот процесс.
Хорошая новость в том, что есть способ подписывайте PDF-файлы прямо на планшете или мобильном устройстве Android. Таким образом, нет необходимости распечатывать этот файл, чтобы подписать его позже. В этом отношении мы сможем сэкономить много времени в дополнение к экономии бумаги, поскольку нет необходимости печатать рассматриваемую бумагу, которую нам придется подписывать.
Приложения для подписи PDF на Android
Как мы можем подписать этот PDF-файл на планшете или мобильном устройстве Android? В этом смысле мы собираемся прибегнуть к приложениям.. В Play Store мы находим множество приложений, предназначенных для работы с файлами этого типа, так что мы можем подписать этот документ прямо на мобильном телефоне или планшете, не распечатывая его. Существует довольно много приложений этого типа, но мы оставляем вам лучшие варианты, которые мы можем использовать в этом отношении, и показываем вам, как их использовать.
Подписать легко
Подписать документ в мобильном приложении СБИС (Saby)
Документы можно подписывать в мобильном приложении с помощью электронной подписи. Для этого настройте дистанционное подписание или получите мобильную электронную подпись.
-
В разделе «Задачи» на вкладке «На мне» откройте документ. Например, поступление, которое нужно утвердить. Ознакомьтесь с ним, изучите вложения.
- «Утвердить» — документ будет подписан ЭП и проведен в системе;
- «Отклонить» — документ не будет подписан и проведен, в поле «Комментарий» вы можете указать причину отказа. Контрагент получит уведомление;
- «Переназначить» — чтобы передать документ другому сотруднику для обработки.
После утверждения документ появится на online.sbis.ru в разделе «Задачи на мне» на вкладке «Выполненные».
Источник: sbis.ru